ExactFlow p.s.a. Stornierungs- & Widerrufsbelehrung

Diese Stornierungs- & Widerrufsbelehrung („Richtlinie“) regelt die Stornierung von ExactFlow-Abonnements und -Diensten durch Kunden. Sie wird in Übereinstimmung mit den Nutzungsbedingungen von ExactFlow, den Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie dem geltenden polnischen und EU-Recht erlassen, einschließlich:

• Gesetz vom 30. Mai 2014 über Verbraucherrechte (Ustawa o prawach konsumenta) — Hinweis: gilt nur für Verbraucher, nicht für B2B-Kunden
• EU-Richtlinie 2011/83/EU über die Rechte der Verbraucher — gilt ausschließlich für Verbraucherverträge
• Polnisches Zivilgesetzbuch (Kodeks cywilny) — regelt die Kündigung von Handelsverträgen im B2B-Bereich
• Gesetz vom 18. Juli 2002 über die Erbringung von Dienstleistungen auf elektronischem Weg

1. Definitionen

2. Arten der Stornierung

2.1 Nichtverlängerung (Kündigung zum Laufzeitende)

Der Kunde kann sich dafür entscheiden, sein Abonnement am Ende der aktuellen Abonnementlaufzeit nicht zu verlängern. In diesem Fall:

• Für den aktuellen Zeitraum ist keine Rückerstattung fällig
• Der Zugriff auf die Plattform bleibt bis zum letzten Tag der bezahlten Abonnementlaufzeit bestehen
• Der Kunde muss die Stornierung vor Ablauf der geltenden Kündigungsfrist einreichen (Abschnitt 3)
• Eine automatische Verlängerung für den folgenden Zeitraum wird nicht ausgelöst

2.2 Vorzeitige Kündigung (unterjährige Stornierung)

Der Kunde kann sein Abonnement jederzeit vor dem Ende der aktuellen Abonnementlaufzeit stornieren. In diesem Fall:

• Bei monatlichen Abonnements: Der Zugriff bleibt bis zum Ende des aktuellen Abrechnungsmonats bestehen; es wird keine Rückerstattung gewährt
• Bei jährlichen Abonnements: Der Zugriff bleibt bis zum Ende des bezahlten Jahreszeitraums bestehen; es wird keine Rückerstattung gewährt (außer im Rahmen des 14-tägigen Zeitfensters gemäß Abschnitt 4)
• Die Stornierung wird mit Ablauf der jeweils aktuellen Abonnementlaufzeit wirksam

2.3 Fristlose Kündigung aus wichtigem Grund

ExactFlow oder der Kunde können den Vertrag unter bestimmten Umständen, wie in den Nutzungsbedingungen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen beschrieben, mit sofortiger Wirkung kündigen. Wenn ExactFlow ohne wichtigen Grund kündigt oder aufgrund einer eigenen Pflichtverletzung kündigt, kann eine anteilige Rückerstattung ungenutzter, im Voraus bezahlter Gebühren gemäß der Rückerstattungs- & Rückgaberichtlinie erfolgen.

3. Kündigungsfristen und automatische Verlängerung

3.1 Automatische Verlängerung

Alle ExactFlow-Abonnements verlängern sich automatisch am Ende jeder Abonnementlaufzeit, es sei denn, der Kunde storniert das Abonnement gemäß dieser Richtlinie. Die Verlängerung wird über die hinterlegte Zahlungsmethode abgewickelt. ExactFlow sendet bei jährlichen Abonnements mindestens 14 Tage vor dem Verlängerungsdatum und bei monatlichen Abonnements mindestens 3 Tage vor dem Verlängerungsdatum eine Erinnerung per E-Mail an die registrierte E-Mail-Adresse des Kontos.

3.2 Kündigungsfristen für Stornierungen

Wenn die Kündigung nicht vor Ablauf der geltenden Frist eingereicht wird, verlängert sich das Abonnement automatisch und die Verlängerungsgebühr wird in Rechnung gestellt. ExactFlow erstattet keine Gebühren, die aufgrund einer verspäteten Kündigung erhoben wurden, außer in Fällen eines nachweisbaren technischen Fehlers des Stornierungsmechanismus.

