CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE ET D'UTILISATION

Conditions générales régissant l'utilisation des produits et services d'ExactFlow

Date d'entrée en vigueur : 1er avril 2026 | Version 1.0

Les présentes Conditions Générales de Vente et d'Utilisation (« CGV/CGU ») régissent tous les aspects de la relation contractuelle entre ExactFlow p.s.a. et ses Clients. Elles s'appliquent en complément des Conditions de Service, des Conditions d'Utilisation, de la Politique de Confidentialité, de la Politique relative aux Cookies et de tout Formulaire de Commande applicable, et doivent être lues conjointement avec ceux-ci. En accédant aux services d'ExactFlow ou en les utilisant, vous acceptez d'être lié par ces CGV/CGU.

1. Parties contractantes et Entité contractante

Les présentes Conditions Générales sont conclues entre :

et le <strong>Client</strong> : toute entité juridique, entrepreneur individuel (przedsiębiorca) ou autre partie commerciale qui s'enregistre, s'abonne ou accède de toute autre manière à la Plateforme et aux Services d'ExactFlow. Les présentes CGV/CGU s'appliquent exclusivement aux relations interentreprises (B2B). ExactFlow ne fournit pas de services directement aux consommateurs agissant en dehors d'une activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale.

2. Champ d'application

2.1 Hiérarchie des documents

La relation contractuelle entre ExactFlow et un Client est régie par les documents suivants, énumérés par ordre de priorité en cas de contradiction :

2.2 Intégralité de l'accord

Ensemble, les documents énumérés à la section 2.1 constituent l'intégralité de l'accord entre les parties concernant son objet et remplacent l'ensemble des propositions, négociations, correspondances, déclarations et accords antérieurs, qu'ils soient Oraux ou écrits.

2.3 Modifications

ExactFlow se réserve le droit de modifier les présentes CGV/CGU à tout moment. Les modifications seront notifiées par courrier électronique et/ou via une notification sur la Plateforme au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. L'utilisation continue de la Plateforme après la date d'entrée en vigueur constitue l'acceptation des CGV/CGU modifiées. Les Clients qui n'acceptent pas une modification peuvent résilier leur abonnement avant la date d'entrée en vigueur sans pénalité, sous réserve d'une notification écrite.

3. Nature des services

3.1 Plateforme SaaS

ExactFlow fournit une plateforme cloud de logiciel en tant que service (SaaS) pour la gestion du commerce électronique multicanal. La Plateforme comprend :

• Des outils de gestion des commandes, de synchronisation des stocks et d'automatisation de la logistique (fulfillment)

• Des connecteurs d'intégration pour les places de marché tierces (Amazon, eBay, Shopify, Allegro, AliExpress, Flipkart, Lazada, Mercari, Ozon, Shopee, Walmart, Wayfair et autres)

• Des Agents IA : Axel (Support), Zane (Ventes), Tesa (Achats), Raya (Finances), Kai (Opérations), Nia (RH)

• Des tableaux de bord d'analyse, de reporting et de business intelligence

• Un accès API pour les intégrations de systèmes

• Des services de support client

3.2 Fonctionnalités basées sur l'IA

Les Agents IA d'ExactFlow sont des outils d'automatisation avancés. Le Client reconnaît que les résultats générés par l'IA constituent des recommandations et des analyses, et non des conseils professionnels. ExactFlow ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité ou l'adéquation à un usage particulier des résultats des Agents IA. Le Client conserve l'entière responsabilité de toutes ses décisions commerciales, y compris celles basées sur les résultats de l'IA.

3.3 Sous-traitance

ExactFlow peut faire appel à des sous-traitants et à des sous-traitants ultérieurs pour exécuter certains aspects des Services. ExactFlow demeure responsable envers le Client de l'exécution des obligations sous-traitées. Les sous-traitants traitant des données personnelles sont soumis aux obligations énoncées dans l'Accord sur le Traitement des Données (DPA) d'ExactFlow.

3.4 Fonctionnalités futures

ExactFlow fait évoluer continuellement la Plateforme. De nouvelles fonctionnalités, intégrations ou agents IA peuvent être ajoutés pendant la Durée de l'Abonnement. ExactFlow peut également modifier, restreindre ou interrompre des fonctionnalités moyennant un préavis d'au moins 30 jours, sauf si une modification urgente est requise pour des raisons de sécurité ou de conformité légale.

