Informativa sull'uso dell'IA — ExactFlow p.s.a.

ExactFlow sviluppa e impiega sistemi di IA in conformità ai seguenti principi, tratti dal Regolamento IA dell'UE e dai Principi OCSE sull'IA:

• Supervisione umana — tutti gli output degli Agenti IA che producono conseguenze rilevanti per il business richiedono la revisione umana prima dell'esecuzione
• Trasparenza — rendiamo noto quando l'IA è coinvolta in decisioni che incidono sui Clienti, sugli utenti o sui clienti finali
• Accuratezza e robustezza — i nostri sistemi di IA sono continuamente testati, monitorati e migliorati
• Privacy by design — i sistemi di IA trattano solo i dati strettamente necessari per ciascuna funzione
• Non discriminazione — gli output dell'IA sono monitorati per individuare effetti disparati e corretti ove rilevati
• Responsabilità — ExactFlow mantiene documentazione e registri di governance per tutti i sistemi di IA

ExactFlow gestisce sei Agenti IA proprietari integrati nella piattaforma SaaS. Si tratta di strumenti di supporto decisionale sviluppati per scopi specifici, non di modelli di IA generici. Tutti e sei gli Agenti operano in modalità assistiva — integrano il processo decisionale umano senza sostituirlo.

Nessuno degli Agenti IA di ExactFlow è classificato come sistema di IA ad alto rischio ai sensi dell'Allegato III del Regolamento IA dell'UE nel contesto standard di impiego nel Marketplace e nella Piattaforma. ExactFlow conduce una revisione annuale della classificazione del rischio IA. Qualora un contesto di impiego dovesse cambiare in modo da determinare una classificazione ad alto rischio, ExactFlow provvederà a informare i Clienti interessati e ad implementare gli obblighi aggiuntivi previsti dal Regolamento IA dell'UE.

Ogni Agente IA tratta dati personali esclusivamente nell'ambito descritto di seguito. Tutto il trattamento di dati personali da parte degli Agenti IA è disciplinato dalla Politica sulla privacy di ExactFlow e, nei casi in cui ExactFlow agisce in qualità di Responsabile del trattamento per conto del Cliente, dall'Accordo sul trattamento dei dati (DPA).

ExactFlow conferma che nessuno dei propri Agenti IA adotta decisioni individuali basate esclusivamente su processi automatizzati che producano effetti giuridici o che incidano in modo analogo significativo sulle persone fisiche, ai sensi dell'art. 22 del GDPR. In particolare:

• Le decisioni di sospensione degli account prevedono la revisione da parte di un responsabile della conformità
• Le approvazioni o i rifiuti di rimborso al di sopra delle soglie configurate richiedono l'autorizzazione umana
• Le segnalazioni di frode generate dai sistemi di IA sono esaminate da un team umano prima di qualsiasi azione esecutiva
• Le raccomandazioni di Nia in ambito lavorativo richiedono un'approvazione umana documentata
• Le valutazioni di merito creditizio o di rischio di pagamento non sono effettuate esclusivamente da sistemi di IA

Qualora un sistema automatizzato generi una segnalazione, un punteggio o una raccomandazione che conduca a una decisione che incida su un individuo, quest'ultimo può richiedere la revisione umana della decisione contattando privacy@exactflow.com. Risponderemo entro un mese solare.

Qualora i Clienti impieghino Axel come chatbot di IA o agente di messaggistica rivolto ai consumatori, si applicano i seguenti obblighi di trasparenza in conformità all'art. 50 del Regolamento IA dell'UE:

• Axel deve essere configurato per identificarsi come sistema di IA quando una persona fisica chieda direttamente e in modo sincero se sta interagendo con un essere umano o con un'IA
• I Clienti non possono configurare Axel in modo che neghi di essere un sistema di IA o che si presenti come umano
• Nei contesti in cui Axel è impiegato in modo tale da poter indurre un utente ragionevole a ritenere di comunicare con un essere umano, deve essere visualizzata un'etichetta di divulgazione IA ben visibile
• ExactFlow mette a disposizione dei Clienti modelli di divulgazione conformi e guide alla configurazione nella sezione Governance IA della Piattaforma

I Clienti sono responsabili di garantire che il proprio impiego di Axel sia conforme ai requisiti di trasparenza del Regolamento IA dell'UE e alle relative misure nazionali di attuazione. ExactFlow fornisce la capacità tecnica per la conformità — la responsabilità della corretta configurazione è del Cliente.

Gli Agenti IA di ExactFlow sono progettati con meccanismi obbligatori di supervisione umana. I Clienti non possono disabilitare o eludere tali meccanismi. I principali requisiti di supervisione umana sono:

ExactFlow migliora costantemente i propri Agenti IA. Qualora un aggiornamento modifichi in modo sostanziale il comportamento, le capacità o il trattamento dei dati di un Agente in modo da incidere sui Clienti o sui loro utenti finali, ExactFlow provvederà a:

• Fornire almeno 14 giorni di preavviso per le modifiche sostanziali agli Agenti IA tramite la dashboard della Piattaforma e via e-mail
• Pubblicare note di rilascio che descrivano la natura della modifica e gli eventuali nuovi requisiti di supervisione umana
• Aggiornare la presente Informativa sull'uso dell'IA e il calendario dei sub-responsabili del DPA ove pertinente
• Mettere a disposizione un periodo di test nell'ambiente sandbox prima che le modifiche sostanziali siano rese operative in produzione

ExactFlow mantiene le seguenti strutture di governance dell'IA:

• Un Comitato interno di Governance dell'IA responsabile della valutazione del rischio, della politica e della gestione degli incidenti relativi all'IA
• Un registro dei sistemi di IA che documenta la finalità, l'approccio tecnico, le fonti dei dati di addestramento, le limitazioni note e i meccanismi di supervisione umana per ogni Agente IA
• Revisioni annuali della classificazione del rischio IA ai sensi del quadro normativo del Regolamento IA dell'UE
• Una procedura di risposta responsabile agli incidenti IA per i casi in cui gli output dell'IA causino danni o si comportino in modo imprevisto
• Un punto di contatto pubblico per le richieste relative all'IA: ai-governance@exactflow.com

Se sei una persona fisica i cui dati personali sono trattati dagli Agenti IA di ExactFlow, hai i seguenti diritti:

• Diritto alla spiegazione: richiedere una spiegazione su come è stata adottata una decisione assistita dall'IA
• Diritto alla revisione umana: richiedere che una persona umana esamini qualsiasi decisione assistita dall'IA che ti riguardi in modo significativo
• Diritto di opposizione: opporti al trattamento dei tuoi dati personali da parte di sistemi di IA basato su interessi legittimi ai sensi dell'art. 21 del GDPR
• Diritto alla cancellazione: richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali dai log dei sistemi di IA, nel rispetto degli obblighi legali di conservazione
• Diritto di reclamo: contattare il UODO (www.uodo.gov.pl) se ritieni che il trattamento dei tuoi dati da parte dell'IA violi il GDPR

Per esercitare questi diritti contatta privacy@exactflow.com o ai-governance@exactflow.com. Risponderemo entro un mese solare.

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