TERMINI E CONDIZIONI GENERALI

Termini Generali che regolano l'uso dei prodotti e dei servizi di ExactFlow

Data di decorrenza: 1° aprile 2026 | Versione 1.0

I presenti Termini e Condizioni Generali («Termini» o «TCG») regolano tutti gli aspetti del rapporto contrattuale tra ExactFlow p.s.a. e i suoi Clienti. Si applicano in aggiunta ai Termini di Servizio, ai Termini d'Uso, all'Informativa sulla Privacy, alla Cookie Policy e a qualsiasi Modulo d'Ordine applicabile, e devono essere letti congiuntamente ad essi. Accedendo o utilizzando i servizi di ExactFlow, l'utente accetta di essere vincolato dai presenti TCG.

1. Parti e Entità Contrattuale

I presenti Termini e Condizioni Generali sono stipulati tra:

e il <strong>Cliente</strong>: qualsiasi entità legale, imprenditore individuale (przedsiębiorca) o altra parte commerciale che si registri, si abboni o acceda in altro modo alla Piattaforma e ai Servizi di ExactFlow. I presenti TCG si applicano esclusivamente ai rapporti business-to-business (B2B). ExactFlow non fornisce servizi direttamente ai consumatori che agiscono al di fuori di un'attività commerciale, imprenditoriale, artigianale o professionale.

2. Ambito di Applicazione

2.1 Gerarchia dei Documenti

Il rapporto contrattuale tra ExactFlow e un Cliente è regolato dai seguenti documenti, elencati in ordine di precedenza in caso di conflitto:

2.2 Intero Accordo

Insieme, i documenti elencati nella Sezione 2.1 costituiscono l'intero accordo tra le parti in merito all'oggetto del presente documento e sostituiscono tutte le precedenti proposte, trattative, corrispondenze, dichiarazioni e accordi, sia orali che scritti.

2.3 Modifiche

ExactFlow si riserva il diritto di modificare i presenti TCG in qualsiasi momento. Le modifiche saranno comunicate via e-mail e/o tramite notifica sulla Piattaforma almeno 30 giorni prima della data di decorrenza. L'uso continuato della Piattaforma dopo la data di decorrenza costituisce accettazione dei TCG modificati. I Clienti che non accettano una modifica possono recedere dal proprio Abbonamento prima della data di decorrenza senza alcuna penale, previa comunicazione scritta.

3. Natura dei Servizi

3.1 Piattaforma SaaS

ExactFlow fornisce una piattaforma cloud Software-as-a-Service (SaaS) per la gestione del commercio elettronico multicanale. La Piattaforma include:

• Strumenti per la gestione degli ordini, la sincronizzazione dell'inventario e l'automazione della logistica (fulfillment)

• Connettori di integrazione per marketplace di terze parti (Amazon, eBay, Shopify, Allegro, AliExpress, Flipkart, Lazada, Mercari, Ozon, Shopee, Walmart, Wayfair e altri)

• Agenti IA: Axel (Supporto), Zane (Vendite), Tesa (Acquisti), Raya (Finanze), Kai (Operazioni), Nia (HR)

• Dashboard per analisi, reportistica e business intelligence

• Accesso alle API per le integrazioni di sistema

• Servizi di supporto clienti

3.2 Funzionalità basate su IA

I moduli di Agenti IA di ExactFlow sono strumenti di automazione avanzati. Il Cliente riconosce che i risultati generati dall'IA costituiscono raccomandazioni e approfondimenti analitici e non consulenza professionale. ExactFlow non garantisce l'accuratezza, la completezza o l'idoneità per uno scopo specifico dei risultati degli Agenti IA. Il Cliente mantiene la piena responsabilità per tutte le decisioni aziendali, comprese quelle basate sui risultati dell'IA.

3.3 Subappalto

ExactFlow può incaricare subappaltatori e sub-responsabili del trattamento per l'esecuzione di determinati aspetti dei Servizi. ExactFlow rimane responsabile nei confronti del Cliente per l'adempimento delle obbligazioni subappaltate. I sub-responsabili che trattano dati personali sono soggetti agli obblighi stabiliti nell'Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA) di ExactFlow.

