Condizioni d'uso di ExactFlow p.s.a.

Le presenti Condizioni d'uso ('Condizioni') disciplinano le modalità di accesso e utilizzo delle proprietà digitali di ExactFlow da parte di qualsiasi persona, inclusi il sito web di marketing, il pannello di controllo utente, la documentazione API e le funzionalità dell'interfaccia della piattaforma.

Le presenti Condizioni d'uso devono essere lette unitamente ai seguenti documenti:

• Condizioni di servizio — che disciplinano il rapporto commerciale di abbonamento e gli obblighi relativi ai livelli di servizio.

• Informativa sulla privacy — che disciplina la raccolta e il trattamento dei dati personali.

• Informativa sui cookie — che disciplina l'utilizzo di cookie e tecnologie di tracciamento.

• Accordo sul trattamento dei dati — che disciplina il trattamento dei dati personali per conto dei clienti aziendali.

In caso di conflitto tra le presenti Condizioni d'uso e le Condizioni di servizio, le Condizioni di servizio prevarranno con riguardo al rapporto commerciale e contrattuale. Le presenti Condizioni d'uso prevarranno con riguardo alla condotta sull'interfaccia della piattaforma e all'uso accettabile.

L'accesso e l'utilizzo di qualsiasi proprietà digitale di ExactFlow costituisce la Sua accettazione incondizionata delle presenti Condizioni d'uso.

Se accede alla piattaforma come utente autorizzato per conto di un'organizzazione cliente, Lei riconosce che:

• La Sua organizzazione (il Cliente) ha accettato le Condizioni di servizio di ExactFlow.

• Lei è vincolato dalle presenti Condizioni d'uso nella Sua capacità individuale di utente dell'interfaccia.

• Lei è autorizzato dalla Sua organizzazione ad accedere alla piattaforma per suo conto.

Se non accetta le presenti Condizioni, deve cessare immediatamente di accedere alle proprietà digitali di ExactFlow.

3.1 Uso consentito

L'accesso e l'utilizzo della piattaforma ExactFlow sono consentiti esclusivamente per scopi commerciali leciti compatibili con le funzionalità della piattaforma. Gli usi consentiti includono:

• La gestione di operazioni di e-commerce multicanale tramite connettori di marketplace integrati.

• L'utilizzo degli agenti IA (Axel, Zane, Tesa, Raya, Nia, Kai) nell'ambito delle loro funzioni operative previste.

• L'accesso ad analisi, report e dashboard per supportare il processo decisionale aziendale.

• La configurazione di integrazioni con marketplace di terzi autorizzati e strumenti correlati.

• La presentazione e la gestione di richieste di supporto e impostazioni dell'account.

3.2 Condotta vietata

Le seguenti attività sono severamente vietate quando si accede alle proprietà digitali di ExactFlow:

4.1 Principi generali

Gli agenti IA di ExactFlow sono strumenti software sofisticati progettati per supportare le operazioni aziendali. Il loro utilizzo è disciplinato dai seguenti principi:

• I risultati degli agenti IA sono raccomandazioni e informazioni a supporto del processo decisionale umano.

• I risultati IA non costituiscono consulenza professionale e devono sempre essere esaminati e validati da personale competente prima di intraprendere qualsiasi azione operativa.

4.2 Axel – Agente IA di supporto clienti

Axel gestisce le richieste dei clienti su tutti i canali. Gli utenti devono garantire che:

• Le comunicazioni con i clienti siano conformi alle normative applicabili in materia di protezione dei consumatori e vendita a distanza.

• Il contenuto delle risposte venga verificato per accuratezza prima di essere inviato ai clienti finali.

• Axel non venga utilizzato per generare comunicazioni fuorvianti o ingannevoli.

4.3 Zane – Assistente IA alle vendite

Zane fornisce raccomandazioni di strategia commerciale e analisi della concorrenza. Gli utenti riconoscono che:

• I risultati dell'analisi di mercato sono illustrativi e basati sui dati disponibili.

• L'intelligence competitiva deve essere utilizzata in conformità con le leggi sulla concorrenza leale.

• Le raccomandazioni sui prezzi devono essere validate in modo indipendente rispetto ai requisiti di mercato e normativi.

4.4 Tesa – Agente IA per gli acquisti

Tesa supporta la gestione degli approvvigionamenti e delle scorte. Gli utenti devono:

• Verificare gli ordini di acquisto prima della conferma ai fornitori.

• Garantire che le decisioni di approvvigionamento siano conformi alle normative applicabili in materia di appalti.

• Mantenere un'adeguata supervisione umana delle funzionalità di riordino automatizzato.

4.5 Raya – Assistente IA finanziaria

Raya fornisce monitoraggio finanziario e previsioni. Gli utenti riconoscono che:

• I risultati di Raya non costituiscono consulenza finanziaria regolamentata.

• Le decisioni finanziarie devono essere esaminate da contabili qualificati o responsabili finanziari.

• L'accuratezza dei dati finanziari è responsabilità del Cliente.

