Hinweis zur KI-Nutzung der ExactFlow p.s.a.

ExactFlow entwickelt und betreibt KI-Systeme in Übereinstimmung mit den folgenden Grundsätzen, die sich aus dem EU-KI-Gesetz und den OECD-KI-Grundsätzen ableiten:

• Menschliche Aufsicht — alle Ausgaben von KI-Agenten mit wesentlichen geschäftlichen Konsequenzen erfordern eine menschliche Überprüfung vor der Ausführung
• Transparenz — wir legen offen, wenn KI an Entscheidungen beteiligt ist, die Kunden, Benutzer oder Endkunden betreffen
• Genauigkeit und Robustheit — unsere KI-Systeme werden kontinuierlich getestet, überwacht und verbessert
• Datenschutz durch Technikgestaltung — KI-Systeme verarbeiten nur die für jede Funktion minimal erforderlichen Daten
• Nichtdiskriminierung — KI-Ausgaben werden auf unverhältnismäßige Auswirkungen überwacht und dort korrigiert, wo sie festgestellt werden
• Rechenschaftspflicht — ExactFlow führt Dokumentations- und Governance-Aufzeichnungen für alle KI-Systeme

ExactFlow betreibt sechs proprietäre KI-Agenten, die in die SaaS-Plattform eingebettet sind. Dabei handelt es sich um zweckgebundene Entscheidungsunterstützungswerkzeuge, keine Allzweck-KI-Modelle. Alle sechs Agenten werden in einer unterstützenden Kapazität eingesetzt — sie ergänzen die menschliche Entscheidungsfindung, ersetzen sie jedoch nicht.

Keiner der KI-Agenten von ExactFlow wird in seinem standardmäßigen Marketplace- und Plattform-Einsatzkontext als Hochrisiko-KI-System gemäß Anhang III des EU-KI-Gesetzes eingestuft. ExactFlow führt jährliche KI-Risikoklassifizierungsüberprüfungen durch. Sollte sich ein Einsatzkontext in einer Weise ändern, die eine Hochrisikoklassifizierung auslöst, wird ExactFlow die betroffenen Kunden benachrichtigen und die nach dem EU-KI-Gesetz erforderlichen zusätzlichen Pflichten umsetzen.

Jeder KI-Agent verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im nachfolgend beschriebenen Umfang. Die gesamte Verarbeitung personenbezogener Daten durch KI-Agenten unterliegt der Datenschutzrichtlinie von ExactFlow und, sofern ExactFlow im Auftrag des Kunden als Auftragsverarbeiter tätig ist, dem Datenverarbeitungsvertrag (DPA).

ExactFlow bestätigt, dass keiner seiner KI-Agenten ausschließlich automatisierte Einzelentscheidungen trifft, die rechtliche Wirkung entfalten oder Personen in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen, im Sinne von DSGVO Artikel 22. Im Einzelnen:

• Entscheidungen zur Kontosperrung unterliegen der Überprüfung durch einen menschlichen Compliance-Beauftragten
• Genehmigungen oder Ablehnungen von Rückerstattungen oberhalb konfigurierter Schwellenwerte erfordern menschliche Genehmigung
• Betrugskennzeichnungen, die von KI-Systemen generiert werden, werden von einem menschlichen Team überprüft, bevor Durchsetzungsmaßnahmen ergriffen werden
• Beschäftigungsbezogene Empfehlungen von Nia erfordern eine dokumentierte menschliche Genehmigung
• Kreditwürdigkeits- oder Zahlungsrisikobewertungen werden nicht ausschließlich von KI-Systemen vorgenommen

Wenn automatisierte Systeme eine Kennzeichnung, Bewertung oder Empfehlung generieren, die zu einer Entscheidung führt, die eine Person betrifft, kann diese Person eine menschliche Überprüfung der Entscheidung beantragen, indem sie sich an privacy@exactflow.com wendet. Wir werden innerhalb eines Kalendermonats antworten.

Wenn Kunden Axel als verbraucherorientiertes KI-Chatbot oder als Messaging-Agenten einsetzen, gelten die folgenden Transparenzpflichten gemäß Artikel 50 des EU-KI-Gesetzes:

• Axel muss so konfiguriert sein, dass er sich als KI-System ausweist, wenn eine natürliche Person direkt und ernsthaft fragt, ob sie mit einem Menschen oder einer KI interagiert
• Kunden dürfen Axel nicht so konfigurieren, dass er bestreitet, ein KI-System zu sein, oder vorgibt, ein Mensch zu sein
• Wenn Axel in einem Kontext eingesetzt wird, in dem eine vernünftige Person irrtümlich annehmen könnte, mit einem Menschen zu kommunizieren, muss ein sichtbarer KI-Hinweis angezeigt werden
• ExactFlow stellt Kunden konforme Offenlegungsvorlagen und Konfigurationshandbücher im Bereich KI-Governance der Plattform zur Verfügung

Kunden sind dafür verantwortlich sicherzustellen, dass ihr Einsatz von Axel den Transparenzanforderungen des EU-KI-Gesetzes und etwaigen anwendbaren nationalen Durchführungsmaßnahmen entspricht. ExactFlow stellt die technischen Möglichkeiten zur Compliance bereit — die Verantwortung für die korrekte Konfiguration liegt beim Kunden.

Die KI-Agenten von ExactFlow sind mit obligatorischen menschlichen Aufsichtsmechanismen ausgestattet. Kunden dürfen diese Mechanismen nicht deaktivieren oder umgehen. Die wichtigsten Anforderungen an die menschliche Aufsicht sind:

ExactFlow verbessert seine KI-Agenten kontinuierlich. Wenn ein Update das Verhalten, die Fähigkeiten oder die Datenverarbeitung eines Agenten in einer Weise wesentlich verändert, die Kunden oder deren Endnutzer betrifft, wird ExactFlow:

• Mindestens 14 Tage im Voraus über wesentliche Änderungen der KI-Agenten per Plattform-Dashboard und E-Mail informieren
• Versionshinweise veröffentlichen, die die Art der Änderung und etwaige neue Anforderungen an die menschliche Aufsicht beschreiben
• Diesen Hinweis zur KI-Nutzung und den Unterauftragsverarbeiter-Zeitplan im DPA aktualisieren, wo relevant
• Eine Testphase in der Sandbox-Umgebung bereitstellen, bevor wesentliche Änderungen in der Produktion live gehen

ExactFlow unterhält die folgenden KI-Governance-Strukturen:

• Einen internen KI-Governance-Ausschuss, der für die KI-Risikobewertung, die Richtliniengestaltung und die Reaktion auf Vorfälle verantwortlich ist
• Ein KI-Systemregister, das den Zweck, den technischen Ansatz, die Trainings-Datenquellen, bekannte Einschränkungen und die menschlichen Aufsichtsmechanismen für jeden KI-Agenten dokumentiert
• Jährliche KI-Risikoklassifizierungsüberprüfungen gemäß dem EU-KI-Gesetz-Rahmen
• Ein Reaktionsverfahren für Vorfälle im Bereich verantwortungsvoller KI für Fälle, in denen KI-Ausgaben Schäden verursachen oder sich unerwartet verhalten
• Einen öffentlichen Ansprechpartner für KI-bezogene Anfragen: ai-governance@exactflow.com

Wenn Sie eine natürliche Person sind, deren personenbezogene Daten von den KI-Agenten von ExactFlow verarbeitet werden, stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Recht auf Erläuterung: Beantragen Sie eine Erläuterung, wie eine KI-gestützte Entscheidung zustande gekommen ist
• Recht auf menschliche Überprüfung: Beantragen Sie, dass ein Mensch jede KI-gestützte Entscheidung überprüft, die Sie erheblich betrifft
• Widerspruchsrecht: Widersprechen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch KI-Systeme auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß DSGVO Artikel 21
• Recht auf Löschung: Beantragen Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten aus KI-Systemprotokollen, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
• Beschwerderecht: Wenden Sie sich an die UODO (www.uodo.gov.pl), wenn Sie der Ansicht sind, dass die KI-Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt

Üben Sie diese Rechte aus, indem Sie sich an privacy@exactflow.com oder ai-governance@exactflow.com wenden. Wir werden innerhalb eines Kalendermonats antworten.

— ENDE DES HINWEISES ZUR KI-NUTZUNG — EXACTFLOW P.S.A. —