3.4 Funzionalità Future

ExactFlow sviluppa continuamente la Piattaforma. Nuove funzionalità, integrazioni o agenti IA possono essere aggiunti durante il Periodo di Abbonamento. ExactFlow può inoltre modificare, limitare o interrompere determinate funzionalità con un preavviso di almeno 30 giorni, a meno che non si renda necessaria una modifica urgente per motivi di sicurezza o di conformità legale.

4. Obblighi del Cliente

4.1 Obblighi Generali

Il Cliente si impegna a:

• Utilizzare la Piattaforma esclusivamente per scopi commerciali leciti e in conformità con tutte le leggi e i regolamenti applicabili

• Fornire informazioni accurate, complete e aggiornate al momento della registrazione e per tutta la durata dell'accordo

• Cooperare ragionevolmente con ExactFlow per consentire l'erogazione del servizio

• Mantenere la riservatezza e la sicurezza delle credenziali di accesso dell'Account

• Notificare immediatamente a ExactFlow qualsiasi sospetta violazione della sicurezza o accesso non autorizzato

• Assicurarsi che tutti gli Utenti Autorizzati conoscano e rispettino i Termini d'Uso di ExactFlow

4.2 Requisiti Tecnici

Il Cliente è responsabile del mantenimento di una connettività Internet adeguata, di hardware compatibile e di browser web supportati necessari per accedere alla Piattaforma. I requisiti minimi di sistema di ExactFlow sono pubblicati nella Documentazione.

4.3 Conformità con i Marketplace di Terze Parti

Qualora il Cliente colleghi alla Piattaforma account di marketplace di terze parti, il Cliente è l'unico responsabile del rispetto dei termini e delle policy di tali marketplace. ExactFlow non si assume alcuna responsabilità per la mancata osservanza da parte del Cliente delle regole del marketplace, per sospensioni dell'account o per sanzioni imposte dagli operatori del marketplace.

4.4 Usi Vietati

Il Cliente non deve utilizzare la Piattaforma:

• Per elaborare, memorizzare o trasmettere dati in violazione di leggi o regolamenti applicabili

• In modo tale da violare i diritti di proprietà intellettuale di terzi

• Per svolgere attività fraudolente, ingannevoli o dannose per ExactFlow, altri clienti o terze parti

• In qualsiasi modo che possa danneggiare, disabilitare, sovraccaricare o compromettere l'infrastruttura della Piattaforma

• Per sviluppare un prodotto o servizio concorrente con ExactFlow

5. Tariffe, Fatturazione e Imposte

5.1 Tariffe di Abbonamento

Il Cliente pagherà le Tariffe in base al piano di Abbonamento selezionato al momento della registrazione o come diversamente concordato in un Modulo d'Ordine. I prezzi correnti sono pubblicati su www.exactflow.com/en/pricing e sono soggetti a modifiche ai sensi della Sezione 4.6 dei Termini di Servizio.

5.2 Fatturazione

ExactFlow emette fatture elettroniche (faktury elektroniczne) in conformità con la legge sull'IVA polacca (Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Le fatture vengono inviate all'indirizzo e-mail registrato del Cliente. Il Cliente acconsente a ricevere le fatture in formato elettronico accettando i presenti TCG. Ove applicabile, ExactFlow emetterà fatture IVA includendo il codice NIP (Partita IVA) del Cliente fornito al momento della registrazione.

5.3 Imposte

Tutte le Tariffe si intendono al netto dell'IVA e di altre imposte applicabili, se non espressamente indicato diversamente. Il Cliente è responsabile di tutte le imposte applicabili nella propria giurisdizione. Per i Clienti registrati ai fini IVA nell'UE, può applicarsi il meccanismo di inversione contabile (reverse-charge) per le cessioni B2B intra-comunitarie. ExactFlow applicherà il corretto trattamento fiscale in base alle informazioni fornite dal Cliente al momento della registrazione.