4.6 Kai – Agente IA operativo

Kai assiste nella gestione delle attività e nell'efficienza operativa. Gli utenti devono:

• Esaminare le assegnazioni automatizzate di attività prima della finalizzazione.

• Garantire che i flussi di lavoro generati da Kai siano conformi alle normative in materia di lavoro e risorse umane.

• Conservare i registri delle decisioni operativamente significative prese con l'assistenza di Kai.

4.7 Nia – Assistente IA per le risorse umane

Nia supporta i processi delle risorse umane. Data la natura sensibile dei dati HR, gli utenti devono:

• Garantire che qualsiasi decisione HR (incluse assunzioni e procedimenti disciplinari) preveda una revisione umana e sia conforme alla normativa del lavoro polacca (Kodeks pracy).

• Non utilizzare Nia per adottare decisioni individuali completamente automatizzate sui dipendenti senza adeguate garanzie ai sensi dell'articolo 22 del GDPR.

• Conservare tutti i registri HR in conformità con i requisiti legali applicabili.

5.1 Natura informativa

I contenuti pubblicati su www.exactflow.com, incluse le descrizioni di funzionalità, agenti IA, prezzi e casi d'uso, sono forniti a titolo di informazione generale. ExactFlow compie sforzi ragionevoli per garantire l'accuratezza, ma non garantisce che il sito web sia privo di errori o che i contenuti siano sempre aggiornati.

5.2 Link a siti di terzi

Il sito web ExactFlow può contenere link a siti web di terzi, incluse piattaforme partner e integrazioni con marketplace. ExactFlow non controlla e non è responsabile per il contenuto, le pratiche di privacy o le condizioni d'uso di siti web di terzi. L'accesso ai siti collegati avviene a proprio rischio.

5.3 Disponibilità

ExactFlow non garantisce l'accesso ininterrotto al proprio sito web e può aggiornare, modificare o sospendere il sito web per manutenzione o altre ragioni senza preavviso. ExactFlow non sarà responsabile per eventuali inconvenienti o perdite derivanti dall'indisponibilità del sito web.

5.4 Contenuti generati dagli utenti

Laddove la piattaforma consenta agli utenti di inviare contenuti (ad es. ticket di supporto, moduli di feedback, funzionalità comunitarie), gli utenti sono i soli responsabili dei contenuti da loro inviati. ExactFlow si riserva il diritto di rimuovere qualsiasi contenuto che violi le presenti Condizioni o la normativa applicabile, senza preavviso.

Tutti i contenuti del sito web e della piattaforma ExactFlow, inclusi testi, grafica, loghi, icone, immagini, clip audio, compilazioni di dati e software, sono di proprietà di ExactFlow p.s.a. o dei suoi fornitori di contenuti e sono protetti dalle leggi polacche ed europee sul diritto d'autore, sui marchi e da altre leggi sulla proprietà intellettuale.

Gli usi consentiti dei contenuti del sito web si limitano a:

• Stampare o scaricare estratti dei contenuti del sito web per riferimento personale e non commerciale.

• Condividere link alle pagine del sito web (ma non fare framing o mirroring dei contenuti).

• Utilizzare materiali stampa dalle risorse stampa designate di ExactFlow, in conformità con le eventuali condizioni indicate.

I seguenti usi sono espressamente vietati senza il previo consenso scritto di ExactFlow:

• Ripubblicare, distribuire o sfruttare commercialmente qualsiasi contenuto del sito web.

• Modificare o creare opere derivate dai contenuti del sito web.

• Utilizzare marchi, loghi o asset del brand ExactFlow.

• Estrazione sistematica o automatizzata dei contenuti del sito web.

L'accesso alle API di ExactFlow è soggetto alle presenti Condizioni d'uso e alle condizioni aggiuntive specifiche per le API pubblicate nella documentazione per sviluppatori di ExactFlow su docs.exactflow.com.

Gli utenti delle API devono:

• Autenticare tutte le chiamate API utilizzando credenziali valide emesse tramite il pannello di controllo dell'account.

• Rispettare i limiti di frequenza pubblicati e le politiche di utilizzo equo.

• Non condividere le chiavi API con parti non autorizzate.

• Utilizzare le API esclusivamente per l'integrazione con i sistemi propri del Cliente e le connessioni autorizzate a marketplace di terzi.

• Implementare una gestione adeguata degli errori e rispettare gli avvisi di deprecazione delle API.

ExactFlow si riserva il diritto di sospendere l'accesso alle API per qualsiasi Cliente o integrazione che causi un carico eccessivo, un rischio per la sicurezza, o violi le presenti linee guida di utilizzo.

8.1 Amministratore dell'account

Ogni account Cliente deve avere almeno un amministratore dell'account designato, responsabile di:

• Gestire i permessi e i ruoli di accesso degli utenti autorizzati.

• Garantire che tutti gli utenti autorizzati siano stati informati e abbiano accettato le presenti Condizioni d'uso.

• Revocare tempestivamente l'accesso agli utenti che lasciano l'organizzazione o cambiano ruolo.

