Informativa di Cancellazione e Periodo di Ripensamento di ExactFlow p.s.a.

La presente Informativa di Cancellazione e Periodo di Ripensamento («Informativa») disciplina la cancellazione degli Abbonamenti e dei Servizi ExactFlow da parte dei Clienti. Viene emessa in conformità con i Termini di Servizio di ExactFlow, i Termini e Condizioni e la legge polacca ed europea applicabile, tra cui:

• Legge del 30 maggio 2014 sui Diritti dei Consumatori (Ustawa o prawach konsumenta) — nota: si applica solo ai consumatori, non ai Clienti B2B
• Direttiva UE 2011/83/UE sui Diritti dei Consumatori — si applica esclusivamente ai contratti con i consumatori
• Codice Civile polacco (Kodeks cywilny) — disciplina la risoluzione dei contratti commerciali per il B2B
• Legge del 18 luglio 2002 sulla Fornitura di Servizi con Mezzi Elettronici

1. Definizioni

2. Tipologie di Cancellazione

2.1 Mancato Rinnovo (Cancellazione al Termine del Periodo)

Il Cliente può scegliere di non rinnovare il proprio Abbonamento al termine del Periodo di Abbonamento corrente. In questo caso:

• Non è dovuto alcun rimborso per il periodo corrente
• L'accesso alla Piattaforma prosegue fino all'ultimo giorno del Periodo di Abbonamento pagato
• Il Cliente deve inviare la richiesta di cancellazione prima della scadenza del preaviso applicabile (Sezione 3)
• Il rinnovo automatico non verrà attivato per il periodo successivo

2.2 Cancellazione a Metà Termine

Il Cliente può cancellare il proprio Abbonamento in qualsiasi momento prima del termine del Periodo di Abbonamento corrente. In questo caso:

• Per gli Abonnements mensili: l'accesso prosegue fino al termine del mese di fatturazione corrente; non viene emesso alcun rimborso
• Per gli Abbonamenti annuali: l'accesso prosegue fino al termine del periodo annuale pagato; non viene emesso alcun rimborso (salvo quanto previsto per la finestra di 14 giorni ai sensi della Sezione 4)
• La cancellazione diventa efficace al termine del Periodo di Abbonamento in quel momento in corso

2.3 Risoluzione Immediata per Giusta Causa

ExactFlow o il Cliente possono risolvere l'Accordo con effetto immediato in circostanze specifiche descritte nei Termini di Servizio e nei Termini e Condizioni. Qualora ExactFlow receda senza giusta causa o risolva il contratto per proprio inadempimento, potrà essere applicato un rimborso proporzionale (pro-rata) delle Tariffe prepagate e non utilizzate, in conformità con l'Informativa sui Rimborsi e Resi.

3. Requisiti di Preaviso e Rinnovo Automatico

3.1 Rinnovo Automatico

Tutti gli Abbonamenti ExactFlow si rinnovano automaticamente al termine di ciascun Periodo di Abbonamento, a meno che il Cliente non provveda alla cancellazione in conformità con la presente Informativa. Il rinnovo viene elaborato utilizzando il metodo di pagamento registrato. ExactFlow invierà un promemoria via e-mail all'indirizzo e-mail registrato dell'account almeno 14 giorni prima della Data di Rinnovo per gli Abbonamenti annuali, e almeno 3 giorni prima della Data di Rinnovo per gli Abbonamenti mensili.

3.2 Scadenze del Preaviso di Cancellazione

Se la richiesta di cancellazione non viene inviata prima della scadenza applicabile, l'Abbonamento si rinnoverà automaticamente e verrà addebitata la tariffa di rinnovo. ExactFlow non rimborserà le tariffe addebitate a causa di un preaviso di cancellazione tardivo, salvo i casi di comprovato guasto tecnico del meccanismo di cancellazione stessa.

