CONDITIONS GÉNÉRALES DE SERVICE

Date d'entrée en vigueur : 1er avril 2026 | Version 1.0

AVIS IMPORTANT : Veuillez lire attentivement ces Conditions Générales de Service avant d'accéder à ou d'utiliser la plateforme ExactFlow. En enregistrant un compte, en vous abonnant à un forfait ou en accédant de toute autre manière à nos services, vous acceptez (en votre nom et au nom de l'entité commerciale que vous représentez) d'être légalement lié par ces Conditions. Si vous ne les acceptez pas, vous ne devez pas accéder à ou utiliser la plateforme ExactFlow.

1. Définitions

Dans les présentes Conditions Générales de Service, les termes suivants auront la signification définie ci-dessous :

2. Partie Contractante et Éligibilité

2.1 Parties

Les présentes Conditions Générales de Service constituent un accord juridiquement contraignant entre ExactFlow p.s.a. et le Client. Le Contrat est conclu dès l'acceptation de ces Conditions par le Client, que ce soit en cliquant sur un bouton « J'accepte », en complétant le processus d'inscription ou en accédant à la Plateforme pour la première fois.

2.2 Éligibilité

L'accès à la Plateforme est autorisé uniquement aux :

• Entités juridiques enregistrées et en règle au regard de la loi applicable

• Entrepreneurs individuels (przedsiębiorcy) enregistrés en Pologne ou dans un autre État membre de l'UE/EEE

• Autres entités commerciales disposant de la pleine capacité juridique pour conclure des contrats contraignants

La Plateforme n'est pas disponible pour une utilisation par des consommateurs privés agissant en dehors d'une activité commerciale, industrielle ou professionnelle. En acceptant ces Conditions, vous déclarez agir à des fins professionnelles.

2.3 Pouvoir de Représentation

Si vous acceptez ces Conditions au nom d'une entité juridique, vous déclarez que vous disposez de l'autorité nécessaire pour engager cette entité. Si vous ne disposez pas de cette autorité, vous ne devez pas accepter ces Conditions ni utiliser la Plateforme.

3. Inscription et Sécurité du Compte

3.1 Inscription

Pour accéder à la Plateforme, le Client doit créer un Compte en fournissant des informations d'inscription exactes, à jour et complètes. Le Client s'engage à maintenir et à mettre à jour rapidement ces informations. ExactFlow se réserve le droit de refuser l'inscription ou de suspendre un Compte si les informations fournies s'avèrent fausses, trompeuses ou incomplètes.

3.2 Utilisateurs Autorisés

Le Client puede accorder un accès aux Utilisateurs Autorisés dans les limites de son forfait d'Abonnement. Le Client est seul responsable de :

• S'assurer que les Utilisateurs Autorisés respectent les présentes Conditions

• Gérer et révoquer l'accès des utilisateurs rapidement lors des changements de personnel

• Toutes las actions entreprises par les Utilisateurs Autorisés sous le Compte du Client

3.3 Sécurité du Compte

Le Client est responsable du maintien de la confidentialité de ses identifiants de Compte. Le Client doit : (a) utiliser des mots de passe forts et uniques ; (b) activer l'authentification multifacteur lorsqu'elle est disponible ; (c) informer ExactFlow immédiatement à l'adresse security@exactflow.com en cas de découverte de tout accès non autorisé ou de suspicion de faille de sécurité. ExactFlow ne sera pas responsable des pertes découlant de l'utilisation non autorisée des identifiants de Compte si le Client n'a pas pris de précautions de sécurité raisonnables.

4. Forfaits d'Abonnement, Frais et Paiement

4.1 Forfaits d'Abonnement

ExactFlow propose plusieurs niveaux d'Abonnement décrits sur notre page de tarification à l'adresse www.exactflow.com/en/pricing. Les fonctionnalités, l'accès aux agents IA, les limites d'intégration et les quotas d'utilisateurs varient selon le forfait. ExactFlow se réserve le droit de modifier, d'interrompre ou d'introduire de nouveaux forfaits, moyennant un préavis raisonnable aux Clients existants.

4.2 Frais et Facturation

Tous les Frais sont indiqués et facturés en Zlotys polonais (PLN) ou en Euros (EUR) comme convenu au moment de l'achat, hors TVA applicable. Pour les Clients assujettis à la TVA en Pologne, les factures incluront la TVA au taux applicable selon la loi polonaise (Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Les Frais sont payables :

• Abonnements mensuels : d'avance le premier jour de chaque période de facturation mensuelle

• Abonnements annuels : d'avance pour toute la période annuelle lors de la souscription

4.3 Moyens de Paiement

Les paiements sont acceptés par carte de crédit/débit, virement bancaire (przelew bankowy) ou par d'autres méthodes mises à disposition sur la Plateforme. Toutes les transactions par carte de paiement sont traitées par des prestataires de services de paiement tiers certifiés. ExactFlow ne stocke pas les numéros de carte complets.