5.4 Valuta e Pagamento

Le tariffe sono pagabili in PLN o EUR come indicato al momento del pagamento. ExactFlow accetta pagamenti tramite carta di credito/debito, bonifico bancario (SEPA e bonifico nazionale polacco przelew bankowy) e altri metodi disponibili sulla Piattaforma. Tutte le transazioni con carta di pagamento sono elaborate da fornitori certificati PCI-DSS.

5.5 Contestazioni sulle Fatture

Il Cliente deve presentare qualsiasi contestazione relativa a una fattura per iscritto entro 14 giorni dal ricevimento. Gli importi non contestati rimarranno esigibili e pagabili nei termini. ExactFlow verificherà gli importi contestati ed emetterà una nota di credito o una fattura corretta, se applicabile. La mancata contestazione entro 14 giorni costituisce accettazione della fattura.

6. Proprietà Intellettuale

6.1 Proprietà Intellettuale di ExactFlow

Tutti i diritti di proprietà intellettuale relativi alla Piattaforma, inclusi software, codice sorgente, modelli di IA, algoritmi, interfacce utente, documentazione, marchi e tutti i materiali prodotti da ExactFlow, sono e rimangono di proprietà esclusiva di ExactFlow p.s.a. o dei suoi licenzianti. Nessun diritto viene trasferito al Cliente, ad eccezione della licenza di accesso limitata descritta nei Termini di Servizio.

6.2 Proprietà Intellettuale e Dati del Cliente

Nei rapporti tra le parti, il Cliente conserva tutti i diritti di proprietà sui Dati del Cliente. Il Cliente concede a ExactFlow una licenza limitata, globale e royalty-free per il trattamento dei Dati del Cliente al solo scopo di fornire i Servizi. ExactFlow non vanta alcun diritto di proprietà sui Dati del Cliente.

6.3 Feedback

Qualsiasi feedback, suggerimento o idea forniti dal Cliente o dagli Utenti Autorizzati in merito alla Piattaforma («Feedback») potrà essere utilizzato liberamente da ExactFlow per migliorare i propri prodotti e servizi. Nessun compenso è dovuto al Cliente per il Feedback, ed ExactFlow sarà proprietaria di tutta la proprietà intellettuale derivante dall'implementazione dello stesso.

6.4 Marchi e Loghi

Il Cliente non può utilizzare il nome, il logo, i marchi commerciali o i nomi degli agenti IA di ExactFlow in comunicazioni esterne, marketing o pubblicazioni senza il preventivo consenso scritto di ExactFlow. ExactFlow può fare riferimento al Cliente come proprio cliente nei propri materiali di marketing, a meno che il Cliente non richieda diversamente per iscritto.

7. Riservatezza

Ciascuna parte («Parte Ricevente») si impegna a mantenere riservate tutte le informazioni non pubbliche divulgate dall'altra parte («Parte Divulgante») che siano designate come riservate o che debbano ragionevolmente essere intese come tali. Tale obbligo si applicherà per la durata dell'Accordo e per un periodo di tre (3) anni successivi alla sua cessazione. Si applicano eccezioni qualora l'informazione:

• Sia o diventi di pubblico dominio senza colpa della Parte Ricevente

• Fosse già nota alla Parte Ricevente prima della divulgazione

• Sia sviluppata in modo indipendente dalla Parte Ricevente senza l'uso delle informazioni della Parte Divulgante

• Debba essere divulgata per legge, ordine del tribunale o autorità competente — nel qual caso la Parte Ricevente deve informare immediatamente la Parte Divulgante, nella misura in cui sia legalmente consentito

8. Dichiarazioni e Garanzie

8.1 Dichiarazioni Mutue

Ciascuna parte dichiara e garantitisce che: (a) è regolarmente costituita e registrata; (b) ha il pieno potere e l'autorità per stipulare e adempiere ai propri obblighi ai sensi dei presenti TCG; e (c) i presenti TCG costituiscono obblighi validi, vincolanti ed esigibili in conformità ai relativi termini.

