POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Date d'entrée en vigueur : 1er avril 2026 | Version 1.0

COORDONNÉES DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT

1. Introduction et champ d'application

ExactFlow p.s.a. (« ExactFlow », « nous », « notre » ou « nos ») s'engage à protéger la vie privée et les données personnelles de toutes les personnes qui interagissent avec notre plateforme, notre site internet et nos services. La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, stockons, partageons et protégeons les données personnelles, conformément aux textes suivants :

• Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (Règlement général sur la protection des données – GDPR)

• Loi du 10 mai 2018 sur la protection des données personnelles (Dz.U. 2018 poz. 1000, as amended)

• Loi du 18 juillet 2002 sur la fourniture de services par voie électronique (Dz.U. 2002 Nr 144, poz. 1204, as amended)

• Loi du 16 juillet 2004 – Droit des télécommunications (Dz.U. 2004 Nr 171, poz. 1800, as amended)

• Toute autre législation nationale ou européenne applicable en matière de protection des données

La présente Politique de confidentialité s'applique à tous les utilisateurs de la plateforme ExactFlow, notamment les clients professionnels enregistrés, leurs utilisateurs autorisés, les visiteurs de notre site internet, les clients potentiels, ainsi que les tiers dont nous pouvons être amenés à traiter les données dans le cadre de la fourniture de nos services. En accédant à nos services ou en les utilisant, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Politique de confidentialité.

2. Catégories de données personnelles que nous collectons

2.1 Données que vous nous fournissez directement

Lors de votre inscription, de votre abonnement ou de vos interactions avec ExactFlow, nous collectons :

• Données d'identité : nom complet, intitulé du poste, rôle au sein de votre organisation

• Données de contact : adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone, adresse postale

• Identifiants de compte : nom d'utilisateur, mot de passe haché, jetons d'authentification

• Données de facturation et de paiement : dénomination sociale, numéro d'identification TVA (NIP), adresse de facturation, détails du mode de paiement (traitement via des prestataires de paiement certifiés)

• Données de communication : messages, tickets d'assistance, commentaires et correspondance avec notre équipe

2.2 Données collectées automatiquement

Lorsque vous accédez à notre plateforme ou à notre site internet, nous pouvons collecter automatiquement :

• Données techniques : adresse IP, type et version du navigateur, système d'exploitation, identifiants d'appareil

• Données d'utilisation : pages visitées, fonctionnalités utilisées, durée de session, données de flux de clics, journaux d'erreurs

• Données de cookies et de suivi : comme décrit dans notre Politique relative aux cookies distincte

• Données de journal : journaux de serveur, enregistrements d'accès et informations de diagnostic

2.3 Données provenant d'intégrations tierces

Lorsque vous connectez ExactFlow à des places de marché tierces, des systèmes ERP, des prestataires logistiques ou d'autres plateformes, nous pouvons recevoir les données nécessaires à la réalisation de l'intégration, notamment les données de commandes, les listes de produits, les chiffres de stock, les coordonnées des clients issus de vos comptes de place de marché et les informations d'expédition. Il vous appartient de vous assurer que vous disposez de l'autorité appropriée et d'une base juridique légale pour nous communiquer de telles données.

3. Finalités et bases juridiques du traitement

4. Intelligence artificielle et traitement automatisé

La plateforme ExactFlow intègre des agents IA (Axel, Zane, Tesa, Raya, Nia et Kai) qui effectuent un traitement automatisé des données afin d'assurer les fonctionnalités essentielles du service. Nous vous informons des éléments suivants :

4.1 Nature du traitement automatisé

Nos agents IA traitent des données opérationnelles d'entreprise, notamment l'historique des commandes, les enregistrements de stock, les données financières, les tendances des ventes et les enregistrements liés aux ressources humaines, afin de générer des analyses, des recommandations et des actions automatisées en votre nom. Ce traitement est effectué sur vos instructions et sous votre direction en tant que responsable du traitement des données de vos clients.

4.2 Absence de décisions individuelles entièrement automatisées produisant des effets juridiques

ExactFlow ne soumet pas les personnes physiques à des décisions entièrement automatisées produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires au sens de l'article 22 du GDPR, sans examen humain. Toutes les recommandations substantielles générées par l'IA requièrent une confirmation humaine avant exécution, sauf si l'Administrateur de compte en a expressément décidé autrement avec les garanties appropriées.

4.3 Entraînement de l'IA

Nous n'utilisons pas vos données commerciales spécifiques ni les données personnelles de vos clients pour entraîner nos modèles d'IA généraux sans votre consentement écrit explicite. Des statistiques de performance agrégées et anonymisées peuvent être utilisées pour améliorer les performances du système, conformément à nos intérêts légitimes.

5. Partage des données et destinataires

Nous partageons les données personnelles uniquement lorsque cela est nécessaire et avec des garanties appropriées :

5.1 Prestataires de services (sous-traitants)

Nous faisons appel à des sous-traitants soigneusement sélectionnés pour soutenir nos activités, notamment des fournisseurs d'infrastructure cloud (établis dans l'UE ou disposant de mécanismes de transfert appropriés), des prestataires de paiement certifiés selon les normes PCI-DSS, des services d'envoi d'e-mails, des plateformes d'assistance client et des fournisseurs d'analyses. Tous les sous-traitants sont liés par des Accords de traitement des données (ATD) conformes à l'article 28 du GDPR.

5.2 Intégrations tierces

Lorsque vous activez des intégrations de places de marché ou de plateformes (p. ex. Amazon, eBay, Shopify, Allegro), les données sont échangées avec ces plateformes conformément à vos instructions. ExactFlow agit en tant que sous-traitant en ce qui concerne ces échanges.

5.3 Divulgations légales et réglementaires

Nous pouvons divulguer des données personnelles lorsque la loi, une ordonnance judiciaire ou une demande des autorités de régulation polonaises ou européennes l'exige, notamment le Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Nous vous informerons de toute demande de ce type, sauf interdiction légale.

5.4 Opérations sur le capital

En cas de fusion, d'acquisition ou de cession de tout ou partie de l'activité d'ExactFlow, les données personnelles peuvent être transférées à l'entité successeur, sous réserve du même niveau de protection que celui prévu par la présente Politique et par le droit applicable.

6. Transferts internationaux de données

ExactFlow est établie en Pologne et traite les données principalement au sein de l'Espace économique européen (EEE). Lorsque des données sont transférées hors de l'EEE, nous garantissons une protection adéquate par un ou plusieurs des mécanismes suivants :

• Décisions d'adéquation de la Commission européenne

• Clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne (Commission Implementing Decision (EU) 2021/914)

• Règles d'entreprise contraignantes, le cas échéant

• Dérogations spécifiques au titre de l'article 49 du GDPR, dans les cas autorisés

Vous pouvez demander une copie du mécanisme de transfert applicable en nous contactant à l'adresse privacy@exactflow.com.

7. Sécurité des données

ExactFlow met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles de niveau entreprise pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, divulgation, altération ou destruction, notamment :

• Chiffrement en transit (TLS 1.2 ou supérieur) et au repos (AES-256)

• Contrôle d'accès basé sur les rôles et principe du moindre privilège

• Authentification multifacteur pour l'accès à la plateforme

• Tests de pénétration réguliers et évaluations des vulnérabilités

• Pratiques de gestion de la sécurité de l'information alignées sur ISO 27001

• Formation complète des employés à la protection des données

• Planification de la continuité des activités et de la reprise après sinistre

En cas de violation de données personnelles présentant un risque pour vos droits et libertés, nous vous en informerons sans délai indu et, si nécessaire, notifierons la UODO dans les 72 heures suivant la découverte de la violation, conformément à l'article 33 du GDPR.

8. Vos droits en tant que personne concernée

En vertu du GDPR et du droit polonais applicable, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

Pour exercer l'un de vos droits, veuillez nous contacter à l'adresse privacy@exactflow.com. Nous répondrons dans un délai d'un mois civil à compter de la réception de votre demande. Dans les cas complexes, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois supplémentaires en vous en informant. Nous pouvons vérifier votre identité avant de traiter votre demande.

9. Cookies et technologies de suivi

Nous utilisons des cookies et des technologies de suivi similaires sur notre site internet et notre plateforme. Des informations détaillées sur les cookies que nous utilisons, leurs finalités et la gestion de vos préférences figurent dans notre Politique relative aux cookies distincte, disponible à l'adresse www.exactflow.com/en/cookie. En résumé :

• Les cookies strictement nécessaires sont utilisés pour activer les fonctionnalités essentielles et ne peuvent être désactivés.

• Les cookies analytiques/de performance nous aident à comprendre comment les visiteurs utilisent notre plateforme (nécessite un consentement).

• Les cookies de marketing/ciblage peuvent être utilisés pour diffuser des publicités pertinentes (nécessite un consentement).

Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies à tout moment via notre Gestionnaire de consentement aux cookies ou les paramètres de votre navigateur.

10. Données des mineurs

Les services d'ExactFlow sont destinés exclusivement aux clients professionnels (B2B) et ne sont pas destinés aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès de mineurs. Si vous pensez que nous avons involontairement collecté de telles données, veuillez contacter privacy@exactflow.com et nous les supprimerons dans les meilleurs délais.

11. Conservation des données

Nous conservons les données personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, y compris pour satisfaire aux exigences légales, comptables ou de reporting. Les durées de conservation spécifiques applicables à chaque catégorie de traitement sont indiquées à la Section 3. À l'expiration de la durée de conservation applicable, les données personnelles sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées conformément à notre Politique de conservation des données.

12. Modifications de la présente Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les modifications de nos activités de traitement, du droit applicable ou des meilleures pratiques. Nous informerons les titulaires de comptes enregistrés de toute modification substantielle par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La Politique mise à jour sera également publiée sur notre site internet avec la date d'entrée en vigueur révisée. La poursuite de l'utilisation de nos services après la date d'entrée en vigueur des modifications vaut acceptation de la Politique mise à jour.

13. Contact et réclamations

Pour toute question, préoccupation ou demande relative à la présente Politique de confidentialité ou à nos activités de traitement des données, veuillez contacter :

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