Politique d'Annulation et de Délai de Rétractation d'ExactFlow p.s.a.

La présente Politique d'Annulation et de Délai de Rétractation (« Politique ») régit l'annulation des Abonnements et Services ExactFlow par les Clients. Elle est émise conformément aux Conditions de Service d'ExactFlow, aux Conditions Générales et au droit polonais et européen applicable, y compris :

• La loi du 30 mai 2014 sur les droits des consommateurs (Ustawa o prawach konsumenta) — remarque : s'applique uniquement aux consommateurs, et non aux Clients B2B
• La directive européenne 2011/83/UE relative aux droits des consommateurs — s'applique exclusivement aux contrats de consommation
• Le Code civil polonais (Kodeks cywilny) — régissant la résiliation des contrats commerciaux pour le B2B
• La loi du 18 juillet 2002 sur la prestation de services par voie électronique

1. Définitions

2. Types d'Annulation

2.1 Non-renouvellement (Annulation en fin de période)

Le Client peut choisir de ne pas renouveler son Abonnement à la fin de la Période d'Abonnement en cours. Dans ce cas :

• Aucun remboursement n'est dû pour la période en cours
• L'accès à la Plateforme se poursuit jusqu'au dernier jour de la Période d'Abonnement payée
• Le Client doit envoyer son préavis d'annulation avant la date limite de préavis applicable (Section 3)
• Le renouvellement automatique ne sera pas déclenché pour la période suivante

2.2 Annulation en cours de période

Le Client peut annuler son Abonnement à tout moment avant la fin de la Période d'Abonnement en cours. Dans ce cas :

• Pour les Abonnements mensuels : l'accès se poursuit jusqu'à la fin du mois de facturation en cours ; aucun remboursement n'est effectué
• Pour les Abonnements annuels : l'accès se poursuit jusqu'à la fin de la période annuelle payée ; aucun remboursement n'est effectué (sauf disposition contraire concernant la fenêtre de 14 jours prévue à la Section 4)
• L'annulation prend effet à la fin de la Période d'Abonnement alors en cours

2.3 Résiliation immédiate pour juste motif

ExactFlow ou le Client peut résilier le Contrat avec effet immédiat dans des circonstances spécifiques décrites dans les Conditions de Service et les Conditions Générales. Lorsqu'ExactFlow résilie sans juste motif ou résilie en raison de son propre manquement, un remboursement au prorata des Frais prépayés non utilisés peut s'appliquer conformément à la Politique de Remboursement et de Retour.

3. Exigences de Préavis et Renouvellement Automatique

3.1 Renouvellement Automatique

Tous les Abonnements ExactFlow se renouvellent automatiquement à la fin de chaque Période d'Abonnement, sauf si le Client annule conformément à la présente Politique. Le renouvellement est traité en utilisant le mode de paiement enregistré. ExactFlow enverra un rappel par e-mail à l'adresse e-mail enregistrée du compte au moins 14 jours avant la Date de Renouvellement pour les Abonnements annuels, et au moins 3 jours avant la Date de Renouvellement pour les Abonnements mensuels.

3.2 Dates limites de préavis d'annulation

Si le préavis d'annulation n'est pas envoyé avant la date limite applicable, l'Abonnement se renouvellera automatiquement et les frais de renouvellement seront facturés. ExactFlow ne remboursera pas les frais facturés en raison d'un préavis d'annulation tardif, sauf en cas de défaillance technique démontrable du mécanisme d'annulation.

4. Fenêtre Volontaire de 14 jours pour les Nouveaux Abonnés

4.1 Aperçu

À titre de geste commercial volontaire, ExactFlow offre aux abonnés annuels initiaux une fenêtre d'annulation de 14 jours à compter de la date de l'achat initial, sous réserve des conditions ci-dessous. Il ne s'agit pas d'un droit légal de rétractation mais d'une politique commerciale volontaire.

4.2 Conditions d'Éligibilité

Pour être éligible à une annulation et à un remboursement complet en vertu de cette disposition, toutes les conditions suivantes doivent être remplies :

• L'Abonnement est un plan annuel acheté pour la première fois (pas un renouvellement, une mise à niveau ou un second compte)
• La demande d'annulation est reçue par ExactFlow dans les 14 jours calendaires suivant la date d'achat d'origine
• Le Client n'a pas fait une « utilisation substantielle » de la Plateforme telle que définie dans la Politique de Remboursement et de Retour, Section 4.2
• Le Client n'a jamais détenu de compte d'Abonnement ExactFlow auparavant
• La demande d'annulation est soumise conformément à la procédure décrite à la Section 6

Si le Client est éligible, un remboursement complet des frais d'Abonnement annuel sera traité dans les 14 jours ouvrables suivant l'approbation, crédité sur le mode de paiement d'origine.

4.3 Ce qui n'est pas éligible

La fenêtre de 14 jours ne s'applique pas aux :

• Plans d'Abonnement mensuels
• Renouvellements de plans annuels (seul l'achat initial est éligible)
• Extensions (add-ons), services professionnels ou frais de mise en œuvre
• Cas où une utilisation substantielle a eu lieu (telle que définie dans la Politique de Remboursement et de Retour)
• Engagements contractuels Enterprise ou sur mesure

5. Annulation due à des Modifications Substantielles par ExactFlow

5.1 Modifications Substantielles

Dans le cas où ExactFlow propose une modification substantielle des présentes Conditions Générales, des Conditions de Service ou des fonctionnalités de la Plateforme qui affecte négativement le Client, et que le Client ne souhaite pas continuer selon les conditions modifiées, le Client peut annuler son Abonnement avant la date d'entrée en vigueur de la modification sans encourir de frais d'annulation.