4.4 Retard de Paiement

Si le paiement n'est pas reçu à la date d'échéance, ExactFlow peut : (a) facturer des intérêts de retard légaux au taux prescrit par la loi polonaise (Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych) ; (b) suspendre l'accès à la Plateforme après un préavis écrit de 7 jours ; et (c) résilier le Contrat après un nouveau délai de 14 jours sans paiement.

4.5 Remboursements et Annulation

Les Frais payés pour les Abonnements mensuels ne sont pas remboursables une fois la période de facturation commencée. Pour les Abonnements annuels annulés dans les 14 jours suivant l'achat initial et avant toute utilisation matérielle des Services, un remboursement complet peut être demandé. Une annulation après 14 jours ou après une utilisation matérielle entraînera le maintien de l'accès jusqu'à la fin de la période annuelle payée, sans aucun remboursement. Cette clause n'affecte pas les droits légaux de rétractation.

4.6 Modification des Tarifs

ExactFlow fournira un préavis écrit d'au moins 30 jours avant tout changement de tarif. Le fait de continuer à utiliser la Plateforme après l'entrée en vigueur du nouveau tarif constitue une acceptation de la tarification révisée.

5. Concession de Licence et Usage Autorisé

5.1 Licence

Sous réserve du respect par le Client des présentes Conditions et du paiement ponctuel des Frais, ExactFlow accorde au Client une licence limitée, non exclusive, non transférable et révocable d'accéder à et d'utiliser la Plateforme et les Services pendant la Durée d'Abonnement pour ses opérations commerciales internes.

5.2 Restrictions

Le Client ne doit pas, et doit veiller à ce que les Utilisateurs Autorisés ne fassent pas ce qui suit :

• Revendre, sous-licencier, louer ou mettre la Plateforme à la disposition de tiers (sauf accord écrit exprès)

• Faire de l'ingénierie inverse, décompiler, désassembler ou tenter de dériver le code source de la Plateforme

• Copier, modifier ou créer des œuvres dérivées de la Plateforme ou de sa Documentation

• Supprimer, modifier ou masquer les mentions de propriété ou les étiquettes sur la Plateforme

• Utiliser la Plateforme pour développer un produit ou un service concurrent

• Contourner ou désactiver les fonctionnalités de sécurité, de contrôle d'accès ou de surveillance de l'utilisation

• Utiliser la Plateforme d'une manière qui viole les lois ou réglementations applicables

• Télécharger ou transmettre tout code malveillant, virus ou autre contenu nuisible

• Utiliser des moyens automatisés pour extraire, récupérer (scraping) ou collecter des données de la Plateforme au-delà de l'utilisation autorisée de l'API

5.3 Agents IA – Conditions Spécifiques

L'utilisation des Agents IA d'ExactFlow est soumise à : (a) la fourniture par le Client de données d'entrée exactes et licites ; (b) le fait que le Client conserve la responsabilité des décisions commerciales finales basées sur les résultats de l'IA ; (c) la non-utilisation des Agents IA d'une manière qui pourrait produire des résultats illégaux, trompeurs ou nuisibles ; et (d) le respect des exigences applicables en matière de gouvernance de l'IA en vertu de la législation de l'UE, y compris, le cas échéant, le Règlement (UE) 2024/1689 (Règlement sur l'IA de l'UE).

6. Données Client et Traitement des Données

6.1 Propriété

Entre les parties, le Client conserve tous les droits de propriété sur les Données Client. ExactFlow ne revendique aucune propriété sur les Données Client. Le Client accorde à ExactFlow une licence limitée et mondiale pour traiter les Données Client uniquement dans le but de fournir et d'améliorer les Services pendant la Durée d'Abonnement.

6.2 Accord sur le Traitement des Données

Dans la mesure où ExactFlow traite des données à caractère personnel pour le compte du Client (en qualité de sous-traitant), les parties sont régies par l'Accord sur le Traitement des Données (ATD / DPA) d'ExactFlow, qui fait partie intégrante du présent Contrat et est disponible sur www.exactflow.com/en/dpa. Le DPA définit l'objet, la nature, la finalité et la durée du traitement conformément à l'article 28 du RGPD.

