TÉRMINOS Y CONDICIONES

Términos Generales que Rigen el Uso de los Productos y Servicios de ExactFlow

Fecha de Vigencia: 1 de abril de 2026 | Versión 1.0

Estos Términos y Condiciones ('T&C') rigen todos los aspectos de la relación contractual entre ExactFlow p.s.a. y sus Clientes. Se aplican de forma adicional a los Términos de Servicio, Términos de Uso, Política de Privacidad, Política de Cookies y cualquier Formulario de Pedido aplicable, y deben leerse junto con ellos. Al acceder o utilizar los servicios de ExactFlow, usted acepta quedar vinculado por estos T&C.

1. Partes y Entidad Contratante

Estos Términos y Condiciones se celebran entre:

y el <strong>Cliente</strong>: cualquier entidad legal, empresario individual (przedsiębiorca) u otra parte comercial que se registre, se suscriba o acceda de cualquier otra forma a la Plataforma y los Servicios de ExactFlow. Estos T&C se aplican exclusivamente a las relaciones entre empresas (B2B). ExactFlow no presta servicios directamente a consumidores que actúen fuera del ámbito de una actividad comercial, empresarial o profesional.

2. Ámbito de Aplicación

2.1 Jerarquía de Documentos

La relación contractual entre ExactFlow y un Cliente se rige por los siguientes documentos, enumerados en orden de precedencia en caso de conflicto:

2.2 Acuerdo Completo

Juntos, los documentos enumerados en la Sección 2.1 constituyen el acuerdo completo entre las partes en relación con el objeto del presente documento y sustituyen a todas las propuestas, negociaciones, correspondencia, declaraciones y acuerdos anteriores, ya sean orales o escritos.

2.3 Modificaciones

ExactFlow se reserva el derecho de modificar estos T&C en cualquier momento. Las modificaciones se comunicarán por correo electrónico y/o notificación en la Plataforma al menos 30 días antes de la fecha de vigencia. El uso continuo de la Plataforma después de la fecha de vigencia constituye la aceptación de los T&C modificados. Los Clientes que no acepten una modificación podrán rescindir su Suscripción antes de la fecha de vigencia sin penalización, siempre que se notifique por escrito.

3. Naturaleza de los Servicios

3.1 Plataforma SaaS

ExactFlow proporciona una plataforma en la nube de Software como Servicio (SaaS) para la gestión de comercio electrónico multicanal. La Plataforma incluye:

• Herramientas de gestión de pedidos, sincronización de inventario y automatización de envíos (fulfillment)

• Conectores de integración para mercados de terceros (Amazon, eBay, Shopify, Allegro, AliExpress, Flipkart, Lazada, Mercari, Ozon, Shopee, Walmart, Wayfair y otros)

• Agentes de IA: Axel (Soporte), Zane (Ventas), Tesa (Compras), Raya (Finanzas), Kai (Operaciones), Nia (RR.HH.)

• Paneles de control de análisis, informes e inteligencia empresarial

• Acceso a la API para la integración de sistemas

• Servicios de soporte al cliente

3.2 Funciones Impulsadas por IA

Los Agentes de IA de ExactFlow son herramientas de automatización avanzadas. El Cliente reconoce que los resultados generados por la IA son recomendaciones e información analítica, no asesoramiento profesional. ExactFlow no garantiza la precisión, integridad o idoneidad para un propósito específico de los resultados de los Agentes de IA. El Cliente conserva la total responsabilidad de todas las decisiones comerciales, incluidas aquellas fundamentadas en los resultados de la IA.

3.3 Subcontratación

ExactFlow puede contratar a subcontratistas y subencargados del tratamiento para prestar determinados aspectos de los Servicios. ExactFlow sigue siendo responsable ante el Cliente del cumplimiento de las obligaciones subcontratadas. Los subencargados que manejen datos personales están sujetos a las obligaciones establecidas en el Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) de ExactFlow.

3.4 Funciones Futuras

ExactFlow desarrolla continuamente la Plataforma. Se pueden añadir nuevas funciones, integraciones o agentes de IA durante el Plazo de Suscripción. ExactFlow también puede modificar, descontinuar o interrumpir funciones con un aviso previo de al menos 30 días, a menos que se requiera con urgencia por razones de seguridad o cumplimiento legal.