4. Obligations du Client

4.1 Obligations générales

Le Client s'engage à :

• Utiliser la Plateforme uniquement à des fins professionnelles licites et conformément à toutes les lois et réglementations applicables

• Fournir des informations exactes, complètes et à jour lors de l'inscription et pendant toute la durée de l'accord

• Coopérer raisonnablement avec ExactFlow pour permettre la fourniture des services

• Préserver la confidentialité et la sécurité des identifiants de connexion du Compte

• Notifier immédiatement ExactFlow de toute faille de sécurité suspectée ou de tout accès non autorisé

• S'assurer que tous les Utilisateurs Autorisés connaissent et respectent les Conditions d'Utilisation d'ExactFlow

4.2 Exigences techniques

Le Client est responsable du maintien d'une connexion Internet adéquate, d'un matériel compatible et des navigateurs web pris en charge nécessaires pour accéder à la Plateforme. Les configurations minimales requises par ExactFlow sont publiées dans la Documentation.

4.3 Conformité avec les places de marché tierces

Lorsque le Client connecte des comptes de places de marché tierces à la Plateforme, il est seul responsable du respect des conditions et politiques de ces places de marché. ExactFlow décline toute responsabilité en cas de non-respect par le Client des règles des places de marché, de suspension de compte ou de pénalités imposées par les exploitants de ces places de marché.

4.4 Utilisations interdites

Le Client ne doit pas utiliser la Plateforme :

• Pour traiter, stocker ou transmettre des données en violation de toute loi ou réglementation applicable

• D'une manière qui enfreint les droits de propriété intellectuelle d'un tiers

• Pour mener des activités frauduleuses, trompeuses ou nuisibles à ExactFlow, à d'autres clients ou à des tiers

• D'une manière qui pourrait endommager, désactiver, surcharger ou détériorer l'infrastructure de la Plateforme

• Pour développer un produit ou un service concurrent d'ExactFlow

5. Frais, facturation et taxes

5.1 Frais d'abonnement

Le Client paiera les Frais conformément au forfait d'Abonnement sélectionné lors de l'inscription ou tel que convenu par ailleurs dans un Formulaire de Commande. Les tarifs en vigueur sont publiés sur www.exactflow.com/en/pricing et sont susceptibles d'être modifiés conformément à la section 4.6 des Conditions de Service.

5.2 Facturation

ExactFlow émet des factures électroniques (faktury elektroniczne) conformément à la loi polonaise sur la TVA (Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Les factures sont envoyées à l'adresse électronique enregistrée du Client. Le Client consent à recevoir des factures sous format électronique en acceptant les présentes CGV/CGU. Le cas échéant, ExactFlow émettra des factures avec TVA mentionnant le numéro NIP (numéro d'identification fiscale) du Client fourni lors de l'inscription.

5.3 Taxes

Tous les Frais s'entendent hors TVA et autres taxes applicables, sauf mention expresse contraire. Le Client est responsable de toutes les taxes applicables dans sa juridiction. Pour les Clients de l'UE enregistrés à la TVA, le mécanisme d'autoliquidation (reverse-charge) peut s'appliquer aux livraisons B2B intracommunautaires. ExactFlow appliquera le traitement fiscal approprié sur la base des informations fournies par le Client lors de l'inscription.

5.4 Devise et paiement

Les frais sont payables en PLN ou en EUR, comme indiqué lors du paiement. ExactFlow accepte les paiements par carte de crédit/débit, virement bancaire (SEPA et virement bancaire national przelew bankowy) ainsi que d'autres méthodes disponibles sur la Plateforme. Toutes les transactions par carte de paiement sont traitées par des prestataires certifiés PCI-DSS.

5.5 Contestation des factures

Le Client doit notifier toute contestation de facture par écrit dans un délai de 14 jours à compter de sa réception. Les montants non contestés restent exigibles et payables à échéance. ExactFlow examinera les montants contestés et émettra un avoir ou une facture rectificative si nécessaire. L'absence de contestation dans un délai de 14 jours vaut acceptation de la facture.

6. Propriété intellectuelle

6.1 Propriété intellectuelle d'ExactFlow

Tous les droits de propriété intellectuelle relatifs à la Plateforme, y compris les logiciels, le code source, les modèles d'IA, les algorithmes, les interfaces utilisateur, la documentation, les marques et tous les éléments produits par ExactFlow, sont et restent la propriété exclusive d'ExactFlow p.s.a. ou de ses concédants de licence. Aucun droit n'est transféré au Client, à l'exception de la licence d'accès limitée décrite dans les Conditions de Service.

6.2 Propriété intellectuelle et données du Client

Dans les relations entre les parties, le Client conserve tous les droits de propriété sur les Données du Client. Le Client accorde à ExactFlow une licence limitée, mondiale et libre de redevance pour traiter les Données du Client uniquement pour la fourniture des Services. ExactFlow ne revendique aucun droit de propriété sur les Données du Client.