6.3 Obligations Relatives aux Données Client

Le Client garantit et déclare que :

• Il dispose de tous les droits, consentements et autorisations nécessaires pour soumettre les Données Client à la Plateforme

• Les Données Client n'enfreignent pas la propriété intellectuelle, la vie privée ou d'autres droits d'un tiers

• Les Données Client ne contiennent aucun contenu illégal, diffamatoire, obscène ou nuisible

• Il dispose d'une base légale en vertu du RGPD pour toutes les données personnelles incluses dans les Données Client

6.4 Sauvegarde des Données

ExactFlow maintient des procédures de sauvegarde dans le cadre de ses processus de continuité d'activité. Cependant, il incombe au Client de maintenir ses propres sauvegardes indépendantes de ses données critiques. ExactFlow n'est pas responsable de la perte de données résultant du manquement du Client à maintenir des sauvegardes adéquates.

7. Propriété Intellectuelle

ExactFlow et ses concédants de licence conservent tous les droits, titres et intérêts relatifs à la Plateforme, y compris tous les logiciels, modèles d'IA, algorithmes, interfaces, documentations, marques commerciales et toute autre propriété intellectuelle qui y est intégrée. Rien dans les présentes Conditions ne transfère de droits de propriété intellectuelle au Client, à l'exception de la licence limitée expressément accordée à la Section 5.1.

Le nom ExactFlow, le logo et les noms des agents IA (Axel, Zane, Tesa, Raya, Nia, Kai) sont des marques déposées d'ExactFlow p.s.a. Le Client ne doit pas utiliser ces marques sans le consentement écrit préalable d'ExactFlow.

Tout commentaire, suggestion ou idée fourni par le Client concernant la Plateforme pourra être utilisé par ExactFlow sans aucune obligation envers le Client.

8. Intégrations avec les Places de Marché (Marketplaces)

La Plateforme prend en charge les intégrations avec des places de marché et des plateformes tierces (par exemple, Amazon, eBay, Shopify, Allegro, AliExpress, Flipkart, Lazada, Mercari, Ozon, Shopee, Walmart, Wayfair). Le Client reconnaît que :

• Les intégrations avec des places de marché tierces sont soumises aux conditions et politiques de ces plateformes, pour lesquelles ExactFlow décline toute responsabilité

• ExactFlow ne garantit pas une connectivité ininterrompue avec les plateformes tierces, celles-ci étant hors du contrôle d'ExactFlow

• Les modifications apportées aux API ou aux politiques de tiers peuvent affecter les fonctionnalités de l'intégration ; ExactFlow déploiera des efforts commercialement raisonnables pour maintenir la compatibilité

• Le Client est seul responsable de sa conformité avec les conditions d'utilisation de toutes les places de marché tierces qu'il connecte à la Plateforme

• ExactFlow n'est pas partie aux transactions entre le Client et les exploitants de places de marché ou les consommateurs finaux

9. Niveaux de Service et Disponibilité

9.1 Disponibilité du Service

ExactFlow vise une disponibilité de la plateforme de 99,5 % mesurée mensuellement, hors fenêtres de maintenance planifiées. Les maintenances planifiées seront communiquées au moins 48 heures à l'avance via le tableau de bord de la Plateforme ou par e-mail.

9.2 Support

ExactFlow fournit un support technique aux Clients conformément au niveau de support inclus dans leur Abonnement. Le support est disponible via le centre d'aide intégré à la Plateforme, par e-mail et (pour los forfaits Enterprise) via un gestionnaire de compte dédié. Les objectifs de temps de réponse sont détaillés dans la Politique de Support d'ExactFlow.

9.3 Pas de Garantie de Disponibilité Absolue

ExactFlow ne garantit pas un accès ininterrompu ou sans erreur à la Plateforme. La Plateforme est fournie « en l'état » et « selon disponibilité ». ExactFlow déploiera des efforts commercialement raisonnables pour rétablir le service rapidement en cas de pannes imprévues.

10. Suspension et Résiliation

10.1 Résiliation par le Client

Le Client peut résilier son Abonnement à tout moment en envoyant un préavis écrit via les paramètres du Compte. La résiliation prend effet à la fin de la Durée d'Abonnement alors en cours. Aucun remboursement n'est dû pour la période restante d'un Abonnement annuel, sauf disposition contraire à la Section 4.5.

10.2 Résiliation ou Suspension par ExactFlow

• Le Client enfreint une disposition essentielle des présentes Conditions et ne remédie pas à ce manquement dans les 14 jours suivant une notification écrite

• Le Client ne paie pas les Frais comme spécifié à la Section 4.4

• ExactFlow a des motifs raisonnables de croire que le Client utilise la Plateforme à des fins frauduleuses, illégales ou nuisibles

• ExactFlow y est contrainte par la loi applicable ou par une autorité compétente

• La poursuite du service exposerait ExactFlow ou ses autres clients à des risques juridiques, financiers ou de réputation

10.3 Effets de la Résiliation

En cas de résiliation : (a) la licence accordée en vertu de la Section 5.1 cesse immédiatement ; (b) le Client doit cesser toute utilisation de la Plateforme ; (c) le Client peut exporter ses Données Client dans les 30 jours suivant la résiliation à l'aide des outils d'exportation de la Plateforme ; (d) après 30 jours, ExactFlow peut supprimer définitivement les Données Client conformément à son calendrier de conservation ; et (e) les Frais impayés restent dus et payables.

11. Garanties et Exclusions de Responsabilité

11.1 Garanties d'ExactFlow

ExactFlow garantit que : (a) elle a le droit et l'autorité nécessaires pour conclure le présent Contrat ; (b) la Plateforme sera matériellement conforme à sa Documentation pendant la Durée d'Abonnement ; et (c) ExactFlow mettra en œuvre et maintiendra des mesures de sécurité commercialement appropriées, telles que décrites dans la Politique de Confidentialité.

11.2 Exclusions de Responsabilité

SAUF DISPOSITION EXPRESSE DANS LES PRÉSENTES, LA PLATEFORME ET LES SERVICES SONT FOURNIS « EN L'ÉTAT », SANS GARANTIE D'AUCUNE SORTE. EXACTFLOW DÉCLINE EXPRESSEMENT TOUTE GARANTIE IMPLICITE, Y COMPRIS LES GARANTIES DE QUALITÉ MARCHANDE, D'ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER ET DE NON-CONTREFAÇON. EXACTFLOW NE GARANTIT PAS QUE LA PLATEFORME SERA SANS ERREUR, ININTERROMPUE, NI QUE LES RÉSULTATS DES AGENTS IA SERONT EXACTS, COMPLETS OU ADAPTÉS À UNE DÉCISION COMMERCIALE PARTICULIÈRE.

Les recommandations, analyses et actions automatisées générées par l'IA sont fournies en tant qu'outils pour aider aux opérations commerciales du Client et ne constituent pas des conseils professionnels financiers, juridiques, comptables ou commerciaux. Le Client reste seul responsable de toutes les décisions commerciales prises en s'appuyant sur les résultats des Agents IA.

12. Limitation de Responsabilité

DANS LA MESURE MAXIMALE AUTORISÉE PAR LA LOI APPLICABLE (Y COMPRIS LE CODE CIVIL POLONAIS (KODEKS CYWILNY) ET LA LÉGISLATION SUR LA PROTECTION DES CONSOMMATEURS LE CAS ÉCHÉANT) :

LA RESPONSABILITÉ CUMULÉE TOTALE D'EXACTFLOW DÉCOULANT DE OU LIÉE AU PRÉSENT CONTRAT NE POURRA EXCÉDER LE MONTANT TOTAL DES FRAIS PAYÉS PAR LE CLIENT À EXACTFLOW AU COURS DES DOUZE (12) MOIS PRÉCÉDANT IMMÉDIATEMENT L'ÉVÉNEMENT DONNANT LIEU À LA RÉCLAMATION.

EXACTFLOW NE SERA RESPONSABLE D'AUCUN DOMMAGE INDIRECT, ACCESSOIRE, SPÉCIAL, CONSÉCUTIF, EXEMPLAIRE OU PUNITIF, Y COMPRIS LES PERTES DE PROFITS, PERTES DE REVENUS, PERTES DE DONNÉES OU INTERRUPTION D'ACTIVITÉ, MÊME SI ELLE A ÉTÉ INFORMÉE DE LA POSSIBILITÉ DE TELS DOMMAGES.

Les limitations ci-dessus ne s'appliqueront pas à : (a) la responsabilité en cas de décès ou de blessures corporelles causés par la négligence d'ExactFlow ; (b) la responsabilité pour fraude ou fausse déclaration frauduleuse ; ou (c) toute autre responsabilité qui ne peut être exclue ou limitée en vertu de la loi impérative applicable.