4. Obligaciones del Cliente

4.1 Obligaciones Generales

El Cliente acepta:

• Utilizar la Plataforma únicamente para fines comerciales lícitos y de conformidad con todas las leyes y regulaciones aplicables

• Proporcionar información precisa, completa y actualizada en el registro y durante la vigencia del acuerdo

• Cooperar con ExactFlow en lo que sea razonable para permitir la prestación del servicio

• Mantener la confidencialidad y seguridad de las credenciales de la Cuenta

• Notificar de inmediato a ExactFlow cualquier sospecha de violación de seguridad o acceso no autorizado

• Asegurarse de que todos los Usuarios Autorizados conozcan y cumplan los Términos de Uso de ExactFlow

4.2 Technical Requirements

The Client is responsible for maintaining adequate internet connectivity, compatible hardware, and supported web browsers necessary to access the Platform. ExactFlow's minimum system requirements are published in the Documentation.

4.3 Compliance with Third-Party Marketplace Terms

Where the Client connects third-party marketplace accounts to the Platform, the Client is solely responsible for compliance with the terms and policies of those marketplaces. ExactFlow bears no liability for the Client's non-compliance with marketplace rules, account suspensions, or penalties imposed by marketplace operators.

4.4 Prohibited Uses

The Client must not use the Platform:

• To process, store, or transmit data in violation of any applicable law or regulation

• In a manner that infringes the intellectual property rights of any third party

• To conduct activities that are fraudulent, deceptive, or harmful to ExactFlow, other clients, or third parties

• In any way that could damage, disable, overburden, or impair the Platform infrastructure

• To develop a product or service that competes with ExactFlow

5. Tarifas, Facturación e Impuestos

5.1 Tarifas de Suscripción

El Cliente pagará las Tarifas de acuerdo con el plan de Suscripción seleccionado en el registro o según se acuerde de otro modo en un Formulario de Pedido. Los precios actuales se publican en www.exactflow.com/en/pricing y están sujetos a cambios de conformidad con la Sección 4.6 de los Términos de Servicio.

5.2 Facturación

ExactFlow emite facturas electrónicas (faktury elektroniczne) de conformidad con la ley del IVA polaca (Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Las facturas se envían a la dirección de correo electrónico registrada del Cliente. El Cliente da su consentimiento para recibir las facturas en formato electrónico al aceptar estos T&C. Cuando sea necesario, ExactFlow emitirá facturas con IVA incluyendo el NIP (número de identificación fiscal) del Cliente proporcionado en el registro.

5.3 Impuestos

Todas las Tarifas se expresan sin incluir el IVA ni otros impuestos aplicables, a menos que se indique expresamente lo contrario. El Cliente es responsable de todos los impuestos aplicables en su jurisdicción. Para los Clientes de la UE registrados a efectos del IVA, puede aplicarse el mecanismo de inversión del sujeto pasivo (reverse-charge) a las entregas B2B intracomunitarias. ExactFlow aplicará el tratamiento de IVA adecuado en función de la información facilitada por el Cliente al registrarse.

5.4 Moneda y Pago

Las tarifas se pagan en PLN o EUR según se muestre en la pantalla de pago. ExactFlow acepta pagos con tarjeta de crédito/débito, transferencia bancaria (SEPA y transferencia bancaria nacional przelew bankowy) y otros métodos disponibles en la Plataforma. Todas las transacciones con tarjeta de pago son procesadas por proveedores certificados por PCI-DSS.

5.5 Disputas de Tarifas

El Cliente debe presentar cualquier disputa sobre una factura por escrito dentro de los 14 días siguientes a su recepción. Los importes no disputados seguirán siendo vencidos y pagaderos a tiempo. ExactFlow investigará los importes disputados y emitirá una nota de crédito o una factura corregida, según corresponda. El hecho de no plantear una disputa en un plazo de 14 días constituye la aceptación de la factura.

6. Propiedad Intelectual

6.1 Propiedad Intelectual de ExactFlow

Todos los derechos de propiedad intelectual de la Plataforma, incluidos el software, el código fuente, los modelos de IA, los algoritmos, las interfaces, la documentación, la marca y todos los materiales producidos por ExactFlow, son y seguirán siendo propiedad exclusiva de ExactFlow p.s.a. o de sus licenciantes. No se transfiere ningún derecho al Cliente aparte de la licencia de acceso limitado descrita en los Términos de Servicio.

6.2 Propiedad Intelectual y Datos del Cliente

En la relación entre las partes, el Cliente conserva todos los derechos de propiedad sobre los Datos del Cliente. El Cliente concede a ExactFlow una licencia limitada, mundial y libre de regalías para procesar los Datos del Cliente únicamente para prestar los Servicios. ExactFlow no reclama la propiedad de los Datos del Cliente.