6.3 Retours et suggestions (Feedback)

Tout retour, suggestion ou idée fourni par le Client ou les Utilisateurs Autorisés concernant la Plateforme (« Commentaires ») peut être utilisé librement par ExactFlow pour améliorer ses produits et services. Aucune compensation n'est due au Client pour ces Commentaires, et ExactFlow détiendra toute la propriété intellectuelle découlant de leur mise en œuvre.

6.4 Image de marque et marques commerciales

Le Client ne peut pas utiliser le nom, le logo, les marques commerciales ou les noms des agents IA d'ExactFlow dans des communications externes, des opérations de marketing ou des publications sans le consentement écrit préalable d'ExactFlow. ExactFlow peut citer le Client comme référence dans ses documents marketing, sauf demande contraire écrite du Client.

7. Confidentialité

Chaque partie (« Partie Réceptrice ») s'engage à préserver la confidentialité de toutes les informations non publiques divulguées par l'autre partie (« Partie Divulgatrice ») qui sont désignées comme confidentielles ou qui doivent raisonnablement être comprises comme telles. Cette obligation s'applique pendant la durée de l'Accord et pendant une période de trois (3) ans après sa résiliation. Des exceptions s'appliquent lorsque l'information :

• Est ou devient publique sans faute de la Partie Réceptrice

• Était déjà connue de la Partie Réceptrice avant sa divulgation

• Est développée de manière indépendante par la Partie Réceptrice sans utilisation des informations de la Partie Divulgatrice

• Doit être divulguée en vertu de la loi, d'une décision de justice ou d'une autorité compétente — auquel cas la Partie Réceptrice doit en informer immédiatement la Partie Divulgatrice, dans la mesure où la loi le permet

8. Déclarations et garanties

8.1 Déclarations mutuelles

Chaque partie déclare et garantit que : (a) elle est dûment constituée et en règle ; (b) elle dispose des pleins pouvoirs et de l'autorité nécessaire pour conclure les présentes CGV/CGU et exécuter ses obligations ; et (c) les présentes CGV/CGU constituent des obligations valides, contraignantes et exécutoires conformément à leurs termes.

8.2 Déclarations du Client

Le Client déclare et garantit en outre que :

• Toutes les informations fournies à ExactFlow sont exactes et complètes

• Il a obtenu tous les consentements et autorisations nécessaires pour les Données du Client qu'il soumet à la Plateforme

• Son utilisation de la Plateforme ne viole aucune loi, réglementation ou droit de tiers applicable

• Il agit en qualité de professionnel et non en tant que consommateur aux fins des présentes CGV/CGU

9. Responsabilité et indemnisation

9.1 Limitation de responsabilité

La responsabilité totale et cumulée d'ExactFlow envers le Client découlant de ou liée aux présentes CGV/CGU ne dépassera pas le montant total des Frais payés par le Client au cours des douze (12) mois précédant immédiatement l'événement donnant lieu à la réclamation. ExactFlow ne sera pas responsable des dommages indirects, consécutifs, accessoires, spéciaux ou punitifs, des pertes de profits, des pertes de données ou des interruptions d'activité, que ExactFlow ait été ou non informée de la possibilité de tels dommages. Ces limitations reflètent une répartition raisonnable des risques et constituent une base essentielle de l'accord entre les parties.

9.2 Exceptions

Rien dans les présentes CGV/CGU ne limite ou n'exclut la responsabilité de l'une ou l'autre des parties en cas de : (a) décès ou préjudice corporel causé par sa propre négligence ; (b) fraude ou fausse déclaration frauduleuse ; (c) toute responsabilité qui ne peut être légalement limitée ou exclue en vertu du droit polonais ou européen impératif.

9.3 Indemnisation par le Client

Le Client indemnisera et dégagera de toute responsabilité ExactFlow, ses dirigeants, administrateurs, employés et agents face à l'ensemble des réclamations, dommages, pertes, responsabilités, coûts et dépenses (y compris les frais d'avocat raisonnables) découlant de : (a) une violation des présentes CGV/CGU par le Client ; (b) la violation des droits d'un tiers par les Données du Client ; (c) la violation de la loi applicable par le Client ; ou (d) l'utilisation par le Client d'intégrations de places de marché tierces.

10. Force Majeure

Aucune des parties ne sera considérée comme en rupture de contrat ou responsable de tout retard ou inexécution de ses obligations en vertu des présentes CGV/CGU si ce retard ou cette inexécution résulte d'un Cas de Force Majeure. Cela s'entend de tout événement échappant au contrôle raisonnable de la partie affectée, y compris les catastrophes naturelles, la guerre, le terrorisme, les émeutes, les pandémies, les mesures prises par les autorités gouvernementales ou réglementaires, les pannes de courant, les défaillances des télécommunications ou les défaillances des infrastructures de tiers.

