Nutzungsbedingungen der ExactFlow p.s.a.

Diese Nutzungsbedingungen ('Bedingungen') regeln die Art und Weise, in der Personen auf die digitalen Eigenschaften von ExactFlow zugreifen und diese nutzen, einschließlich der Marketing-Website, des Benutzer-Dashboards, der API-Dokumentation und der Plattformoberflächen-Funktionen.

Diese Nutzungsbedingungen sind zusammen mit den folgenden Dokumenten zu lesen:

• Nutzungsvertrag — regelt die kommerzielle Abonnementbeziehung und Service-Level-Verpflichtungen.

• Datenschutzrichtlinie — regelt die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten.

• Cookie-Richtlinie — regelt die Verwendung von Cookies und Tracking-Technologien.

• Datenverarbeitungsvertrag — regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag von Geschäftskunden.

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Nutzungsbedingungen und dem Nutzungsvertrag hat der Nutzungsvertrag in Bezug auf die kommerzielle und vertragliche Beziehung Vorrang. Diese Nutzungsbedingungen haben Vorrang in Bezug auf das Verhalten an der Plattformoberfläche und die zulässige Nutzung.

Der Zugriff auf und die Nutzung von digitalen Eigenschaften von ExactFlow stellt Ihre bedingungslose Annahme dieser Nutzungsbedingungen dar.

Wenn Sie im Namen einer Kundenorganisation als autorisierter Nutzer auf die Plattform zugreifen, bestätigen Sie, dass:

• Ihre Organisation (der Kunde) die Nutzungsbedingungen von ExactFlow akzeptiert hat.

• Sie an diese Nutzungsbedingungen in Ihrer individuellen Eigenschaft als Nutzer der Oberfläche gebunden sind.

• Sie die Autorisierung Ihrer Organisation haben, im Namen dieser auf die Plattform zuzugreifen.

Wenn Sie diese Bedingungen nicht akzeptieren, müssen Sie den Zugriff auf die digitalen Eigenschaften von ExactFlow unverzüglich einstellen.

3.1 Erlaubte Nutzung

Der Zugang zur und die Nutzung der ExactFlow-Plattform ist ausschließlich für rechtmäßige geschäftliche Zwecke gestattet, die mit der Funktionalität der Plattform vereinbar sind. Erlaubte Nutzung umfasst:

• Verwaltung von Multichannel-eCommerce-Operationen über integrierte Marktplatz-Konnektoren.

• Nutzung von KI-Agenten (Axel, Zane, Tesa, Raya, Nia, Kai) im Rahmen ihrer vorgesehenen Betriebsfunktionen.

• Zugriff auf Analysen, Berichte und Dashboards zur Unterstützung von Geschäftsentscheidungen.

• Konfiguration von Integrationen mit autorisierten Drittanbieter-Marktplätzen und -Tools.

• Einreichung und Verwaltung von Support-Anfragen und Kontoeinstellungen.

3.2 Verbotenes Verhalten

Die folgenden Aktivitäten sind beim Zugriff auf digitale Eigenschaften von ExactFlow streng verboten:

4.1 Allgemeine Grundsätze

Die KI-Agenten von ExactFlow sind anspruchsvolle Softwarewerkzeuge, die zur Unterstützung von Geschäftsabläufen entwickelt wurden. Ihre Nutzung unterliegt den folgenden Grundsätzen:

• KI-Agenten-Ausgaben sind Empfehlungen und Erkenntnisse zur Unterstützung menschlicher Entscheidungsfindung.

• KI-Ausgaben stellen keine professionelle Beratung dar und müssen stets von kompetentem Personal überprüft und validiert werden, bevor operative Maßnahmen ergriffen werden.

4.2 Axel – KI-Kundensupport-Agent

Axel bearbeitet Kundenanfragen über verschiedene Kanäle. Nutzer müssen sicherstellen, dass:

• Kundenkommunikation den geltenden Verbraucherschutz- und Fernabsatzvorschriften entspricht.

• Antwortinhalte vor der Weiterleitung an Endkunden auf Richtigkeit überprüft werden.

• Axel nicht zur Erstellung irreführender oder täuschender Kommunikation eingesetzt wird.

4.3 Zane – KI-Verkaufsassistent

Zane liefert Empfehlungen für Verkaufsstrategien und Wettbewerbsanalysen. Nutzer bestätigen, dass:

• Marktanalyse-Ausgaben illustrativer Natur und auf verfügbaren Daten basiert sind.