8.2 Dichiarazioni del Cliente

Il Cliente dichiara e garantisce ulteriormente che:

• Tutte le informazioni fornite a ExactFlow sono accurate e complete

• Ha ottenuto tutti i consensi e le autorizzazioni necessari per i Dati del Cliente inviati alla Piattaforma

• Il suo utilizzo della Piattaforma non viola alcuna legge, regolamento o diritto di terzi applicabile

• Agisce in qualità di impresa e non come consumatore ai fini dei presenti TCG

9. Responsabilità e Manleva

9.1 Limitazione di Responsabilità

La responsabilità complessiva totale di ExactFlow nei confronti del Cliente derivante da o in relazione ai presenti TCG non supererà l'importo totale delle Tariffe pagate dal Cliente nei dodici (12) mesi immediatamente precedenti l'evento che ha dato origine alla richiesta di risarcimento. ExactFlow non sarà responsabile per danni indiretti, consequenziali, incidentali, speciali o punitivi, perdita di profitto, perdita di dati o interruzione dell'attività, indipendentemente dal fatto che ExactFlow sia stata avvisata della possibilità di tali danni. Tali limitazioni riflettono una ragionevole allocazione del rischio e costituiscono una base essenziale dell'accordo tra le parti.

9.2 Eccezioni

Nulla nei presenti TCG limita o esclude la responsabilità di ciascuna parte per: (a) morte o lesioni personali causate da propria negligenza; (b) frode o dichiarazione fraudolenta; (c) qualsiasi responsabilità che non possa essere legalmente limitata o esclusa ai sensi delle norme imperative del diritto polacco o dell'UE.

9.3 Manleva da parte del Cliente

Il Cliente indennizzerà, difenderà e terrà indenne ExactFlow e i suoi dirigenti, amministratori, dipendenti e agenti da qualsiasi reclamo, danno, perdita, responsabilità, costo e spesa (incluse le ragionevoli spese legali) derivanti da: (a) violazione dei presenti TCG da parte del Cliente; (b) violazione di diritti di terzi causata dai Dati del Cliente; (c) violazione della legge applicabile da parte del Cliente; o (d) utilizzo da parte del Cliente di integrazioni di marketplace di terze parti.

10. Forza Maggiore

Nessuna delle parti sarà considerata inadempiente o responsabile per qualsiasi ritardo nell'adempimento o mancato adempimento degli obblighi ai sensi dei presenti TCG nella misura in cui tale ritardo o inadempimento sia causato da un Evento di Forza Maggiore, definito come qualsiasi evento al di fuori del ragionevole controllo della parte interessata, inclusi disastri naturali, guerre, terrorismo, rivolte civili, pandemie, azioni di autorità governative o di regolamentazione, interruzioni di corrente, guasti alle telecomunicazioni o guasti alle infrastrutture di terze parti.

La parte interessata dovrà: (a) informare tempestivamente l'altra parte dell'Evento di Forza Maggiore e della sua durata probabile; (b) compiere ogni ragionevole sforzo per mitigare l'impatto; e (c) riprendere l'adempimento non appena ragionevolmente possibile. Se un Evento di Forza Maggiore persiste per più di 60 giorni, ciascuna parte può recedere dall'Accordo senza responsabilità mediante preavviso scritto di 14 giorni.

11. Risoluzione e Conseguenze

11.1 Risoluzione per Inadempimento

Ciascuna parte può risolvere i presenti TCG con effetto immediato mediante comunicazione scritta se l'altra parte: (a) commette una violazione materiale che non può essere sanata; (b) commettere una violazione materiale che può essere sanata e non vi pone rimedio entro 14 giorni dalla comunicazione scritta; o (c) diventa insolvente, entra in amministrazione controllata, liquidazione o procedure equivalenti ai sensi della legge applicabile.

