Política de Cancelación y Período de Desistimiento de ExactFlow p.s.a.

La presente Política de Cancelación y Período de Desistimiento («Política») regula la cancelación de las Suscripciones y Servicios de ExactFlow por parte de los Clientes. Se emite de conformidad con los Términos de Servicio de ExactFlow, los Términos y Condiciones, y la legislación polaca y de la UE aplicable, incluyendo:

• Ley de 30 de mayo de 2014 sobre los Derechos de los Consumidores (Ustawa o prawach konsumenta) — nota: se aplica únicamente a consumidores, no a Clientes B2B
• Directiva de la UE 2011/83/UE sobre los Derechos de los Consumidores — se aplica exclusivamente a contratos de consumo
• Código Civil polaco (Kodeks cywilny) — regula la rescisión de contratos comerciales para B2B
• Ley de 18 de julio de 2002 sobre la Prestación de Servicios por Medios Electrónicos

1. Definiciones

2. Tipos de Cancelación

2.1 No Renovación (Cancelación al Final del Período)

El Cliente puede optar por no renovar su Suscripción al final del Período de Suscripción actual. En este caso:

• No procede ningún reembolso por el período actual
• El acceso a la Plataforma continúa hasta el último día del Período de Suscripción pagado
• El Cliente debe enviar la notificación de cancelación antes de la fecha límite de preaviso aplicable (Sección 3)
• No se activará la renovación automática para el período siguiente

2.2 Cancelación a Mitad de Período

El Cliente puede cancelar su Suscripción en cualquier momento antes del final del Período de Suscripción actual. En este caso:

• Para Suscripciones mensuales: el acceso continúa hasta el final del mes de facturación actual; no se emite ningún reembolso
• Para Suscripciones anuales: el acceso continúa hasta el final del período anual pagado; no se emite ningún reembolso (excepto lo dispuesto en el plazo de 14 días según la Sección 4)
• La cancelación se hace efectiva al final del Período de Suscripción vigente en ese momento

2.3 Rescisión Inmediata por Justa Causa

ExactFlow o el Cliente podrán rescindir el Contrato con efecto inmediato en circunstancias específicas descritas en los Términos de Servicio y los Términos y Condiciones. Cuando ExactFlow rescinda sin causa o por incumplimiento propio, podrá aplicarse un reembolso prorrateado de las Tarifas prepagadas no utilizadas de acuerdo con la Política de Reembolsos y Devoluciones.

3. Requisitos de Preaviso y Renovación Automática

3.1 Renovación Automática

Todas las Suscripciones de ExactFlow se renuevan automáticamente al final de cada Período de Suscripción, a menos que el Cliente las cancele de acuerdo con esta Política. La renovación se procesa utilizando el método de pago registrado. ExactFlow enviará un recordatorio por correo electrónico a la dirección de correo electrónico de la cuenta registrada al menos 14 días antes de la Fecha de Renovación para Suscripciones anuales, y al menos 3 días antes de la Fecha de Renovación para Suscripciones mensuales.

3.2 Plazos de Notificación de Cancelación

Si la notificación de cancelación no se envía antes de la fecha límite aplicable, la Suscripción se renovará automáticamente y se cobrará la tarifa de renovación. ExactFlow no reembolsará las tarifas cobradas debido a una notificación de cancelación tardía, excepto en casos de fallo técnico demostrable del mecanismo de cancelación.

4. Plazo Voluntario de 14 días para Nuevos Suscriptores

4.1 Descripción General

Como gesto comercial voluntario, ExactFlow ofrece a los Suscriptores anuales por primera vez un plazo de cancelación de 14 días a partir de la fecha de la compra inicial, sujeto a las condiciones indicadas a continuación. Este no es un derecho legal de desistimiento, sino una política comercial voluntaria.

4.2 Condiciones de Elegibilidad

Para ser elegible para la cancelación y un reembolso completo bajo esta disposición, se deben cumplir todas las condiciones siguientes:

• La Suscripción es un plan anual adquirido por primera vez (no una renovación, mejora o cuenta secundaria)
• ExactFlow recibe la solicitud de cancelación dentro de los 14 días naturales posteriores a la fecha de compra original
• El Cliente no ha realizado un «uso sustancial» de la Plataforma según lo definido en la Política de Reembolsos y Devoluciones, Sección 4.2
• El Cliente no ha tenido previamente una cuenta de Suscripción en ExactFlow
• La solicitud de cancelación se envía de acuerdo con el procedimiento de la Sección 6

Si cumple los requisitos, se procesará un reembolso completo de la tarifa de Suscripción anual dentro de los 14 días hábiles posteriores a la aprobación, el cual se devolverá al método de pago original.

4.3 Qué No Es Elegible

El plazo de 14 días no se aplica a:

• Planes de Suscripción mensual
• Renovaciones de planes anuales (solo la compra inicial es elegible)
• Complementos (add-ons), servicios profesionales o tarifas de implementación
• Casos en los que se haya producido un uso sustancial (tal como se define en la Política de Reembolsos y Devoluciones)
• Contrataciones de planes Enterprise o contratos personalizados

5. Cancelación debida a Cambios Sustanciales por parte de ExactFlow

5.1 Cambios Sustanciales

Cuando ExactFlow proponga un cambio sustancial en estos T&C, los Términos de Servicio o la funcionalidad de la Plataforma que afecte negativamente al Cliente, y este no desee continuar bajo los términos modificados, el Cliente podrá cancelar su Suscripción antes de la fecha de entrada en vigor del cambio sin incurrir en ninguna tarifa de cancelación.