4. Finestra Volontaria di 14 giorni per i Nuovi Abbonati

4.1 Panoramica

Come gesto commerciale volontario, ExactFlow offre agli Abbonati annuali che acquistano per la prima volta una finestra di cancellazione di 14 giorni dalla data dell'acquisto iniziale, fatte salve le condizioni seguenti. Questo non costituisce un diritto di recesso legale, bensì una politica commerciale volontaria.

4.2 Condizioni di Idoneità

Per essere idonei alla cancellazione e a un rimborso completo ai sensi della presente disposizione, devono essere soddisfatte tutte le seguenti condizioni:

• L'Abbonamento è un piano annuale acquistato per la prima volta (non un rinnovo, un passaggio a un piano superiore o un secondo account)
• La richiesta di cancellazione viene ricevuta da ExactFlow entro 14 giorni di calendario dalla data di acquisto originale
• Il Cliente non ha effettuato un «uso sostanziale» della Piattaforma, come definito nell'Informativa sui Rimborsi e Resi, Sezione 4.2
• Il Cliente non ha precedentemente posseduto un account di Abbonamento ExactFlow
• La richiesta di cancellazione viene inviata in conformità con la procedura descritta nella Sezione 6

Se idoneo, il rimborso completo della tariffa di Abbonamento annuale sarà elaborato entro 14 giorni lavorativi dall'approvazione, riaccreditandolo sul metodo di pagamento originale.

4.3 Cosa Non È Idoneo

La finestra di 14 giorni non si applica a:

• Piani di Abbonamento mensili
• Rinnovi di piani annuali (è idoneo solo l'acquisto iniziale)
• Funzionalità aggiuntive (add-on), servizi professionali o tariffe di implementazione
• Casi in cui si è verificato un uso sostanziale (come definito nell'Informativa sui Rimborsi e Resi)
• Accordi contrattuali Enterprise o personalizzati

5. Cancellazione Dovuta a Modifiche Sostanziali da parte di ExactFlow

5.1 Modifiche Sostanziali

Qualora ExactFlow proponga una modifica sostanziale ai presenti Termini e Condizioni, ai Termini di Servizio o alle funzionalità della Piattaforma che influisca negativamente sul Cliente, e il Cliente non desideri continuare secondo i termini modificati, il Cliente può cancellare il proprio Abbonamento prima della data di entrata in vigore della modifica senza incorrere in alcuna penale di cancellazione.

In tali casi:

• Il Cliente deve inviare una comunicazione scritta di cancellazione prima della data di entrata in vigore della modifica proposta
• Verrà emesso un rimborso proporzionale della parte non utilizzata di qualsiasi Abbonamento annuale prepagato
• Il Cliente non deve aver accettato i nuovi termini (l'accettazione avviene con l'uso continuato dopo la data di entrata in vigore)

5.2 Interruzione del Servizio

Se ExactFlow interrompe in modo definitivo la Piattaforma o una sua componente sostanziale, ExactFlow fornirà un preaviso scritto di almeno 90 giorni. I Clienti interessati da tale interruzione potranno cancellare i propri Abbonamenti con effetto immediato dal momento della notifica, con un rimborso proporzionale delle Tariffe prepagate e non utilizzate.

6. Come Cancellare il Tuo Abbonamento

6.1 Cancellazione in Autonomia (Consigliata)

Il modo più semplice per cancellare l'abbonamento è tramite il proprio Account:

• Accedi al tuo Account ExactFlow su app.exactflow.com
• Naviga su Impostazioni Account → Abbonamento e Fatturazione (Subscription & Billing)
• Clicca su 'Cancella Abbonamento' (Cancel Subscription) e segui le istruzioni sullo schermo
• Riceverai una conferma della cancellazione via e-mail entro 1 giorno lavorativo
• L'e-mail di conferma costituisce l'attestazione della cancellazione e della relativa data di decorrenza

6.2 Cancellazione tramite E-mail

Se non riesci a procedere con la cancellazione in autonomia, puoi inviare una richiesta scritta di cancellazione a billing@exactflow.com. L'e-mail deve includere:

• Oggetto dell'e-mail: 'SUBSCRIPTION CANCELLATION — [Nome della tua azienda] — [E-mail dell'account]'
• Ragione sociale completa dell'azienda e indirizzo della sede legale
• Indirizzo e-mail dell'account
• Tipo di abbonamento (mensile / annuale) e Data di Rinnovo corrente
• Motivo della cancellazione (facoltativo, ma apprezzato)
• Conferma di aver letto e compreso la presente Informativa

ExactFlow confermerà la ricezione della richiesta di cancellazione entro 1 giorno lavorativo e convaliderà la data di decorrenza. La data di cancellazione è determinata dalla data in cui ExactFlow riceve la richiesta scritta, non dalla data di invio dell'e-mail.

6.3 Conferma di Cancellazione

La cancellazione non è completata fino a quando non ricevi un'e-mail di conferma scritta da parte di ExactFlow. Se non ricevi alcuna conferma entro 2 giorni lavorativi dall'invio della richiesta, contatta support@exactflow.com. ExactFlow non è responsabile per le richieste di cancellazione che non ci pervengono a causa di guasti tecnici al di fuori del nostro controllo.

7. Gestione dei Dati Post-Cancellazione

7.1 Accesso Dopo la Cancellazione

In seguito all'invio di una richiesta di cancellazione, l'accesso alla Piattaforma prosegue fino al termine del Periodo di Abbonamento corrente (o si interrompe immediatamente, se la cancellazione è per giusta causa). Si invita il Cliente a esportare tutti i Dati del Cliente prima che l'accesso venga interrotto.

7.2 Esportazione dei Dati

ExactFlow fornisce strumenti di esportazione dei dati all'interno della Piattaforma. È possibile esportare i dati nei formati standard (CSV, JSON) in qualsiasi momento durante il periodo di Abbonamento attivo e per un ulteriore periodo di 30 giorni dopo la cessazione dell'accesso. Decorso tale termine di 30 giorni, ExactFlow potrà eliminare definitivamente i Dati del Cliente in conformità con la nostra Informativa sulla Conservazione dei Dati e con l'Informativa sulla Privacy.

7.3 Eliminazione dei Dati

Su richiesta, ExactFlow eliminerà tutti i Dati del Cliente (inclusi i dati personali) dai propri sistemi entro 30 giorni dal termine della finestra di esportazione post-cancellazione, salvo il caso in cui la conservazione sia richiesta dalla legge applicabile (come gli obblighi di conservazione dei registri contabili e fiscali ai sensi della legge polacca, che richiedono la conservazione fino a 5 anni).

8. Cancellazione da parte di ExactFlow

ExactFlow può cancellare l'Abbonamento di un Cliente nelle circostanze descritte nei Termini di Servizio, inclusi il mancato pagamento, la violazione sostanziale e gli obblighi di conformità legale. Qualora ExactFlow reveda senza giusta causa (ovvero per ragioni commerciali non correlate a una violazione del Cliente), verrà fornito un rimborso proporzionale delle Tariffe prepagate e non utilizzate con un preaviso scritto minimo di 30 giorni, a meno che non sia richiesta la risoluzione immediata per motivi legali o di sicurezza.

9. Domande e Reclami

In caso di domande sulla presente Informativa o se si desidera presentare un reclamo riguardante il processo di cancellazione:

La presente Informativa è regolata dalla legge polacca. I Clienti che si considerano consumatori (e che hanno effettuato l'accesso alla Piattaforma come consumatori per errore) potrebbero godere di ulteriori diritti legali e possono contattare il Mediatore polacco per i Diritti dei Consumatori (Rzecznik Praw Konsumentów) o presentare un reclamo all'Ufficio per la Concorrenza e la Tutela dei Consumatori (UOKiK).

— FINE DELL'INFORMATIVA DI CANCELLAZIONE E PERIODO DI RIPENSAMENTO —