• Configurare le impostazioni di sicurezza, inclusa l'autenticazione a più fattori.

8.2 Controllo degli accessi basato sui ruoli

La piattaforma ExactFlow supporta un controllo degli accessi granulare basato sui ruoli. Gli amministratori degli account dovrebbero applicare il principio del minimo privilegio, concedendo agli utenti solo i permessi necessari per le loro responsabilità specifiche. Il mancato adeguato limite dell'accesso può comportare l'esposizione dei dati, di cui il Cliente è responsabile.

8.3 Gestione delle sessioni

Gli utenti devono disconnettersi dalle sessioni attive quando non le utilizzano e non devono lasciare sessioni incustodite su dispositivi condivisi o pubblici. ExactFlow può implementare timeout di sessione automatici come misura di sicurezza.

ExactFlow si riserva il diritto di:

• Monitorare l'utilizzo della piattaforma e del sito web per finalità di sicurezza, conformità e garanzia della qualità.

• Indagare sulle violazioni segnalate o sospettate delle presenti Condizioni.

• Rimuovere contenuti, sospendere l'accesso o adottare altre misure correttive qualora venga identificata una violazione.

• Segnalare attività criminose sospette alle competenti autorità di pubblica sicurezza polacche.

Le attività di monitoraggio sono condotte in conformità con l'Informativa sulla privacy di ExactFlow e la normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

ExactFlow può utilizzare strumenti di monitoraggio automatizzato per rilevare schemi di utilizzo anomali, minacce alla sicurezza e violazioni delle politiche. Tale monitoraggio non costituisce sorveglianza illegittima ed è condotto con adeguate salvaguardie per la privacy.

ExactFlow si riserva il diritto di modificare le presenti Condizioni d'uso in qualsiasi momento. Le modifiche entreranno in vigore al momento della pubblicazione sul nostro sito web all'indirizzo www.exactflow.com/en/terms.

Per modifiche sostanziali, ExactFlow fornirà un preavviso tramite il pannello di controllo della piattaforma o l'indirizzo email registrato con almeno 14 giorni di anticipo.

Il continuo accesso alle proprietà digitali di ExactFlow a seguito della pubblicazione delle modifiche costituisce accettazione delle stesse.

Gli utenti sono invitati a consultare periodicamente le Condizioni d'uso. La data dell'ultima revisione è indicata in cima al presente documento.

ExactFlow può sospendere o cessare definitivamente l'accesso di un utente alla piattaforma o al sito web per:

• Violazione di qualsiasi disposizione delle presenti Condizioni d'uso.

• Condotta che ExactFlow ritenga ragionevolmente costituisca un rischio per altri utenti, la piattaforma o la reputazione di ExactFlow.

• Istruzioni dell'amministratore dell'account dell'organizzazione cliente.

• Cessazione dell'abbonamento del Cliente ai sensi delle Condizioni di servizio.

Alla cessazione dell'accesso, l'utente deve immediatamente smettere di utilizzare la piattaforma. Le disposizioni delle presenti Condizioni che per loro natura dovrebbero sopravvivere alla cessazione (incluse le disposizioni relative alla proprietà intellettuale, alla condotta vietata e alla responsabilità) continueranno ad applicarsi.

Le proprietà digitali di ExactFlow, inclusi il sito web e l'interfaccia della piattaforma, sono fornite 'nello stato in cui si trovano'.

Nella misura massima consentita dalla normativa polacca ed europea, ExactFlow declina ogni responsabilità per:

• Inesattezze od omissioni nei contenuti del sito web.

• Interruzioni della disponibilità del sito web o della piattaforma.

• Perdita o danneggiamento di dati causati da azioni degli utenti.

• Danni derivanti dall'utilizzo dei risultati degli agenti IA senza un'adeguata validazione umana.

• Perdite causate da accesso non autorizzato risultante dalla mancata tutela della sicurezza dell'account da parte dell'utente.

Tali limitazioni si applicano nella misura massima consentita dalla normativa imperativa applicabile, incluso il Codice civile polacco (Kodeks cywilny) e qualsiasi normativa europea applicabile in materia di protezione dei consumatori.

Nulla nelle presenti Condizioni esclude la responsabilità per morte o lesioni personali causate dalla negligenza di ExactFlow.

Le presenti Condizioni d'uso sono disciplinate dalla legge della Repubblica di Polonia.

Qualsiasi controversia derivante da o relativa alle presenti Condizioni sarà soggetta alla giurisdizione esclusiva dei tribunali di Varsavia, Polonia, fatti salvi eventuali diritti imperativi di cui Lei possa godere ai sensi della legge del Suo paese di residenza all'interno dell'UE/SEE.

Le presenti Condizioni d'uso sono conformi ai requisiti della legge polacca sulla fornitura di servizi per via elettronica (Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną) e alle relative direttive europee sul commercio elettronico.

Per domande sulle presenti Condizioni d'uso, La preghiamo di contattarci a:

— FINE DELLE CONDIZIONI D'USO —