• Wettbewerbsintelligenz im Einklang mit dem Wettbewerbsrecht genutzt werden muss.

• Preisempfehlungen unabhängig gegen Markt- und regulatorische Anforderungen validiert werden müssen.

4.4 Tesa – KI-Einkaufsagent

Tesa unterstützt Beschaffung und Bestandsmanagement. Nutzer müssen:

• Bestellungen vor der Bestätigung bei Lieferanten überprüfen.

• Sicherstellen, dass Beschaffungsentscheidungen etwaigen Beschaffungsvorschriften entsprechen.

• Eine angemessene menschliche Aufsicht über automatisierte Nachbestellungsfunktionen aufrechterhalten.

4.5 Raya – KI-Finanzassistentin

Raya stellt Finanzverfolgung und -prognosen bereit. Nutzer bestätigen, dass:

• Rayas Ausgaben keine regulierte Finanzberatung darstellen.

• Finanzentscheidungen von qualifizierten Buchhaltern oder Finanzbeauftragten überprüft werden müssen.

• Die Genauigkeit der Finanzdaten in der Verantwortung des Kunden liegt.

4.6 Kai – KI-Betriebsagent

Kai unterstützt das Aufgabenmanagement und die betriebliche Effizienz. Nutzer müssen:

• Automatisierte Aufgabenzuweisungen vor der Fertigstellung überprüfen.

• Sicherstellen, dass von Kai generierte Workflows den Beschäftigungs- und HR-Vorschriften entsprechen.

• Aufzeichnungen über betrieblich bedeutsame Entscheidungen führen, die mit Kais Unterstützung getroffen wurden.

4.7 Nia – KI-HR-Assistentin

Nia unterstützt HR-Prozesse. Angesichts der sensiblen Natur von HR-Daten müssen Nutzer:

• Sicherstellen, dass HR-Entscheidungen (einschließlich Einstellungs- und Disziplinarangelegenheiten) einer menschlichen Überprüfung unterzogen werden und dem polnischen Arbeitsrecht (Kodeks pracy) entsprechen.

• Nia nicht für vollständig automatisierte Einzelentscheidungen über Mitarbeiter ohne angemessene Schutzmaßnahmen gemäß GDPR Artikel 22 einsetzen.

• Alle HR-Aufzeichnungen gemäß den geltenden gesetzlichen Anforderungen aufbewahren.

5.1 Informationscharakter

Die auf www.exactflow.com veröffentlichten Inhalte, einschließlich Beschreibungen von Funktionen, KI-Agenten, Preisen und Anwendungsfällen, werden für allgemeine Informationszwecke bereitgestellt. ExactFlow unternimmt angemessene Anstrengungen zur Gewährleistung der Richtigkeit, gewährleistet jedoch nicht, dass die Website fehlerfrei ist oder dass Inhalte stets aktuell sind.

5.2 Links zu Drittanbieter-Websites

Die ExactFlow-Website kann Links zu Drittanbieter-Websites enthalten, einschließlich Partnerplattformen und Marktplatz-Integrationen. ExactFlow kontrolliert nicht und ist nicht verantwortlich für den Inhalt, die Datenschutzpraktiken oder die Nutzungsbedingungen von Drittanbieter-Websites. Der Zugriff auf verlinkte Seiten erfolgt auf eigenes Risiko.

5.3 Verfügbarkeit

ExactFlow garantiert keinen ununterbrochenen Zugang zu seiner Website und kann die Website ohne vorherige Ankündigung für Wartungsarbeiten oder aus anderen Gründen aktualisieren, ändern oder aussetzen. ExactFlow haftet nicht für Unannehmlichkeiten oder Verluste, die durch die Nichtverfügbarkeit der Website entstehen.

5.4 Nutzergenerierte Inhalte

Sofern die Plattform Nutzern die Einreichung von Inhalten ermöglicht (z. B. Support-Tickets, Feedback-Formulare, Community-Funktionen), sind Nutzer allein verantwortlich für die von ihnen eingereichten Inhalte. ExactFlow behält sich das Recht vor, Inhalte, die gegen diese Bedingungen oder geltendes Recht verstoßen, ohne Ankündigung zu entfernen.