4. Freiwilliges 14-tägiges Zeitfenster für neue Abonnenten

4.1 Übersicht

Als freiwillige gewerbliche Geste bietet ExactFlow Erstabonnenten von Jahresplänen ein 14-tägiges Stornierungszeitfenster ab dem Datum des Erstkaufs an, sofern die unten genannten Bedingungen erfüllt sind. Dies ist kein gesetzliches Widerrufsrecht, sondern eine freiwillige Kulanzregelung.

4.2 Bedingungen für die Anspruchsberechtigung

Um für eine Stornierung und eine vollständige Rückerstattung im Rahmen dieser Bestimmung berechtigt zu sein, müssen alle folgenden Bedingungen erfüllt sein:

• Es handelt sich um einen zum ersten Mal erworbenen Jahresplan (keine Verlängerung, kein Upgrade oder Zweitkonto)
• Der Stornierungsantrag geht innerhalb von 14 Kalendertagen nach dem ursprünglichen Kaufdatum bei ExactFlow ein
• Der Kunde hat die Plattform nicht „wesentlich genutzt“, wie in der Rückerstattungs- & Rückgaberichtlinie, Abschnitt 4.2, definiert
• Der Kunde besaß zuvor noch kein ExactFlow-Abonnementkonto
• Der Stornierungsantrag wird gemäß dem Verfahren in Abschnitt 6 eingereicht

Bei Erfüllung der Kriterien wird eine vollständige Rückerstattung der jährlichen Abonnementgebühr innerhalb von 14 Werktagen nach der Genehmigung auf die ursprüngliche Zahlungsmethode überwiesen.

4.3 Was nicht anspruchsberechtigt ist

Das 14-tägige Zeitfenster gilt nicht für:

• Monatliche Abonnementpläne
• Verlängerungen von Jahresplänen (nur der Erstkauf ist berechtigt)
• Add-ons, professionelle Dienstleistungen oder Implementierungsgebühren
• Fälle, in denen eine wesentliche Nutzung stattgefunden hat (wie in der Rückerstattungs- & Rückgaberichtlinie definiert)
• Enterprise-Verträge oder kundenindividuelle Vertragsvereinbarungen

5. Stornierung aufgrund wesentlicher Änderungen durch ExactFlow

5.1 Wesentliche Änderungen

Wenn ExactFlow eine wesentliche Änderung dieser AGB, der Nutzungsbedingungen oder der Funktionalität der Plattform vorschlägt, die sich nachteilig auf den Kunden auswirkt, und der Kunde den Vertrag zu den geänderten Bedingungen nicht fortführen möchte, kann der Kunde sein Abonnement vor dem Inkrafttreten der Änderung kündigen, ohne dass eine Stornierungsgebühr anfällt.

In solchen Fällen gilt:

• Der Kunde muss die Stornierung vor dem Inkrafttreten der vorgeschlagenen Änderung schriftlich einreichen
• Es wird eine anteilige Rückerstattung des ungenutzten Teils eines im Voraus bezahlten Jahresabonnements gewährt
• Der Kunde darf die neuen Bedingungen nicht akzeptiert haben (eine Akzeptanz erfolgt durch die fortgesetzte Nutzung nach dem Datum des Inkrafttretens)

5.2 Einstellung des Dienstes

Falls ExactFlow die Plattform oder eine wesentliche Komponente davon einstellt, wird ExactFlow dies mindestens 90 Tage im Voraus schriftlich ankündigen. Kunden, die von einer solchen Einstellung betroffen sind, können ihr Abonnement mit sofortiger Wirkung nach Benachrichtigung kündigen und erhalten eine anteilige Rückerstattung der im Voraus bezahlten, ungenutzten Gebühren.

6. So stornieren Sie Ihr Abonnement

6.1 Self-Service-Stornierung (Empfohlen)

Der einfachste Weg zur Stornierung führt über Ihr Konto:

• Loggen Sie sich in Ihr ExactFlow-Konto unter app.exactflow.com ein
• Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen → Abonnement & Abrechnung
• Klicken Sie auf „Abonnement kündigen“ und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm
• Sie erhalten innerhalb von 1 Werktag eine Bestätigung Ihrer Stornierung per E-Mail
• Ihre Bestätigungs-E-Mail gilt als Nachweis für Ihre Stornierung und das Wirksamkeitsdatum

6.2 Stornierung per E-Mail

Wenn Sie nicht über den Self-Service stornieren können, können Sie einen schriftlichen Stornierungsantrag an billing@exactflow.com senden. Ihre E-Mail muss Folgendes enthalten:

• Betreffzeile: „SUBSCRIPTION CANCELLATION — [Ihr Firmenname] — [Konto-E-Mail]“
• Vollständiger gesetzlicher Firmenname und eingetragene Adresse
• E-Mail-Adresse des Kontos
• Abonnement-Typ (monatlich / jährlich) und aktuelles Verlängerungsdatum
• Grund für die Stornierung (optional, wird jedoch geschätzt)
• Bestätigung, dass Sie diese Richtlinie gelesen und verstanden haben

ExactFlow wird den Erhalt Ihres Stornierungsantrags innerhalb von 1 Werktag bestätigen und das Wirksamkeitsdatum validieren. Das Stornierungsdatum wird durch das Datum bestimmt, an dem ExactFlow den schriftlichen Antrag erhält, nicht durch das Sendedatum Ihrer E-Mail.

6.3 Stornierungsbestätigung

Ihre Stornierung ist erst abgeschlossen, wenn Sie eine schriftliche Bestätigungs-E-Mail von ExactFlow erhalten haben. Wenn Sie innerhalb von 2 Werktagen nach Einreichen Ihres Antrags keine Bestätigung erhalten, wenden Sie sich bitte an support@exactflow.com. ExactFlow ist nicht verantwortlich für Stornierungsanträge, die uns aufgrund technischer Fehler außerhalb unserer Kontrolle nicht erreichen.

7. Datenverarbeitung nach der Stornierung

7.1 Zugriff nach der Stornierung

Nach dem Einreichen eines Stornierungsantrags bleibt Ihr Zugriff auf die Plattform bis zum Ende der aktuellen Abonnementlaufzeit bestehen (oder endet sofort, wenn die Kündigung aus wichtigem Grund erfolgt). Wir empfehlen Ihnen dringend, alle Kundendaten zu exportieren, bevor der Zugriff endet.

7.2 Datenexport

ExactFlow stellt Tools zum Datenexport innerhalb der Plattform zur Verfügung. Sie können Ihre Daten jederzeit während der aktiven Abonnementlaufzeit und für weitere 30 Tage nach Beendigung des Zugriffs in Standardformaten (CSV, JSON) exportieren. Nach Ablauf dieses 30-tägigen Zeitfensters kann ExactFlow Ihre Kundendaten gemäß unserer Datenaufbewahrungsrichtlinie und Datenschutzrichtlinie dauerhaft löschen.

7.3 Datenlöschung

Auf Anfrage wird ExactFlow alle Kundendaten (einschließlich personenbezogener Daten) innerhalb von 30 Tage nach Ablauf des Exportzeitfensters aus ihren Systemen löschen. Ausgenommen hiervon sind Daten, deren Aufbewahrung durch geltendes Recht vorgeschrieben ist (wie z. B. zwingende Buchhaltungs- und Steueraufbewahrungspflichten nach polnischem Recht, die eine Aufbewahrung von bis zu 5 Jahren erfordern).

8. Kündigung durch ExactFlow

ExactFlow kann das Abonnement eines Kunden unter den in den Nutzungsbedingungen beschriebenen Umständen kündigen, einschließlich Nichtzahlung, wesentlicher Pflichtverletzung und gesetzlicher Compliance-Verpflichtungen. Wenn ExactFlow ohne wichtigen Grund kündigt (d. h. aus geschäftlichen Gründen, die nicht mit einer Pflichtverletzung des Kunden zusammenhängen), wird eine anteilige Rückerstattung der im Voraus bezahlten, ungenutzten Gebühren mit einer Frist von mindestens 30 Tagen schriftlich angekündigt, es sei denn, eine sofortige Beendigung ist aus rechtlichen oder Sicherheitsgründen erforderlich.

9. Fragen und Beschwerden

Wenn Sie Fragen zu dieser Richtlinie haben oder eine Beschwerde bezüglich des Stornierungsprozesses einreichen möchten:

Diese Richtlinie unterliegt polnischem Recht. Kunden, die sich als Verbraucher betrachten (und die fälschlicherweise als Verbraucher auf die Plattform zugegriffen haben), haben unter Umständen zusätzliche gesetzliche Rechte und können sich an den polnischen Bürgerbeauftragten für Verbraucherrechte (Rzecznik Praw Konsumentów) wenden oder eine Beschwerde beim Amt für Wettbewerbs- und Verbraucherschutz (UOKiK) einreichen.

— ENDE DER STORNIERUNGS- & WIDERRUFSBELEHRUNG —