In tales casos:

• El Cliente debe enviar una notificación de cancelación por escrito antes de la fecha de entrada en vigor del cambio propuesto
• Se emitirá un reembolso prorrateado de la parte no utilizada de cualquier Suscripción anual prepagada
• El Cliente no debe haber aceptado los nuevos términos (la aceptación se produce al continuar usando el servicio después de la fecha de entrada en vigor)

5.2 Interrupción del Servicio

Si ExactFlow interrumpe de forma permanente la Plataforma o un componente sustancial de la misma, ExactFlow proporcionará un aviso previo por escrito de al menos 90 días. Los Clientes afectados por dicha interrupción podrán cancelar sus Suscripciones con efecto inmediato tras la notificación, con un reembolso prorrateado de las Tarifas prepagadas no utilizadas.

6. Cómo Cancelar Su Suscripción

6.1 Cancelación por Autoservicio (Recomendado)

La forma más sencilla de cancelar es a través de su Cuenta:

• Inicie sesión en su Cuenta ExactFlow en app.exactflow.com
• Vaya a Configuración de la cuenta → Suscripción y Facturación (Subscription & Billing)
• Haga clic en 'Cancelar suscripción' y siga las instrucciones en pantalla
• Recibirá una confirmación de su cancelación por correo electrónico dentro de 1 día hábil
• Su correo electrónico de confirmación constituye el registro de su cancelación y la fecha de vigencia

6.2 Cancelación por Correo Electrónico

Si no puede realizar la cancelación a través del autoservicio, puede enviar una solicitud de cancelación por escrito a billing@exactflow.com. Su correo electrónico debe incluir:

• Línea de asunto: 'SUBSCRIPTION CANCELLATION — [Nombre de su empresa] — [Correo electrónico de la cuenta]'
• Nombre legal completo de la empresa y domicilio social
• Dirección de correo electrónico de la cuenta
• Tipo de suscripción (mensual / anual) y Fecha de Renovación actual
• Motivo de la cancelación (opcional pero se agradece)
• Confirmación de que ha leído y comprendido esta Política

ExactFlow acusará recibo de su solicitud de cancelación en un plazo de 1 día hábil y confirmará la fecha de entrada en vigor. La fecha de cancelación se determina por la fecha en que ExactFlow recibe la solicitud por escrito, no por la fecha de envío de su correo electrónico.

6.3 Confirmación de Cancelación

Su cancelación no estará completada hasta que reciba un correo electrónico de confirmación por escrito de ExactFlow. Si no recibe la confirmación dentro de los 2 días hábiles posteriores al envío de su solicitud, comuníquese con support@exactflow.com. ExactFlow no se hace responsable de las solicitudes de cancelación que no nos lleguen debido a fallos técnicos ajenos a nuestro control.

7. Gestión de Datos Posterior a la Cancelación

7.1 Acceso Después de la Cancelación

Tras el envío de una solicitud de cancelación, su acceso a la Plataforma continúa hasta el final del Período de Suscripción actual (o inmediatamente, si la cancelación es por justa causa). Se le aconseja exportar todos los Datos del Cliente antes de que finalice el acceso.

7.2 Exportación de Datos

ExactFlow proporciona herramientas de exportación de datos dentro de la Plataforma. Puede exportar sus datos en formatos estándar (CSV, JSON) en cualquier momento durante el período de Suscripción activa y durante un período adicional de 30 días después de la terminación del acceso. Tras este plazo de 30 días, ExactFlow podrá eliminar de forma permanente sus Datos del Cliente de acuerdo con nuestra Política de Retención de Datos y Política de Privacidad.

7.3 Eliminación de Datos

Bajo solicitud previa, ExactFlow eliminará todos los Datos del Cliente (incluidos los datos personales) de sus sistemas dentro de los 30 días posteriores al cierre del plazo de exportación post-cancelación, excepto cuando la retención sea exigida por la ley aplicable (como los requisitos obligatorios de mantenimiento de registros contables y fiscales según la legislación polaca, que exigen la retención durante un máximo de 5 años).

8. Cancelación por parte de ExactFlow

ExactFlow podrá cancelar la Suscripción de un Cliente en las circunstancias descritas en los Términos de Servicio, incluyendo el impago, el incumplimiento sustancial y las obligaciones de cumplimiento legal. Cuando ExactFlow cancele sin causa (es decir, por razones comerciales no relacionadas con un incumplimiento del Cliente), se proporcionará un reembolso prorrateado de las Tarifas prepagadas no utilizadas con un aviso previo por escrito de un mínimo de 30 días, a menos que se requiera la rescisión inmediata por razones legales o de seguridad.

9. Preguntas y Reclamaciones

Si tiene preguntas sobre esta Política o desea presentar una reclamación con respecto al proceso de cancelación:

Esta Política se rige por la legislación polaca. Los Clientes que se consideren consumidores (y que hayan accedido a la Plataforma como consumidores por error) pueden tener derechos legales adicionales y pueden ponerse en contacto con el Defensor del Consumidor polaco (Rzecznik Praw Konsumentów) o presentar una reclamación ante la Oficina de Competencia y Protección del Consumidor (UOKiK).

— FIN DE LA POLÍTICA DE CANCELACIÓN Y PERÍODO DE DESISTIMIENTO —