Alle Inhalte auf der ExactFlow-Website und -Plattform, einschließlich Texte, Grafiken, Logos, Icons, Bilder, Audioclips, Datenzusammenstellungen und Software, sind Eigentum der ExactFlow p.s.a. oder ihrer Inhaltsanbieter und sind durch polnisches und europäisches Urheberrecht, Markenrecht und andere Gesetze zum Schutz geistigen Eigentums geschützt.

Die erlaubte Nutzung von Website-Inhalten beschränkt sich auf:

• Ausdrucken oder Herunterladen von Inhaltsauszügen der Website für den persönlichen, nicht kommerziellen Gebrauch.

• Teilen von Links zu Website-Seiten (jedoch kein Framing oder Spiegeln von Inhalten).

• Nutzung von Pressematerialien aus den dafür vorgesehenen Presseressourcen von ExactFlow, gemäß etwaigen angegebenen Bedingungen.

Folgendes ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung von ExactFlow ausdrücklich untersagt:

• Neuveröffentlichung, Verbreitung oder kommerzielle Verwertung von Website-Inhalten.

• Bearbeitung oder Erstellung von abgeleiteten Werken aus Website-Inhalten.

• Nutzung von ExactFlow-Marken, Logos oder Marken-Assets.

• Systematische oder automatisierte Extraktion von Website-Inhalten.

Der Zugang zur ExactFlow API unterliegt diesen Nutzungsbedingungen und zusätzlichen API-spezifischen Bedingungen, die in der Entwicklerdokumentation von ExactFlow unter docs.exactflow.com veröffentlicht sind.

API-Nutzer müssen:

• Alle API-Aufrufe mit gültigen Anmeldedaten authentifizieren, die über das Konto-Dashboard ausgestellt wurden.

• Die veröffentlichten Ratenbegrenzungen und Fair-Use-Richtlinien einhalten.

• API-Schlüssel nicht mit unbefugten Parteien teilen.

• Die API ausschließlich für die Integration mit den eigenen Systemen des Kunden und autorisierten Drittanbieter-Marktplatz-Verbindungen verwenden.

• Angemessene Fehlerbehandlung implementieren und API-Abkündigungshinweise beachten.

ExactFlow behält sich das Recht vor, den API-Zugang für jeden Kunden oder jede Integration zu sperren, die übermäßige Last oder Sicherheitsrisiken verursacht oder gegen diese Nutzungsrichtlinien verstößt.

8.1 Konto-Administrator

Jedes Kundenkonto muss mindestens einen designierten Konto-Administrator haben, der verantwortlich ist für:

• Verwaltung der Berechtigungen und Zugriffsrollen autorisierter Nutzer.

• Sicherstellen, dass alle autorisierten Nutzer über diese Nutzungsbedingungen informiert wurden und ihnen zugestimmt haben.

• Unverzüglichen Entzug des Zugangs für Nutzer, die die Organisation verlassen oder die Rolle wechseln.

• Konfiguration von Sicherheitseinstellungen, einschließlich Multi-Faktor-Authentifizierung.

8.2 Rollenbasierte Zugriffskontrolle

Die ExactFlow-Plattform unterstützt granulare rollenbasierte Zugriffskontrolle. Konto-Administratoren sollten das Prinzip der minimalen Rechtevergabe anwenden und Nutzern nur die Berechtigungen erteilen, die für ihre spezifischen Aufgaben erforderlich sind. Wird der Zugang nicht angemessen eingeschränkt, kann dies zu einer Datenexposition führen, für die der Kunde die Verantwortung trägt.

8.3 Sitzungsverwaltung

Nutzer müssen sich aus aktiven Sitzungen abmelden, wenn sie diese nicht verwenden, und dürfen Sitzungen auf gemeinsam genutzten oder öffentlichen Geräten nicht unbeaufsichtigt lassen. ExactFlow kann automatische Sitzungszeitüberschreitungen als Sicherheitsmaßnahme implementieren.

ExactFlow behält sich das Recht vor:

• Die Nutzung der Plattform und der Website zu Sicherheits-, Compliance- und Qualitätssicherungszwecken zu überwachen.

• Gemeldete oder vermutete Verstöße gegen diese Bedingungen zu untersuchen.

• Inhalte zu entfernen, den Zugang zu sperren oder andere Abhilfemaßnahmen zu ergreifen, wenn ein Verstoß festgestellt wird.