Dans de tels cas :

• Le Client doit envoyer un préavis d'annulation écrit avant la date d'entrée en vigueur de la modification proposée
• Un remboursement au prorata de la partie non utilisée de tout Abonnement annuel prépayé sera émis
• Le Client ne doit pas avoir accepté les nouvelles conditions (l'acceptation intervient lors de la poursuite de l'utilisation après la date d'entrée en vigueur)

5.2 Interruption de Service

Si ExactFlow interrompt de manière définitive la Plateforme ou un composant substantiel de celle-ci, ExactFlow fournira un préavis écrit d'au moins 90 jours. Les Clients concernés par cette interruption peuvent annuler leur Abonnement avec effet immédiat dès la notification, avec un remboursement au prorata des Frais prépayés non utilisés.

6. Comment Annuler Votre Abonnement

6.1 Annulation en libre-service (Recommandé)

Le moyen le plus simple d'annuler est de passer par votre Compte :

• Connectez-vous à votre Compte ExactFlow sur app.exactflow.com
• Naviguez vers Paramètres du compte → Abonnement et Facturation (Subscription & Billing)
• Cliquez sur 'Annuler l'abonnement' (Cancel Subscription) et suivez les instructions à l'écran
• Vous recevrez une confirmation d'annulation par e-mail dans un délai d'un jour ouvrable
• Votre e-mail de confirmation constitue la preuve de votre annulation et de sa date d'entrée en vigueur

6.2 Annulation par e-mail

Si vous ne parvenez pas à annuler via le libre-service, vous pouvez envoyer une demande d'annulation écrite à billing@exactflow.com. Votre e-mail doit inclure :

• Objet de l'e-mail : 'SUBSCRIPTION CANCELLATION — [Nom de votre entreprise] — [E-mail du compte]'
• Nom légal complet de l'entreprise et adresse du siège social
• Adresse e-mail du compte
• Type d'abonnement (mensuel / annuel) et Date de Renouvellement actuelle
• Raison de l'annulation (facultatif mais apprécié)
• Confirmation que vous avez lu et compris la présente Politique

ExactFlow accusera réception de votre demande d'annulation dans un délai d'un jour ouvrable et confirmera la date d'entrée en vigueur. La date d'annulation est déterminée par la date à laquelle ExactFlow reçoit la demande écrite, et non par la date d'envoi de votre e-mail.

6.3 Confirmation d'Annulation

Votre annulation n'est complète que lorsque vous recevez un e-mail de confirmation écrit d'ExactFlow. Si vous ne recevez pas de confirmation dans les 2 jours ouvrables suivant la soumission de votre demande, veuillez contacter support@exactflow.com. ExactFlow n'est pas responsable des demandes d'annulation qui ne nous parviennent pas en raison de défaillances techniques indépendantes de notre volonté.

7. Traitement des Données après l'Annulation

7.1 Accès après l'Annulation

Après la soumission d'une demande d'annulation, votre accès à la Plateforme se poursuit jusqu'à la fin de la Période d'Abonnement en cours (ou immédiatement, si l'annulation est pour juste motif). Vous êtes invité à exporter toutes les Données Client avant la fin de l'accès.

7.2 Exportation des Données

ExactFlow fournit des outils d'exportation de données au sein de la Plateforme. Vous pouvez exporter vos données dans des formats standards (CSV, JSON) à tout moment pendant la période d'Abonnement actif et pendant une période supplémentaire de 30 jours après la fin de l'accès. Après cette fenêtre de 30 jours, ExactFlow peut supprimer définitivement vos Données Client conformément à notre Politique de Conservation des Données et à notre Politique de Confidentialité.

7.3 Suppression des Données

Sur demande, ExactFlow supprimera toutes les Données Client (y compris les données personnelles) de ses systèmes dans les 30 jours suivant la fin de la fenêtre d'exportation post-annulation, sauf si la conservation est requise par la loi applicable (comme les exigences obligatoires de conservation des documents comptables et fiscaux en vertu du droit polonais, qui imposent une conservation allant jusqu'à 5 ans).

8. Annulation par ExactFlow

ExactFlow peut annuler l'Abonnement d'un Client dans les circonstances décrites dans les Conditions de Service, y compris le non-paiement, le manquement substantiel et les obligations de conformité légale. Lorsqu'ExactFlow annule sans juste motif (c'est-à-dire pour des raisons commerciales non liées à un manquement du Client), un remboursement au prorata des Frais prépayés non utilisés sera fourni avec un préavis écrit minimum de 30 jours, à moins qu'une résiliation immédiate ne soit requise pour des raisons légales ou de sécurité.

9. Questions et Réclamations

Si vous avez des questions concernant la présente Politique ou si vous souhaitez formuler une réclamation concernant le processus d'annulation :

La présente Politique est régie par le droit polonais. Les Clients qui se considèrent comme des consommateurs (et qui ont accédé par erreur à la Plateforme en tant que consommateur) peuvent disposer de droits légaux supplémentaires et peuvent contacter le médiateur polonais des droits des consommateurs (Rzecznik Praw Konsumentów) ou soumettre une réclamation auprès de l'Office de la concurrence et de la protection des consommateurs (UOKiK).

— FIN DE LA POLITIQUE D'ANNULATION ET DE DÉLAI DE RÉTRACTATION —