6.3 Comentarios (Feedback)

Cualquier comentario, sugerencia o idea proporcionada por el Cliente o los Usuarios Autorizados en relación con la Plataforma ('Comentarios') podrá ser utilizada libremente por ExactFlow para mejorar sus productos y servicios. No se debe ninguna compensación al Cliente por los Comentarios, y ExactFlow será propietaria de toda la propiedad intelectual que se derive de la implementación de los mismos.

6.4 Marca y Marca Registrada

El Cliente no podrá utilizar el nombre, el logotipo, las marcas comerciales o los nombres de los agentes de IA de ExactFlow en ninguna comunicación externa, marketing o publicación sin el consentimiento previo por escrito de ExactFlow. ExactFlow podrá hacer referencia al Cliente como cliente en sus materiales de marketing, a menos que el Cliente solicite lo contrario por escrito.

7. Confidencialidad

Cada parte ('Parte Receptora') se compromete a mantener la confidencialidad de toda la información no pública revelada por la otra parte ('Parte Reveladora') que sea designada como confidencial o que razonablemente se entienda que es confidencial. Esta obligación se aplicará durante la vigencia del Acuerdo y por un período de tres (3) años después de su rescisión. Se aplican excepciones cuando la información:

• Sea o pase a ser de dominio público sin culpa de la Parte Receptora

• Ya fuera conocida por la Parte Receptora antes de su divulgación

• Sea desarrollada de forma independiente por la Parte Receptora sin uso de la información de la Parte Reveladora

• Deba ser divulgada por ley, orden judicial o autoridad competente, en cuyo caso la Parte Receptora deberá notificarlo de inmediato a la Parte Reveladora siempre que esté legalmente permitido

8. Declaraciones y Garantías

8.1 Declaraciones Mutuas

Cada parte declara y garantiza que: (a) está debidamente constituida y en regla; (b) tiene pleno poder y autoridad para celebrar y cumplir sus obligaciones en virtud de estos T&C; y (c) estos T&C constituyen obligaciones válidas y vinculantes, exigibles de conformidad con sus términos.

8.2 Declaraciones del Cliente

El Cliente declara y garantiza adicionalmente que:

• Toda la información facilitada a ExactFlow es precisa y completa

• Ha obtenido todos los consentimientos y autorizaciones necesarios para los Datos del Cliente que envía a la Plataforma

• Su uso de la Plataforma no viola ninguna ley, regulación o derechos de terceros aplicables

• Actúa en calidad de empresa y no como consumidor a los efectos de estos T&C

9. Responsabilidad e Indemnización

9.1 Limitación de Responsabilidad

La responsabilidad total agregada de ExactFlow ante el Cliente que surja en virtud de estos T&C o en relación con ellos no superará el total de las Tarifas pagadas por el Cliente en los doce (12) meses inmediatamente anteriores al evento que dio origen a la reclamación. ExactFlow no será responsable de ningún daño indirecto, consecuente, incidental, especial o punitivo, pérdida de beneficios, pérdida de datos o interrupción del negocio, independientemente de si ExactFlow ha sido advertida de la posibilidad de tales daños. Estas limitaciones reflejan una asignación razonable del riesgo y son una base esencial del acuerdo entre las partes.

9.2 Excepciones

Nada en estos T&C limita o excluye la responsabilidad de cualquiera de las partes por: (a) muerte o lesiones personales causadas por su propia negligencia; (b) fraude o declaración falsa fraudulenta; (c) cualquier responsabilidad que no pueda ser legalmente limitada o excluida bajo la ley imperativa polaca o de la UE.

9.3 Indemnización por el Cliente

El Cliente indemnizará y mantendrá indemne a ExactFlow y a sus funcionarios, directores, empleados y agentes frente a cualquier reclamación, daño, pérdida, responsabilidad, coste y gasto (incluidos los honorarios razonables de abogados) que se deriven de: (a) el incumplimiento por parte del Cliente de estos T&C; (b) la infracción de derechos de terceros por parte de los Datos del Cliente; (c) la violación de la ley aplicable por parte del Cliente; o (d) el uso por parte del Cliente de integraciones de mercados de terceros.

10. Fuerza Mayor

Ninguna de las partes incurrirá en incumplimiento ni será responsable de cualquier retraso en el cumplimiento o falta de cumplimiento de las obligaciones en virtud de estos T&C en la medida en que dicho retraso o fallo sea causado por un Evento de Fuerza Mayor, definido como cualquier evento más allá del control razonable de la parte afectada, incluidos desastres naturales, guerra, terrorismo, disturbios civiles, pandemias, acciones de las autoridades gubernamentales o reguladoras, cortes de energía, fallos de telecomunicaciones o fallos de la infraestructura de terceros.