• Verdächtige kriminelle Aktivitäten den zuständigen polnischen Strafverfolgungsbehörden zu melden.

Überwachungsaktivitäten werden in Übereinstimmung mit der Datenschutzrichtlinie von ExactFlow und dem geltenden Datenschutzrecht durchgeführt.

ExactFlow kann automatisierte Überwachungstools einsetzen, um abnormale Nutzungsmuster, Sicherheitsbedrohungen und Richtlinienverstöße zu erkennen. Eine solche Überwachung stellt keine rechtswidrige Überwachung dar und wird mit angemessenen Datenschutzmaßnahmen durchgeführt.

ExactFlow behält sich das Recht vor, diese Nutzungsbedingungen jederzeit zu ändern. Änderungen treten nach Veröffentlichung auf unserer Website unter www.exactflow.com/en/terms in Kraft.

Bei wesentlichen Änderungen wird ExactFlow mindestens 14 Tage im Voraus über das Plattform-Dashboard oder die registrierte E-Mail-Adresse benachrichtigen.

Der fortgesetzte Zugriff auf digitale Eigenschaften von ExactFlow nach Veröffentlichung von Änderungen gilt als Annahme.

Nutzer werden ermutigt, die Nutzungsbedingungen regelmäßig zu überprüfen. Das Datum der letzten Überarbeitung ist oben in diesem Dokument angegeben.

ExactFlow kann den Zugang eines Nutzers zur Plattform oder Website aussetzen oder dauerhaft beenden bei:

• Verletzung einer Bestimmung dieser Nutzungsbedingungen.

• Verhalten, das ExactFlow vernünftigerweise als Risiko für andere Nutzer, die Plattform oder den Ruf von ExactFlow einschätzt.

• Anweisungen vom Konto-Administrator der Kundenorganisation.

• Kündigung des Abonnements des Kunden gemäß dem Nutzungsvertrag.

Nach Beendigung des Zugangs muss der Nutzer die Nutzung der Plattform unverzüglich einstellen. Bestimmungen dieser Bedingungen, die ihrer Natur nach über die Beendigung hinaus fortbestehen sollten (einschließlich Bestimmungen zu geistigem Eigentum, verbotenem Verhalten und Haftung), bleiben weiterhin anwendbar.

Die digitalen Eigenschaften von ExactFlow, einschließlich der Website und der Plattformoberfläche, werden 'wie besehen' bereitgestellt.

Im größtmöglichen durch polnisches und EU-Recht gestatteten Umfang lehnt ExactFlow jegliche Haftung ab für:

• Unrichtigkeiten oder Auslassungen in Website-Inhalten.

• Unterbrechungen der Website- oder Plattformverfügbarkeit.

• Datenverlust oder Datenbeschädigung durch Nutzerhandlungen.

• Schäden, die durch die Nutzung von KI-Agenten-Ausgaben ohne angemessene menschliche Validierung entstehen.

• Verluste durch unbefugten Zugriff infolge des Versäumnisses des Nutzers, die Kontosicherheit aufrechtzuerhalten.

Diese Beschränkungen gelten im größtmöglichen durch zwingendes anwendbares Recht gestatteten Umfang, einschließlich des polnischen Zivilgesetzbuches (Kodeks cywilny) und etwaiger anwendbarer EU-Verbraucherschutzgesetzgebung.

Nichts in diesen Bedingungen schließt die Haftung für Tod oder Körperverletzung aus, die durch die Fahrlässigkeit von ExactFlow verursacht wird.

Diese Nutzungsbedingungen unterliegen dem Recht der Republik Polen.

Alle Streitigkeiten, die sich aus diesen Bedingungen ergeben oder damit zusammenhängen, unterliegen der ausschließlichen Gerichtsbarkeit der Gerichte in Warschau, Polen, unbeschadet etwaiger zwingender Rechte, die Sie nach dem Recht Ihres Wohnsitzlandes innerhalb der EU/des EWR haben können.

Diese Nutzungsbedingungen entsprechen den Anforderungen des polnischen Gesetzes über die Erbringung von Dienstleistungen auf elektronischem Wege (Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną) und den einschlägigen EU-Richtlinien zum elektronischen Geschäftsverkehr.

Bei Fragen zu diesen Nutzungsbedingungen kontaktieren Sie uns unter:

— ENDE DER NUTZUNGSBEDINGUNGEN —