Informativa sui Rimborsi e Resi
Ultimo aggiornamento: June 21, 2026
La presente Informativa sui Rimborsi e Resi («Informativa») stabilisce le circostanze in cui ExactFlow p.s.a. («ExactFlow») può emettere rimborsi, crediti o altri rimedi in relazione ai Canoni di Abbonamento e ad altri costi. Viene emessa in conformità ai Termini di Servizio di ExactFlow e alla legislazione polacca ed europea applicabile.
IMPORTANTE: ExactFlow fornisce prodotti Software-as-a-Service (SaaS) esclusivamente a clienti aziendali (B2B). I diritti di rimborso e di tutela del consumatore previsti dalla legge polacca sulla tutela dei consumatori (Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta) e dalla Direttiva UE 2011/83/UE si applicano solo ai consumatori privati, non a soggetti giuridici o commerciali che agiscono in veste professionale o commerciale. Registrandoti come cliente aziendale, confermi di non agire in veste di consumatore.
1. Ambito di applicazione della presente Informativa
1.1 Prodotti e servizi inclusi
La presente Informativa si applica a:
- Piani di abbonamento mensili e annuali acquistati direttamente su www.exactflow.com
- Funzionalità aggiuntive (add-on), accesso premium agli agenti AI e costi per licenze utente aggiuntive
- Servizi di onboarding e implementazione fatturati come interventi singoli una tantum
- Qualsiasi altro prodotto o servizio fornito da ExactFlow, a meno che non sia regolato da un accordo scritto separato
1.2 Prodotti e servizi esclusi
La presente Informativa non se applica a:
- Costi derivanti da accordi aziendali personalizzati (Enterprise) che contengono specifiche disposizioni di rimborso — in tal caso prevalgono i termini di tali accordi
- Prodotti o servizi di terze parti a cui si accede tramite le integrazioni del marketplace di ExactFlow — questi sono soggetti alle informative sui rimborsi del rispettivo operatore terzo
- Pagamenti in eccesso o errori di fatturazione, che sono trattati nella Sezione 6 della presente Informativa
2. Principio Generale - Canoni SaaS non rimborsabili
La Piattaforma di ExactFlow è un servizio digitale SaaS. Una volta avviato l'accesso a un periodo di Abbonamento e reso disponibile il servizio, i Canoni di Abbonamento sono generalmente non rimborsabili. Ciò rispecchia la natura dei servizi digitali, che non possono essere «resi» una volta consegnati e fruiti.
I canoni pagati per un periodo di Abbonamento mensile non sono rimborsabili una volta che tale periodo di fatturazione è iniziato, indipendentemente dal fatto que il Cliente abbia effettivamente utilizzato la Piattaforma durante tale periodo.
Questa regola generale è soggetta alle eccezioni specifiche stabilite nelle Sezioni 3, 4 e 5 riportate di seguito.
3. Idoneità al rimborso - Tabella riassuntiva
| Scenario | Idoneo al rimborso? | Importo del rimborso | Condizioni |
|---|---|---|---|
| Abbonamento annuale — cancellato entro 14 giorni dal primo acquisto, prima di un utilizzo effettivo | SÌ — rimborso completo | 100% del canone annuale pagato | Nessun utilizzo effettivo della Piattaforma; richiesta presentata entro 14 giorni |
| Abbonamento annuale — cancellato dopo 14 giorni o a seguito di un utilizzo effettivo | NO — nessun rimborso | L'accesso continua fino alla fine del periodo annuale | Nessun rimborso; la cancellazione ha effetto alla fine del periodo |
| Abbonamento mensile — cancellato in qualsiasi momento | NO — nessun rimborso per il periodo corrente | L'accesso continua fino alla fine del periodo mensile corrente | La cancellazione ha effetto alla successiva data di rinnovo |
| Inattività della piattaforma superiore alla soglia dello SLA | CREDITO (non rimborso) | Credito proporzionale applicato alla fattura successiva | Interruzione documentata che supera lo SLA; richiesta di credito necessaria |
| Duplicato di pagamento / errore di fatturazione | SÌ — rimborso completo dell'addebito errato | Importo del pagamento in eccesso | Deve essere segnalato entro 30 giorni; ExactFlow verifica i registri di fatturazione |
| Servizio revocato da ExactFlow (non a causa di una violazione del Cliente) | SÌ — rimborso proporzionale | Importo proporzionale per il periodo rimanente non utilizzato | ExactFlow revoca il servizio con un preavviso inferiore a 30 giorni |
| Risoluzione per violazione sostanziale non sanata da parte di ExactFlow | SÌ — rimborso proporzionale | Importo proporzionale per il periodo rimanente già pagato | Violazione confermata; il Cliente ha seguito la procedura di risoluzione prevista nei Termini di Servizio |
| Risoluzione da parte di ExactFlow per violazione del Cliente | NO — nessun rimborso | Nessuno | Il Cliente ha causato la risoluzione |
| Servizi di onboarding / implementazione | NO — a meno che non siano ancora iniziati | Rimborso completo solo se il servizio non è ancora iniziato | La richiesta deve essere effettuata prima dell'inizio dei lavori |
4. Finestra di rimborso di 14 giorni per i nuovi abbonati
4.1 Idoneità
Chi si abbona per la prima volta a un Abbonamento annuale ExactFlow può richiedere un rimborso completo entro 14 giorni di calendario dalla data di acquisto iniziale, a condizione che:
- La richiesta sia inviata entro 14 giorni di calendario dalla data di acquisto (la «Finestra di Rimborso»)
- Il Cliente non abbia fatto un utilizzo effettivo della Piattaforma (vedere la definizione alla Sezione 4.2)
- Il Cliente non abbia precedentemente sottoscritto un Abbonamento ExactFlow (si applica solo ai nuovi abbonati)
- La richiesta sia presentata tramite la procedura descritta nella Sezione 7
4.2 Definizione di «Utilizzo Effettivo»
Ai fini della presente Informativa, si ritiene che si sia verificato un «utilizzo effettivo» qualora una qualsiasi delle seguenti soglie sia stata raggiunta o superata durante la Finestra di Rimborso:
- Più di 5 ore di tempo di sessione attiva sulla Piattaforma
- Collegamento di una o più integrazioni live del marketplace con sincronizzazione attiva dei dati
- Attivazione e utilizzo significativo di qualsiasi AI Agent (Axel, Zane, Tesa, Raya, Nia o Kai)
- Esportazione o download di dati dalla Piattaforma
- Invio di oltre 10 ticket di supporto o chiamate API
ExactFlow si riserva il diritto di valutare l'utilizzo effettivo caso per caso, avvalendosi dei log di utilizzo della Piattaforma.
4.3 Esclusioni dalla Finestra di 14 Giorni
La finestra di rimborso di 14 giorni non si applica a:
- Abbonamenti mensili (che non sono rimborsabili come stabilito nella Sezione 2)
- Rinnovi di abbonamenti annuali esistenti
- Upgrade o cambi di piano a metà abbonamento
- Servizi aggiuntivi, servizi professionali o costi di implementazione
5. