Déclaration d'utilisation de l'IA — ExactFlow p.s.a.
Comment ExactFlow utilise l'Intelligence Artificielle dans sa plateforme SaaS et ce que cela signifie pour vous
Date d'entrée en vigueur : 1er avril 2026 | Version 1.0 | Règlement applicable : Règlement européen sur l'IA (Règlement (UE) 2024/1689) (Dernière mise à jour : 1er avril 2026)
| Type de document | Déclaration d'utilisation de l'IA — Plateforme SaaS ExactFlow |
|---|---|
| S'applique à | Tous les clients de la plateforme, les utilisateurs autorisés, les développeurs API et les personnes concernées |
| Autorité de régulation de l'IA | EU AI Office — digital-strategy.ec.europa.eu/ai |
| Protection des données | Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) — www.uodo.gov.pl |
| Contact IA | ai-governance@exactflow.com |
| Contact DPO | privacy@exactflow.com |
ExactFlow s'engage en faveur d'une IA transparente et responsable. Cette déclaration explique quels systèmes IA nous déployons, ce qu'ils font, comment ils affectent nos clients et leurs propres clients, et quels droits et garanties s'appliquent. Elle est émise en conformité avec le Règlement européen sur l'IA (Règlement (UE) 2024/1689), les obligations de transparence des Articles 13/14 du RGPD, et les principes d'IA responsable propres à ExactFlow.
1. Notre approche de l'IA — Principes
ExactFlow conçoit et déploie des systèmes IA conformément aux principes suivants, issus du Règlement européen sur l'IA et des Principes de l'OCDE sur l'IA :
- Supervision humaine — tous les résultats des agents IA ayant des conséquences commerciales importantes nécessitent une revue humaine avant exécution
- Transparence — nous indiquons lorsque l'IA est impliquée dans des décisions affectant les clients, les utilisateurs ou les consommateurs finaux
- Exactitude et robustesse — nos systèmes IA sont testés, surveillés et améliorés en continu
- Protection de la vie privée dès la conception — les systèmes IA ne traitent que les données minimales nécessaires à chaque fonction
- Non-discrimination — les résultats de l'IA sont surveillés pour détecter les impacts différenciés et corrigés lorsqu'ils sont identifiés
- Responsabilité — ExactFlow maintient la documentation et les dossiers de gouvernance pour tous les systèmes IA
2. Systèmes IA déployés — Les six agents IA ExactFlow
ExactFlow exploite six agents IA propriétaires intégrés à la plateforme SaaS. Ce sont des outils d'aide à la décision conçus à des fins spécifiques, et non des modèles IA à usage général. Les six agents sont déployés dans un rôle d'assistance — ils augmentent la prise de décision humaine, ils ne la remplacent pas.
Aucun des agents IA d'ExactFlow n'est classé comme système IA à haut risque en vertu de l'Annexe III du Règlement européen sur l'IA dans leur contexte standard de déploiement sur la Marketplace et la Plateforme. ExactFlow effectue une révision annuelle de la classification des risques IA. Si un contexte de déploiement évolue de manière à déclencher une classification à haut risque, ExactFlow notifiera les clients concernés et mettra en œuvre les obligations supplémentaires requises par le Règlement européen sur l'IA.
| Agent IA | Rôle | Fonction principale | Classification de risque selon le règlement européen sur l'IA |
|---|---|---|---|
| Axel | Agent de support client | Traite les demandes de support entrantes, achemine les réclamations, rédige des réponses, suit les retours et le statut des commandes pour les équipes de service client des clients | Risque limité — obligation de transparence pour les chatbots applicable (Art. 50 Règlement (UE) sur l'IA) |
| Zane | Assistant commercial | Analyse les données de vente, génère des recommandations tarifaires, rédige des contenus marketing, identifie les opportunités de vente additionnelle | Risque minimal — outil d'analyse des ventes et de recommandation ; aucune autorité tarifaire autonome |
| Tesa | Agent des achats | Analyse les données fournisseurs, recommande des points de réapprovisionnement, rédige des demandes de devis et des bons de commande, suit l'exécution | Risque minimal — support aux achats ; toutes les commandes nécessitent une autorisation humaine |
| Raya | Assistante financière | Rapproche les transactions, génère des rapports de marge et de trésorerie, signale les anomalies, assiste la réconciliation TVA | Risque minimal — support aux rapports financiers ; les résultats ne constituent pas des états financiers légaux |
| Kai | Agent des opérations | Gère les flux d'exécution, coordonne la logistique, suit les jalons, signale les goulots d'étranglement opérationnels | Risque minimal — automatisation des flux opérationnels ; points de contrôle humains aux jalons critiques |
| Nia | Assistante RH | Aide à la planification, rédige des modèles RH, suit l'achèvement des formations, génère des analyses des effectifs | Risque limité — le contexte RH requiert une surveillance humaine renforcée ; aucune décision d'emploi autonome |
3. Ce que chaque agent IA fait et ne fait pas
3.1 Axel — Agent de support client
Ce que fait Axel- Classe et achemine les tickets de support entrants vers l'équipe appropriée ou la réponse de la base de connaissances
- Génère des réponses types aux questions courantes sur la base de la base de connaissances configurée par le client
- Fournit des mises à jour automatiques du statut des commandes et des informations de suivi aux consommateurs finaux
- Initie et suit les flux de traitement des retours et des garanties
- Identifie les demandes nécessitant une escalade humaine et les signale en conséquence
- Prendre des engagements juridiquement contraignants au nom du client sans autorisation humaine
- Résoudre de manière autonome les litiges impliquant des revendications de non-conformité légale ou de violation des droits des consommateurs
- Refuser ou accorder des remboursements sans examen humain lorsque le montant dépasse le seuil d'autorisation configuré par le client
- Se présenter comme un humain — Axel divulguera qu'il est un système IA si on lui pose directement la question, en conformité avec l'Article 50 du Règlement européen sur l'IA
3.2 Zane — Assistant commercial
Ce que fait Zane- Traite les données de ventes historiques et les signaux de marché pour générer des recommandations tarifaires dans les fourchettes définies par le vendeur
- Identifie les schémas de vente croisée et de vente additionnelle dans le catalogue de produits
- Rédige des contenus promotionnels et des modèles de stratégie de campagne pour examen humain
- Surveille les performances des annonces et génère des suggestions d'optimisation
- Définir les prix en direct de manière autonome sans confirmation humaine — toutes les modifications de prix sont soumises aux flux d'autorisation configurés par le client
- Participer ou faciliter la coordination des prix avec des sources de données concurrentes
- Faire des déclarations sur les prix, les stocks ou les pratiques commerciales des concurrents
3.3 Tesa — Agent des achats
Ce que fait Tesa- Analyse les données des vendeurs sur la Marketplace pour générer des listes de fournisseurs correspondant aux critères du client
- Analyse les données d'inventaire pour recommander des points de réapprovisionnement et des quantités
- Rédige des modèles de demandes de devis et des bons de commande proposés pour examen humain
- Surveille l'exécution des commandes et signale les écarts
- S'engager dans des achats au-delà du seuil d'autorisation configuré par le client sans validation humaine
- Garantir le statut de conformité du vendeur, les certifications produits ou la capacité de livraison
- Accéder directement aux systèmes des vendeurs — Tesa ne travaille qu'avec les données disponibles sur la Plateforme ExactFlow
3.4 Raya — Assistante financière
Ce que fait Raya- Rapproche les enregistrements de transactions avec les relevés de frais de plateforme et les libérations d'entiercement
- Génère des rapports d'analyse de marge et de projection de trésorerie
- Signale les transactions qui semblent anormales par rapport aux schémas historiques
- Aide à organiser les données pour la réconciliation TVA et la comptabilité de gestion
- Fournir des conseils financiers réglementés, des conseils fiscaux ou des résultats comptables légaux en vertu du droit comptable polonais
- Soumettre des données directement aux autorités fiscales, aux auditeurs ou aux institutions financières — tous les résultats de Raya nécessitent un examen humain avant utilisation externe
- Accéder aux comptes bancaires en direct ou aux systèmes de paiement avec autorité de débit autonome
3.5 Kai — Agent des opérations
Ce que fait Kai- Automatise l'attribution des tâches et le routage des flux de travail dans le cadre des règles commerciales configurées
- Suit les jalons d'exécution des commandes et les exceptions de livraison
- Génère des tableaux de bord de performance opérationnelle
- Coordonne les flux d'exécution multi-étapes entre les systèmes intégrés
- Outrepasser les règles d'escalade définies par l'humain ou ignorer les points de contrôle d'approbation humaine obligatoires
- Modifier les engagements de livraison déjà pris envers les consommateurs finaux sans examen humain
- S'interfacer avec la logistique tierce au-delà du périmètre des intégrations API autorisées
3.6 Nia — Assistante RH
Ce que fait Nia- Aide à la planification et à l'organisation des équipes sur la base des règles configurées
- Rédige des modèles de documentation RH (intégration, descriptions de poste, dossiers de formation)
- Suit l'achèvement des formations et les dates de renouvellement des certifications de conformité
- Génère des analyses des effectifs et des rapports sur les ressources humaines
- Prendre, recommander ou automatiser toute décision d'emploi — y compris l'embauche, la promotion, la mise en disponibilité ou les mesures disciplinaires — sans examen humain documenté, en conformité avec l'Article 22 du RGPD et le Code du travail polonais (Kodeks pracy)
- Traiter des données personnelles de catégorie spéciale (santé, handicap, appartenance syndicale) sans configuration explicite du client et une base légale documentée au titre de l'Article 9 du RGPD
- Émettre des instruments RH juridiquement contraignants (contrats, avis disciplinaires) — tous ces documents nécessitent une autorisation humaine
4. Données personnelles traitées par les agents IA
Chaque agent IA ne traite des données personnelles que dans le cadre décrit ci-dessous. Tout traitement de données personnelles par les agents IA est régi par la Politique de confidentialité d'ExactFlow et, lorsqu'ExactFlow agit en tant que sous-traitant pour le compte du client, par l'Accord de traitement des données (DPA).
| Agent IA | Données personnelles traitées | Responsable du traitement | Conservation par le système IA |
|---|---|---|---|
| Axel | Identité du client final, données de commande, contenu des communications, coordonnées | ExactFlow (en tant que sous-traitant pour le client) | Journaux de session : 90 jours ; données de tickets selon le calendrier de conservation DPA |
| Zane | Données de vente agrégées/pseudonymisées ; aucune donnée personnelle de consommateur individuel dans le déploiement standard | ExactFlow (en tant que sous-traitant pour le client) | Données analytiques : 2 ans agrégées |
| Tesa | Données de contact des vendeurs ; données de transactions commerciales ; aucune donnée sur le consommateur final | ExactFlow (en tant que sous-traitant pour le client) | Journaux des achats : selon le calendrier de conservation DPA |
| Raya | Identifiants de transaction, références de factures, métadonnées de paiement (sans numéros de carte) | ExactFlow (en tant que sous-traitant pour le client) | Journaux financiers : 7 ans (obligation comptable) |
| Kai | Références de commande, adresses de livraison, données de statut logistique | ExactFlow (en tant que sous-traitant pour le client) | Journaux opérationnels : 3 ans |
| Nia | Noms du personnel, rôles, plannings, dossiers de formation (dans la configuration RH du client) | Client (ExactFlow en tant que sous-traitant) | Selon la politique de conservation RH du client ; journaux ExactFlow : 3 ans |
5. Aucune décision entièrement automatisée ayant des effets juridiques
ExactFlow confirme qu'aucun de ses agents IA ne prend de décisions individuelles entièrement automatisées produisant des effets juridiques ou affectant de manière similaire et significative des individus, au sens de l'Article 22 du RGPD. Plus précisément :
- Les décisions de suspension de compte impliquent l'examen d'un responsable de la conformité humain
- Les approbations ou refus de remboursement au-delà des seuils configurés nécessitent une autorisation humaine
- Les signalements de fraude générés par les systèmes IA sont examinés par une équipe humaine avant toute mesure d'exécution
- Les recommandations liées à l'emploi de Nia nécessitent une validation humaine documentée
- Les évaluations de solvabilité ou de risque de paiement ne sont pas effectuées uniquement par des systèmes IA
Lorsque des systèmes automatisés génèrent un signalement, un score ou une recommandation conduisant à une décision affectant un individu, cet individu peut demander un examen humain de la décision en contactant privacy@exactflow.com. Nous répondrons dans un délai d'un mois calendaire.
6. Transparence de l'IA pour les consommateurs finaux (Axel)
Lorsque les clients déploient Axel comme chatbot IA ou agent de messagerie face aux consommateurs, les obligations de transparence suivantes s'appliquent en conformité avec l'Article 50 du Règlement européen sur l'IA :
- Axel doit être configuré pour s'identifier comme un système IA lorsqu'une personne physique demande directement et sincèrement si elle interagit avec un humain ou une IA
- Les clients ne doivent pas configurer Axel pour nier être un système IA ou se prétendre humain
- Lorsque Axel est déployé dans un contexte pouvant amener une personne raisonnable à croire qu'elle communique avec un humain, une mention de divulgation IA visible doit être affichée
- ExactFlow fournit aux clients des modèles de divulgation conformes et des guides de configuration dans la section Gouvernance IA de la Plateforme
Les clients sont responsables de s'assurer que leur déploiement d'Axel respecte les exigences de transparence du Règlement européen sur l'IA et toute mesure nationale d'application applicable. ExactFlow fournit la capacité technique pour la conformité — la responsabilité de la configuration correcte incombe au client.
7. Exigences de supervision humaine
Les agents IA d'ExactFlow sont conçus avec des mécanismes obligatoires de supervision humaine. Les clients ne doivent pas désactiver ou contourner ces mécanismes. Les principales exigences de supervision humaine sont :
| Scénario | Action humaine requise | Seuil configurable ? |
|---|---|---|
| Remboursement ou avoir au-dessus du seuil | Un humain autorisé doit approuver avant émission | Oui — le client définit le seuil dans les paramètres de la plateforme |
| Bon de commande au-dessus de la limite d'autorisation | Un responsable des achats autorisé doit confirmer | Oui — le client définit la limite d'autorisation par agent |
| Réclamation consommateur impliquant une revendication de droits légaux | Escaladée vers un agent humain dans un délai d'1 jour ouvrable | Non — escalade obligatoire quelle que soit la configuration |
| Recommandation liée à l'emploi de Nia | Le responsable RH ou le manager doit examiner et valider | Non — obligatoire pour toutes les décisions RH |
| Signalement de fraude ou alerte LBC/FT | Un responsable de la conformité humain examine avant toute mesure d'exécution | Non — obligatoire en vertu des obligations de la loi LBC/FT |
| Résultat financier destiné à une soumission externe | Examen par un comptable humain ou un directeur financier avant soumission | Non — obligatoire ; les résultats de l'IA ne constituent pas des documents légaux |
| Contenu IA utilisé dans des communications juridiquement contraignantes | Examen juridique ou par un responsable d'entreprise senior | Recommandé — les clients devraient configurer un examen obligatoire |
8. Mises à jour des modèles IA et notifications
ExactFlow améliore continuellement ses agents IA. Lorsqu'une mise à jour modifie de manière significative le comportement, les capacités ou le traitement des données d'un agent d'une façon qui affecte les clients ou leurs propres clients, ExactFlow s'engage à :
- Fournir un préavis d'au moins 14 jours pour les modifications importantes des agents IA via le tableau de bord de la plateforme et par e-mail
- Publier des notes de version décrivant la nature du changement et toute nouvelle exigence de supervision humaine
- Mettre à jour cette déclaration d'utilisation de l'IA et le calendrier des sous-traitants du DPA le cas échéant
- Fournir une période de test dans l'environnement sandbox avant que les modifications importantes ne soient mises en production
9. Gouvernance et responsabilité en matière d'IA
ExactFlow maintient les structures de gouvernance IA suivantes :
- Un Comité de gouvernance IA interne responsable de l'évaluation des risques IA, de la politique et de la gestion des incidents
- Un registre de systèmes IA documentant l'objectif, l'approche technique, les sources de données d'entraînement, les limitations connues et les mécanismes de supervision humaine pour chaque agent IA
- Des révisions annuelles de la classification des risques IA dans le cadre du Règlement européen sur l'IA
- Une procédure de réponse aux incidents IA responsable pour les cas où les résultats de l'IA causent des dommages ou se comportent de manière inattendue
- Un point de contact public pour les questions liées à l'IA : ai-governance@exactflow.com
10. Vos droits concernant le traitement par l'IA
Si vous êtes une personne dont les données personnelles sont traitées par les agents IA d'ExactFlow, vous disposez des droits suivants :
- Droit à l'explication : demander une explication sur la manière dont une décision assistée par IA a été prise
- Droit à l'examen humain : demander qu'un humain examine toute décision assistée par IA qui vous affecte de manière significative
- Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données personnelles par des systèmes IA fondé sur des intérêts légitimes en vertu de l'Article 21 du RGPD
- Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données personnelles des journaux des systèmes IA, sous réserve des obligations légales de conservation
- Droit de réclamation : contacter l'UODO (www.uodo.gov.pl) si vous estimez que le traitement de vos données par l'IA enfreint le RGPD
Exercez ces droits en contactant privacy@exactflow.com ou ai-governance@exactflow.com. Nous répondrons dans un délai d'un mois calendaire.
11. Contact
| Gouvernance IA | ai-governance@exactflow.com |
|---|---|
| Protection des données (DPO) | privacy@exactflow.com |
| Général | hello@exactflow.com |
| Adresse enregistrée | ExactFlow p.s.a., Stanisława Bodycha 87, 05-816 Reguły, Poland |
| Bureau IA de l'UE | digital-strategy.ec.europa.eu/ai |
| Autorité de contrôle | UODO — ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw | www.uodo.gov.pl |
Cette déclaration d'utilisation de l'IA est émise en conformité avec : le Règlement européen sur l'IA (Règlement (UE) 2024/1689) ; les Articles 13, 14, 22 du RGPD (Règlement (UE) 2016/679) ; la loi polonaise sur la protection des données personnelles (Dz.U. 2018 poz. 1000) ; et la Politique d'IA responsable d'ExactFlow. Un examen juridique et technique indépendant est recommandé avant publication.
— FIN DE LA DÉCLARATION D'UTILISATION DE L'IA — EXACTFLOW P.S.A. —