La parte afectada deberá: (a) notificar de inmediato a la otra parte el Evento de Fuerza Mayor y su duración probable; (b) realizar esfuerzos razonables para mitigar el impacto; y (c) reanudar el cumplimiento tan pronto como sea razonablemente posible. Si un Evento de Fuerza Mayor se prolonga durante más de 60 días, cualquiera de las partes podrá rescindir el Acuerdo sin responsabilidad mediante un aviso por escrito con 14 días de antelación.

11. Rescisión y Consecuencias

11.1 Rescisión por Incumplimiento

Cualquiera de las partes podrá rescindir estos T&C inmediatamente mediante aviso por escrito si la otra parte: (a) comete un incumplimiento material que no pueda subsanarse; (b) comete un incumplimiento material que pueda subsanarse y no lo subsana en un plazo de 14 días a partir del aviso por escrito; o (c) se vuelve insolvente, entra en administración, administración judicial, liquidación o procedimientos equivalentes en virtud de la legislación aplicable.

11.2 Efecto de la Rescisión

Tras la rescisión de estos T&C por cualquier motivo:

• Todas las licencias concedidas al Cliente se rescindirán inmediatamente

• El Cliente debe cesar todo uso de la Plataforma y eliminar cualquier material descargado

• El Cliente dispone de 30 días para exportar los Datos del Cliente a través de las herramientas de exportación de la Plataforma

• Todas las Tarifas pendientes pasarán a ser inmediatamente vencidas y pagaderas

• Las disposiciones que por su naturaleza deban sobrevivir a la rescisión continuarán en vigor, incluidas las Secciones 6, 7, 9, 11.2 y 12

11.3 Sin Responsabilidad por Rescisión Lícita

La rescisión de estos T&C de conformidad con sus términos no da derecho a ninguna de las partes a reclamar daños o indemnizaciones como consecuencia exclusiva de la rescisión, a salvo de los derechos y obligaciones devengados.

12. Governing Law, Jurisdiction, and Dispute Resolution

12.1 Governing Law

These T&C and all disputes arising from or in connection with them are governed by and construed in accordance with the laws of the Republic of Poland (in particular the Polish Civil Code — Kodeks cywilny), without regard to its conflict of law provisions. Applicable EU law, including the GDPR, EU AI Act, and eCommerce Directive, takes precedence where applicable.

12.2 Dispute Resolution — Amicable

The parties shall first attempt to resolve any dispute amicably through good-faith negotiation. Either party may initiate this process by delivering written notice specifying the nature of the dispute. The parties shall have 30 days from the date of notice to attempt resolution.

12.3 Jurisdiction

If amicable resolution fails, the parties submit to the exclusive jurisdiction of the competent courts of the city of Warsaw, Poland (Sąd właściwy dla m.st. Warszawy). ExactFlow retains the right to seek emergency injunctive relief in any court of competent jurisdiction.

12.4 Language

These T&C are drafted in English. In the event of any translation, the English version shall prevail.

13. Varios

13.1 Avisos

Todos los avisos formales en virtud de estos T&C se realizarán por escrito y se enviarán por correo electrónico (a legal@exactflow.com para ExactFlow, y al correo electrónico de la cuenta registrada para el Cliente) o por correo certificado a las respectivas direcciones registradas. Los avisos surtirán efecto tras la confirmación de su recepción o, si se envían por correo postal, tres (3) días hábiles después de su envío.

13.2 Cesión

El Cliente no podrá asignar, trasladar ni novar sus derechos u obligaciones en virtud de estos T&C sin el consentimiento previo por escrito de ExactFlow. ExactFlow podrá ceder este Acuerdo a una filial o en relación con una fusión, adquisición o venta de la práctica totalidad de sus activos, previo aviso por escrito.

13.3 Divisibilidad

Si alguna disposición de estos T&C se considera inválida, ilegal o inaplicable, dicha disposición se modificará en la medida mínima necesaria para hacerla aplicable, y todas las disposiciones restantes continuarán en pleno vigor y efecto.

13.4 No Renuncia

El retraso o la falta de ejercicio por cualquiera de las partes de cualquier derecho o recurso en virtud de estos T&C no constituirá una renuncia a dicho derecho o recurso.

13.5 Relación de las Partes

Nada en estos T&C crea una relación de asociación, empresa conjunta, empleo o agencia entre ExactFlow y el Cliente. Cada parte actúa como un contratista independiente.

13.6 Derechos de Terceros

Estos T&C son para el beneficio exclusivo de las partes del presente. Ningún tercero tendrá derechos ni recursos en virtud de estos T&C.

14. Contacto

— FIN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES —