ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN

Allgemeine Bedingungen für die Nutzung von Produkten und Dienstleistungen von ExactFlow

Gültig ab: 1. April 2026 | Version 1.0

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) regeln alle Aspekte der vertraglichen Beziehung zwischen ExactFlow p.s.a. und ihren Kunden. Sie gelten zusätzlich zu den Nutzungsbedingungen, den Servicebedingungen, der Datenschutzrichtlinie, der Cookie-Richtlinie sowie jedem anwendbaren Bestellformular und sind gemeinsam mit diesen zu lesen. Durch den Zugriff auf oder die Nutzung der Dienste von ExactFlow erklären Sie sich mit diesen AGB einverstanden.

1. Vertragsparteien und Vertragspartner

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen werden geschlossen zwischen:

und dem <strong>Kunden</strong>: jeder juristischen Person, jedem Einzelunternehmer (przedsiębiorca) oder jeder anderen geschäftlichen Partei, die sich für die Plattform und die Dienste von ExactFlow registriert, diese abonniert oder anderweitig darauf zugreift. Diese AGB gelten ausschließlich für Business-to-Business-Beziehungen (B2B). ExactFlow erbringt keine Dienstleistungen direkt für Verbraucher, die außerhalb einer gewerblichen, geschäftlichen oder beruflichen Tätigkeit handeln.

2. Anwendungsbereich

2.1 Rangfolge der Dokumente

Die vertragliche Beziehung zwischen ExactFlow und einem Kunden wird durch die folgenden Dokumente geregelt, die im Falle von Widersprüchen in der folgenden Rangfolge gelten:

2.2 Vollständigkeit des Vertrages

Die in Abschnitt 2.1 aufgeführten Dokumente stellen zusammen die gesamte Vereinbarung zwischen den Parteien in Bezug auf den Vertragsgegenstand dar und ersetzen alle vorherigen Vorschläge, Verhandlungen, Korrespondenzen, Zusicherungen und Vereinbarungen, ob mündlich oder schriftlich.

2.3 Änderungen

ExactFlow behält sich das Recht vor, diese AGB jederzeit zu ändern. Änderungen werden mindestens 30 Tage vor dem Inkrafttreten per E-Mail und/oder Plattform-Benachrichtigung mitgeteilt. Die fortgesetzte Nutzung der Plattform nach dem Inkrafttreten gilt als Annahme der geänderten AGB. Kunden, die einer Änderung nicht zustimmen, können ihr Abonnement vor dem Inkrafttreten ohne Vertragsstrafe kündigen, sofern dies schriftlich mitgeteilt wird.

3. Art der Dienstleistungen

3.1 SaaS-Plattform

ExactFlow stellt eine cloudbasierte Software-as-a-Service-Plattform (SaaS) für das Multichannel-E-Commerce-Management bereit. Die Plattform umfasst:

• Werkzeuge für Auftragsverwaltung, Bestandssynchronisation und Fulfillment-Automatisierung

• Integrations-Schnittstellen für Marktplätze von Drittanbietern (Amazon, eBay, Shopify, Allegro, AliExpress, Flipkart, Lazada, Mercari, Ozon, Shopee, Walmart, Wayfair und andere)

• KI-Agenten: Axel (Support), Zane (Vertrieb), Tesa (Einkauf), Raya (Finanzen), Kai (Betrieb), Nia (HR)

• Dashboards für Analysen, Berichterstattung und Business Intelligence

• API-Zugriff für Systemintegrationen

• Kundensupport-Dienstleistungen

3.2 KI-gestützte Funktionen

Die KI-Agenten von ExactFlow sind fortschrittliche Automatisierungswerkzeuge. Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass von der KI generierte Ergebnisse Empfehlungen und analytische Erkenntnisse darstellen und keine professionelle Beratung sind. ExactFlow übernimmt keine Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Eignung der Ergebnisse der KI-Agenten für einen bestimmten Zweck. Der Kunde trägt die volle Verantwortung für alle geschäftlichen Entscheidungen, einschließlich jener, die auf KI-Ergebnissen basieren.

3.3 Vergabe von Unteraufträgen

ExactFlow kann Subunternehmer und weitere Auftragsverarbeiter einsetzen, um Teile der Dienstleistungen zu erbringen. ExactFlow bleibt dem Kunden gegenüber für die Erfüllung der unterbeauftragten Verpflichtungen verantwortlich. Unterauftragsverarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten, unterliegen den in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) von ExactFlow festgelegten Pflichten.

4.4 Zukünftige Funktionen

ExactFlow entwickelt die Plattform kontinuierlich weiter. Neue Funktionen, Integrationen oder KI-Agenten können während der Abonnementlaufzeit hinzugefügt werden. ExactFlow kann Funktionen auch ändern, einschränken oder einstellen, wobei eine Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tage gilt, es sei denn, eine dringende Änderung ist aus Sicherheitsgründen oder zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erforderlich.

4. Pflichten des Kunden

4.1 Allgemeine Pflichten

Der Kunde verpflichtet sich dazu:

• Die Plattform nur für rechtmäßige geschäftliche Zwecke und in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen und Vorschriften zu nutzen

• Bei der Registrierung und während der gesamten Laufzeit des Vertrages korrekte, vollständige und aktuelle Informationen bereitzustellen

• Mit ExactFlow in angemessener Weise zu kooperieren, um die Leistungserbringung zu ermöglichen

• Die Vertraulichkeit und Sicherheit der Zugangsdaten des Kontos zu wahren

• ExactFlow unverzüglich über jeden vermuteten Sicherheitsverstoß oder unbefugten Zugriff zu informieren

• Sicherzustellen, dass alle autorisierten Benutzer die Nutzungsbedingungen von ExactFlow kennen und einhalten

4.2 Technische Anforderungen

Der Kunde ist dafür verantwortlich, eine ausreichende Internetverbindung, kompatible Hardware und unterstützte Webbrowser bereitzustellen, die für den Zugriff auf die Plattform erforderlich sind. Die Mindestsystemanforderungen von ExactFlow sind in der Dokumentation veröffentlicht.

4.3 Einhaltung der Bedingungen von Drittmarktplätzen

Wenn der Kunde Konten von Drittmarktplätzen mit der Plattform verbindet, ist der Kunde allein für die Einhaltung der Bedingungen und Richtlinien dieser Marktplätze verantwortlich. ExactFlow übernimmt keine Haftung für die Nichteinhaltung von Marktplatzregeln durch den Kunden, Kontosperrungen oder Strafen, die von Marktplatzbetreibern verhängt werden.

4.4 Unzulässige Nutzung

Der Kunde darf die Plattform nicht nutzen:

• Um Daten unter Verstoß gegen geltende Gesetze oder Vorschriften zu verarbeiten, zu speichern oder zu übertragen

• In einer Weise, die die geistigen Eigentumsrechte Dritter verletzt

• Um Aktivitäten durchzuführen, die betrügerisch, irreführend oder schädlich für ExactFlow, andere Kunden oder Dritte sind

• In einer Weise, die die Infrastruktur der Plattform beschädigen, deaktivieren, überlasten oder beeinträchtigen könnte

• Um ein Produkt oder eine Dienstleistung zu entwickeln, die im Wettbewerb mit ExactFlow steht

5. Gebühren, Rechnungsstellung und Steuern

5.1 Abonnementgebühren

Der Kunde zahlt die Gebühren gemäß dem bei der Registrierung ausgewählten Abonnementplan oder wie anderweitig in einem Bestellformular vereinbart. Die aktuellen Preise sind unter www.exactflow.com/en/pricing veröffentlicht und können sich gemäß Abschnitt 4.6 der Servicebedingungen ändern.

5.2 Rechnungsstellung

ExactFlow stellt elektronische Rechnungen (faktury elektroniczne) gemäß dem polnischen Umsatzsteuergesetz (Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług) aus. Die Rechnungen werden an die registrierte E-Mail-Adresse des Kunden gesendet. Der Kunde erklärt sich mit dem Erhalt von Rechnungen in elektronischer Form durch die Annahme dieser AGB einverstanden. Falls erforderlich, stellt ExactFlow Umsatzsteuerrechnungen mit der bei der Registrierung angegebenen NIP (Steuernummer) des Kunden aus.

5.3 Steuern

Alle Gebühren verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer und anderer anwendbarer Steuern, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben. Der Kunde ist für alle in seiner Rechtsordnung anwendbaren Steuern verantwortlich. Für in der EU für die Umsatzsteuer registrierte Kunden kann das Reverse-Charge-Verfahren für innergemeinschaftliche B2B-Lieferungen gelten. ExactFlow wendet die entsprechende steuerliche Behandlung basierend auf den vom Kunden bei der Registrierung gemachten Angaben an.

5.4 Währung und Zahlung

Die Gebühren sind in PLN oder EUR zu zahlen, wie an der Kasse angezeigt. ExactFlow akzeptiert Zahlungen per Kredit-/Debitkarte, Banküberweisung (SEPA und inländische przelew bankowy) sowie andere auf der Plattform zur Verfügung gestellte Methoden. Alle Zahlungskartentransaktionen werden von PCI-DSS-zertifizierten Zahlungsabwicklern verarbeitet.

5.5 Gebührenstreitigkeiten

Der Kunde muss Einwände gegen eine Rechnung innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt schriftlich geltend machen. Unbestrittene Beträge bleiben fristgerecht fällig und zahlbar. ExactFlow wird die beanstandeten Beträge prüfen und gegebenenfalls eine Gutschrift oder eine korrigierte Rechnung ausstellen. Wenn innerhalb von 14 Tagen kein Einwand erhoben wird, gilt die Rechnung als angenommen.

6. Geistiges Eigentum

6.1 Geistiges Eigentum von ExactFlow

Alle Rechte am geistigen Eigentum bezüglich der Plattform, einschließlich Software, Quellcode, KI-Modellen, Algorithmen, Benutzeroberflächen, Dokumentationen, Branding und allen von ExactFlow erstellten Materialien, sind und bleiben das ausschließliche Eigentum von ExactFlow p.s.a. oder ihrer Lizenzgeber. Es werden keine Rechte auf den Kunden übertragen, mit Ausnahme der in den Servicebedingungen beschriebenen beschränkten Zugriffslizenz.

6.2 Geistiges Eigentum und Daten des Kunden

Im Verhältnis zwischen den Parteien behält der Kunde alle Eigentumsrechte an den Kundendaten. Der Kunde gewährt ExactFlow eine beschränkte, weltweite, lizenzgebührenfreie Lizenz zur Verarbeitung der Kundendaten, und zwar ausschließlich zur Erbringung der Dienstleistungen. ExactFlow erhebt keinen Anspruch auf Eigentum an den Kundendaten.

6.3 Feedback

Jegliches Feedback, jegliche Vorschläge oder Ideen, die vom Kunden oder autorisierten Benutzern bezüglich der Plattform bereitgestellt werden („Feedback“), können von ExactFlow frei verwendet werden, um ihre Produkte und Dienstleistungen zu verbessern. Dem Kunden steht für Feedback keine Vergütung zu, und ExactFlow ist Eigentümer aller geistigen Eigentumsrechte, die sich aus der Umsetzung von Feedback ergeben.

6.4 Marke und Warenzeichen

Der Kunde darf den Namen, das Logo, die Marken oder die Namen der KI-Agenten von ExactFlow ohne vorherige schriftliche Zustimmung von ExactFlow nicht in externer Kommunikation, Marketing oder Veröffentlichungen verwenden. ExactFlow darf den Kunden in ihren Marketingmaterialien als Referenzkunden nennen, es sei denn, der Kunde widerspricht dem schriftlich.

7. Vertraulichkeit

Jede Partei („empfangende Partei“) verpflichtet sich, alle nicht öffentlichen Informationen der anderen Partei („offenlegende Partei“), die als vertraulich gekennzeichnet sind oder vernünftigerweise als vertraulich anzusehen sind, geheim zu halten. Diese Verpflichtung gilt während der gesamten Laufzeit der Vereinbarung und für einen Zeitraum von drei (3) Jahren nach deren Beendigung. Ausnahmen gelten, wenn die Informationen:

• Ohne Verschulden der empfangenden Partei öffentlich zugänglich sind oder werden

• Der empfangenden Partei bereits vor der Offenlegung bekannt waren

• Von der empfangenden Partei unabhängig und ohne Nutzung der Informationen der offenlegenden Partei entwickelt wurden

• Aufgrund von Gesetzen, gerichtlichen Anordnungen oder zuständigen Behörden offengelegt werden müssen — in diesem Fall muss die empfangende Partei die offenlegende Partei unverzüglich benachrichtigen, sofern dies gesetzlich zulässig ist

8. Zusicherungen und Gewährleistungen

8.1 Gegenseitige Zusicherungen

Jede Partei sichert zu und garantiert, dass: (a) sie ordnungsgemäß gegründet wurde und rechtsfähig ist; (b) sie die volle Macht und Autorität besitzt, diese AGB einzugehen und ihre Verpflichtungen daraus zu erfüllen; und (c) diese AGB gültige und bindende Verpflichtungen darstellen, die gemäß ihren Bedingungen durchsetzbar sind.

8.2 Zusicherungen des Kunden

Der Kunde sichert zusätzlich zu und garantiert, dass:

• Alle ExactFlow bereitgestellten Informationen korrekt und vollständig sind

• Er alle erforderlichen Einwilligungen und Autorisierungen für die von ihm an die Plattform übermittelten Kundendaten eingeholt hat

• Seine Nutzung der Plattform nicht gegen geltendes Recht, Vorschriften oder Rechte Dritter verstößt

• Er im Rahmen dieser AGB in geschäftlicher Funktion und nicht als Verbraucher handelt

9. Haftung und Freistellung

9.1 Haftungsbeschränkung

Die Gesamthaftung von ExactFlow gegenüber dem Kunden aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB ist auf die Summe der Gebühren beschränkt, die der Kunde in den zwölf (12) Monaten unmittelbar vor dem die Haftung auslösenden Ereignis gezahlt hat. ExactFlow haftet nicht für indirekte, Folgeschäden, zufällige, besondere oder verschärfte Schäden, entgangenen Gewinn, Datenverlust oder Betriebsunterbrechung, unabhängig davon, ob ExactFlow auf die Möglichkeit solcher Schäden hingewiesen wurde. Diese Beschränkungen spiegeln eine angemessene Risikoverteilung wider und sind eine wesentliche Grundlage des Vertrages zwischen den Parteien.

9.2 Ausnahmen

Nichts in diesen AGB beschränkt oder schließt die Haftung einer Partei aus für: (a) Tod oder Personenschäden, die durch eigene Fahrlässigkeit verursacht wurden; (b) Betrug oder arglistige Täuschung; (c) jede Haftung, die nach zwingendem polnischen oder EU-Recht rechtlich nicht beschränkt oder ausgeschlossen werden kann.

9.3 Freistellung durch den Kunden

Der Kunde stellt ExactFlow und ihre Führungskräfte, Direktoren, Mitarbeiter und Agenten von allen Ansprüchen, Schäden, Verlusten, Haftungen, Kosten und Aufwendungen (einschließlich angemessener Anwaltskosten) frei, die entstehen aus: (a) einem Verstoß des Kunden gegen diese AGB; (b) der Verletzung von Rechten Dritter durch Kundendaten; (c) einem Verstoß des Kunden gegen geltendes Recht; oder (d) der Nutzung von Marktplatz-Integrationen von Drittanbietern durch den Kunden.

10. Höhere Gewalt (Force Majeure)

Keine der Parteien verletzt den Vertrag oder haftet für Verzögerungen bei der Erfüllung oder die Nichterfüllung von Verpflichtungen aus diesen AGB, soweit diese Verzögerung oder Nichterfüllung durch ein Ereignis höherer Gewalt verursacht wird. Dies ist definiert als jedes Ereignis außerhalb der zumutbaren Kontrolle der betroffenen Partei, einschließlich Naturkatastrophen, Krieg, Terrorismus, Unruhen, Pandemien, Maßnahmen von Regierungs- oder Regulierungsbehörden, Stromausfälle, Ausfälle der Telekommunikation oder Ausfälle der Infrastruktur Dritter.

Die betroffene Partei muss: (a) die andere Partei unverzüglich über das Ereignis höherer Gewalt und dessen voraussichtliche Dauer informieren; (b) angemessene Anstrengungen unternehmen, um die Auswirkungen zu mindern; und (c) die Erfüllung so bald wie möglich wieder aufnehmen. Wenn ein Ereignis höherer Gewalt länger als 60 Tage andauert, kann jede Partei den Vertrag ohne Haftung mit einer schriftlichen Frist von 14 Tagen kündigen.

11. Kündigung und Folgen

11.1 Kündigung aus wichtigem Grund

Jede Partei kann diese AGB mit sofortiger Wirkung schriftlich kündigen, wenn die andere Partei: (a) eine wesentliche Pflichtverletzung begeht, die nicht behoben werden kann; (b) eine wesentliche Pflichtverletzung begeht, die behoben werden kann, und diese nicht innerhalb von 14 Tagen nach schriftlicher Aufforderung behebt; oder (c) insolvent wird, ein Insolvenzverfahren, eine Verwaltung, Liquidation oder ein entsprechendes Verfahren nach geltendem Recht eingeleitet wird.

11.2 Folgen der Kündigung

Mit der Beendigung dieser AGB aus welchem Grund auch immer:

• Enden alle dem Kunden gewährten Lizenzen mit sofortiger Wirkung

• Muss der Kunde jede Nutzung der Plattform einstellen und alle heruntergeladenen Materialien löschen

• Hat der Kunde 30 Tage Zeit, um Kundendaten über die Exportwerkzeuge der Plattform zu exportieren

• Werden alle ausstehenden Gebühren sofort fällig und zahlbar

• Bleiben Bestimmungen, die ihrer Natur nach auch nach der Kündigung fortgelten sollten, in Kraft, einschließlich der Abschnitte 6, 7, 9, 11.2 und 12

11.3 Keine Haftung bei rechtmäßiger Kündigung

Die Kündigung dieser AGB in Übereinstimmung mit ihren Bedingungen berechtigt keine der Parteien dazu, Schadenersatz oder Entschädigung allein infolge der Kündigung zu fordern, unbeschadet bereits entstandener Rechte und Pflichten.

12. Governing Law, Jurisdiction, and Dispute Resolution

12.1 Governing Law

These T&C and all disputes arising from or in connection with them are governed by and construed in accordance with the laws of the Republic of Poland (in particular the Polish Civil Code — Kodeks cywilny), without regard to its conflict of law provisions. Applicable EU law, including the GDPR, EU AI Act, and eCommerce Directive, takes precedence where applicable.

12.2 Dispute Resolution — Amicable

The parties shall first attempt to resolve any dispute amicably through good-faith negotiation. Either party may initiate this process by delivering written notice specifying the nature of the dispute. The parties shall have 30 days from the date of notice to attempt resolution.

12.3 Jurisdiction

If amicable resolution fails, the parties submit to the exclusive jurisdiction of the competent courts of the city of Warsaw, Poland (Sąd właściwy dla m.st. Warszawy). ExactFlow retains the right to seek emergency injunctive relief in any court of competent jurisdiction.

12.4 Language

These T&C are drafted in English. In the event of any translation, the English version shall prevail.

13. Verschiedenes

13.1 Mitteilungen

Alle formellen Mitteilungen im Rahmen dieser AGB müssen schriftlich erfolgen und per E-Mail (an legal@exactflow.com für ExactFlow und an die registrierte E-Mail-Adresse des Kontos für den Kunden) oder per Einschreiben an die jeweiligen registrierten Adressen gesendet werden. Mitteilungen werden mit bestätigtem Erhalt wirksam, bei postalischer Zusendung drei (3) Werktage nach dem Versand.

13.2 Übertragung

Der Kunde darf seine Rechte oder Pflichten aus diesen AGB nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung von ExactFlow abtreten, übertragen oder ersetzen. ExactFlow kann diese Vereinbarung nach schriftlicher Mitteilung an ein verbundenes Unternehmen oder im Zusammenhang mit einer Fusion, Übernahme oder dem Verkauf im Wesentlichen aller Vermögenswerte übertragen.

13.3 Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieser AGB für ungültig, rechtswidrig oder undurchsetzbar befunden werden, wird diese Bestimmung im Mindestmaß geändert, das erforderlich ist, um sie durchsetzbar zu machen, und alle übrigen Bestimmungen bleiben in vollem Umfang in Kraft und wirksam.

13.4 Kein Verzicht

Ein Versäumnis oder eine Verzögerung einer Partei bei der Ausübung eines Rechts oder Rechtsbehelfs im Rahmen dieser AGB gilt nicht als Verzicht auf dieses Recht oder diesen Rechtsbehelfs.

13.5 Verhältnis der Parteien

Nichts in diesen AGB begründet eine Partnerschaft, ein Joint Venture, ein Arbeitsverhältnis oder ein Agenturverhältnis zwischen ExactFlow und dem Kunden. Jede Partei handelt als unabhängiger Vertragspartner.

13.6 Rechte Dritter

Diese AGB dienen ausschließlich dem Nutzen der hierin genannten Parteien. Dritten stehen keine Rechte oder Rechtsbehelfe im Rahmen dieser AGB zu.

14. Kontakt

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