La partie affectée doit : (a) informer rapidement l'autre partie du Cas de Force Majeure et de sa durée prévisible ; (b) déployer des efforts raisonnables pour en atténuer les effets ; et (c) reprendre l'exécution dès que cela est raisonnablement possible. Si un Cas de Force Majeure persiste pendant plus de 60 jours, l'une ou l'autre des parties peut résilier l'Accord sans responsabilité moyennant un préavis écrit de 14 jours.

11. Résiliation et conséquences

11.1 Résiliation pour motif légitime

Chaque partie peut résilier les présentes CGV/CGU avec effet immédiat par notification écrite si l'autre partie : (a) commet un manquement substantiel auquel il ne peut être remédié ; (b) commet un manquement substantiel auquel il peut être remédié mais ne le répare pas dans un délai de 14 jours à compter de la notification écrite ; ou (c) devient insolvable, fait l'objet d'une mise en liquidation, d'un redressement judiciaire, d'une liquidation judiciaire ou de procédures équivalentes en vertu de la loi applicable.

11.2 Effets de la résiliation

À la résiliation des présentes CGV/CGU pour quelque motif que ce soit :

• Toutes les licences accordées au Client prendront fin immédiatement

• Le Client doit cesser toute utilisation de la Plateforme et supprimer tous les documents téléchargés

• Le Client dispose de 30 jours pour exporter ses Données Client via les outils d'exportation de la Plateforme

• Tous les Frais impayés deviendront immédiatement exigibles et payables

• Les dispositions qui, par leur nature, doivent survivre à la résiliation resteront en vigueur, notamment les sections 6, 7, 9, 11.2 et 12

11.3 Absence de responsabilité en cas de résiliation régulière

La résiliation des présentes CGV/CGU conformément à leurs termes ne donne droit à aucune des parties à réclamer des dommages-intérêts ou des indemnités du seul fait de cette résiliation, sans préjudice des droits et obligations déjà acquis.

12. Governing Law, Jurisdiction, and Dispute Resolution

12.1 Governing Law

These T&C and all disputes arising from or in connection with them are governed by and construed in accordance with the laws of the Republic of Poland (in particular the Polish Civil Code — Kodeks cywilny), without regard to its conflict of law provisions. Applicable EU law, including the GDPR, EU AI Act, and eCommerce Directive, takes precedence where applicable.

12.2 Dispute Resolution — Amicable

The parties shall first attempt to resolve any dispute amicably through good-faith negotiation. Either party may initiate this process by delivering written notice specifying the nature of the dispute. The parties shall have 30 days from the date of notice to attempt resolution.

12.3 Jurisdiction

If amicable resolution fails, the parties submit to the exclusive jurisdiction of the competent courts of the city of Warsaw, Poland (Sąd właściwy dla m.st. Warszawy). ExactFlow retains the right to seek emergency injunctive relief in any court of competent jurisdiction.

12.4 Language

These T&C are drafted in English. In the event of any translation, the English version shall prevail.

13. Dispositions diverses

13.1 Notifications

Toutes les notifications formelles au titre des présentes CGV/CGU doivent être faites par écrit et envoyées par courrier électronique (à legal@exactflow.com pour ExactFlow, et à l'adresse électronique du compte enregistré pour le Client) ou par courrier recommandé aux adresses de siège social respectives. Les notifications prennent effet à la confirmation de leur réception ou, si elles sont envoyées par voie postale, trois (3) jours ouvrables après leur expédition.

13.2 Cession

Le Client ne peut céder, transférer ou déléguer ses droits ou obligations en vertu des présentes CGV/CGU sans le consentement écrit préalable d'ExactFlow. ExactFlow peut céder le présent Contrat à une filiale ou dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou de la vente de la quasi-totalité de ses actifs, moyennant notification écrite.

13.3 Divisibilité des clauses

Si une disposition des présentes CGV/CGU est jugée invalide, illégale ou inapplicable, cette disposition sera modifiée dans la mesure minimale nécessaire pour la rendre applicable, et toutes les autres dispositions resteront pleinement en vigueur.

13.4 Absence de renonciation

Le fait pour une partie de tarder à exercer ou de ne pas exercer un droit ou un recours en vertu des présentes CGV/CGU ne saurait constituer une renonciation à ce droit ou recours.

13.5 Indépendance des parties

Rien dans les présentes CGV/CGU ne crée d'association, de coentreprise (joint-venture), de relation de travail ou de mandat entre ExactFlow et le Client. Chaque partie agit en tant que contractant indépendant.

13.6 Droits des tiers

Les présentes CGV/CGU sont conclues exclusivement au bénéfice des parties signataires. Aucun tiers ne dispose de droits ou de recours au titre des présentes.

14. Contact

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