11.2 Effetti della Risoluzione

In caso di risoluzione dei presenti TCG per qualsiasi motivo:

• Tutte le licenze concesse al Cliente cesseranno immediatamente

• Il Cliente deve cessare ogni utilizzo della Piattaforma e cancellare tutti i materiali scaricati

• Il Cliente ha 30 giorni di tempo per esportare i Dati del Cliente tramite gli strumenti di esportazione della Piattaforma

• Tutte le Tariffe in sospeso diventeranno immediatamente esigibili e pagabili

• Le disposizioni che per loro natura sono destinate a sopravvivere alla risoluzione continueranno a rimanere in vigore, incluse le Sezioni 6, 7, 9, 11.2 e 12

11.3 Nessuna Responsabilità per Risoluzione Legittima

La risoluzione dei presenti TCG in conformità ai relativi termini non dà diritto a nessuna delle parti di richiedere risarcimenti o indennizzi come conseguenza esclusiva della risoluzione stessa, fatti salvi i diritti e gli obblighi già maturati.

12. Governing Law, Jurisdiction, and Dispute Resolution

12.1 Governing Law

These T&C and all disputes arising from or in connection with them are governed by and construed in accordance with the laws of the Republic of Poland (in particular the Polish Civil Code — Kodeks cywilny), without regard to its conflict of law provisions. Applicable EU law, including the GDPR, EU AI Act, and eCommerce Directive, takes precedence where applicable.

12.2 Dispute Resolution — Amicable

The parties shall first attempt to resolve any dispute amicably through good-faith negotiation. Either party may initiate this process by delivering written notice specifying the nature of the dispute. The parties shall have 30 days from the date of notice to attempt resolution.

12.3 Jurisdiction

If amicable resolution fails, the parties submit to the exclusive jurisdiction of the competent courts of the city of Warsaw, Poland (Sąd właściwy dla m.st. Warszawy). ExactFlow retains the right to seek emergency injunctive relief in any court of competent jurisdiction.

12.4 Language

These T&C are drafted in English. In the event of any translation, the English version shall prevail.

13. Disposizioni Varie

13.1 Comunicazioni

Tutte le comunicazioni formali ai sensi dei presenti TCG dovranno essere effettuate per iscritto e inviate tramite e-mail (a legal@exactflow.com per ExactFlow, e all'e-mail dell'account registrato per il Cliente) o tramite lettera raccomandata ai rispettivi indirizzi registrati. Le comunicazioni avranno effetto al momento della conferma di ricezione o, se inviate per posta, dopo tre (3) giorni lavorativi dalla spedizione.

13.2 Cessione

Il Cliente non può cedere, trasferire o novare i propri diritti o obblighi ai sensi dei presenti TCG senza il preventivo consenso scritto di ExactFlow. ExactFlow può cedere il presente Accordo a una società affiliata o in relazione a una fusione, acquisizione o vendita di sostanzialmente tutti i suoi beni, previa comunicazione scritta.

13.3 Clausola d'Interezza e Scindibilità

Qualora una disposizione dei presenti TCG sia ritenuta non valida, illegale o inapplicabile, tale disposizione sarà modificata nella misura minima necessaria per renderla applicabile, e tutte le restanti disposizioni continueranno ad avere pieno vigore ed efficacia.

13.4 Rinuncia

Il mancato o ritardato esercizio di un qualsiasi diritto o rimedio ai sensi dei presenti TCG da parte di una delle parti non costituirà una rinuncia a tale diritto o rimedio.

13.5 Rapporto tra le Parti

Nulla nei presenti TCG crea un rapporto di partnership, joint venture, lavoro subordinato o agenzia tra ExactFlow e il Cliente. Ciascuna parte agisce in qualità di contraente indipendente.

13.6 Diritti di Terzi

I presenti TCG sono ad esclusivo beneficio delle parti firmatarie. Nessun terzo avrà alcun diritto o rimedio ai sensi dei presenti TCG.

14. Contatti

— FINE DEI TERMINI E CONDIZIONI GENERALI —