13. Indemnisation

Le Client défendra, indemnisera et dégagera de toute responsabilité ExactFlow, ses sociétés affiliées, ses dirigeants, employés et agents face à toute réclamation, dommage, perte, responsabilité, coût et dépense (y compris les frais de justice raisonnables) découlant de ou liés à :

• La violation des présentes Conditions par le Client

• L'infraction des Données Client aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits d'un tiers

• L'utilisation non autorisée de la Plateforme par le Client ou la violation de toute loi applicable

• L'utilisation par le Client d'intégrations avec des places de marché tierces en violation de leurs conditions respectives

14. Confidentialité

Chaque partie s'engage à préserver la confidentialité des Informations Confidentielles de l'autre partie (définies comme les informations non publiques divulguées qui sont marquées comme confidentielles ou qui doivent raisonnablement être comprises comme telles) et à n'utiliser ces informations que pour les besoins du présent Contrat. Chaque partie protégera les Informations Confidentielles avec un degré de soin au moins équivalent à celui qu'elle utilise pour ses propres informations confidentielles, et en aucun cas inférieur à un degré de soin raisonnable. Cette obligation ne s'applique pas aux informations qui : (a) sont ou deviennent publiquement connues sans violation du présent Contrat ; (b) étaient légitimement connues avant leur divulgation ; (c) sont développées indépendamment ; ou (d) doivent être divulguées par la loi ou sur ordre d'un tribunal, sous réserve d'en informer rapidement l'autre partie lorsque cela est autorisé.

15. Droit Applicable et Règlement des Différends

15.1 Droit Applicable

Les présentes Conditions et tout litige découlant de ou en relation avec celles-ci seront régis et interprétés conformément aux lois de la République de Pologne, sans égard aux principes de conflit de lois. Lorsque le droit de l'UE s'applique, y compris le RGPD et le règlement sur l'IA de l'UE, cette législation prévaut.

15.2 Juridiction

Les parties se soumettent à la compétence exclusive des tribunaux compétents de Varsovie, Pologne (Sąd właściwy dla m.st. Warszawy) pour la résolution de tout litige découlant de ou en relation avec les présentes Conditions, sauf qu'ExactFlow peut demander des mesures d'urgence ou d'autres recours équitables devant tout tribunal compétent.

15.3 Résolution Amiable

Avant d'engager des poursuites judiciaires, les parties conviennent de tenter de résoudre tout différend à l'amiable par des négociations de bonne foi pendant une période d'au moins 30 jours à compter de la date à laquelle une partie notifie le différend à l'autre.

16. Dispositions Générales

16.1 Intégralité de l'Accord

Les présentes Conditions, ainsi que la Politique de Confidentialité, le DPA, le Bon d'Abonnement et tout Avenant applicable, constituent l'intégralité de l'accord entre les parties concernant le sujet traité et remplacent toutes les négociations, déclarations et accords antérieurs.

16.2 Modifications

ExactFlow se réserve le droit de modifier les présentes Conditions à tout moment. Les modifications importantes seront communiquées par e-mail et/ou par notification sur la Plateforme au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. Le fait de continuer à utiliser la Plateforme après la date d'entrée en vigueur des modifications constitue une acceptation de celles-ci.

16.3 Force Majeure

Aucune des parties ne sera responsable des retards ou des manquements d'exécution résultant de circonstances indépendantes de leur volonté raisonnable, y compris, mais sans s'y limiter, les catastrophes naturelles, les actes gouvernementaux, les troubles civils, les cyberattaques, les pandémies ou les défaillances de fournisseurs d'infrastructures tiers, à condition que la partie affectée en informe rapidement l'autre et déploie des efforts raisonnables pour en minimiser l'impact.

16.4 Cession

Le Client ne peut céder ou transférer aucun droit ou obligation en vertu des présentes Conditions sans le consentement écrit préalable d'ExactFlow. ExactFlow peut céder ses droits et obligations à une filiale ou dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou de la vente de la quasi-totalité de ses actifs, sur notification écrite au Client.

16.5 Renonciation et Divisibilité

Le fait pour ExactFlow de ne pas appliquer une disposition des présentes Conditions ne constitue pas une renonciation. Si une disposition est jugée inapplicable, elle sera modifiée dans la mesure minimale nécessaire pour la rendre applicable, et toutes les autres dispositions resteront pleinement en vigueur.

16.6 Notifications

Les notifications en vertu des présentes Conditions doivent être faites par écrit et délivrées par e-mail (avec accusé de réception ou absence d'erreur de livraison) ou par courrier recommandé. Les notifications à ExactFlow doivent être adressées à legal@exactflow.com ou à l'adresse du siège social. Les notifications au Client seront envoyées à l'adresse e-mail enregistrée sur le Compte.

17. Contact

— FIN DES CONDITIONS GÉNÉRALES DE SERVICE —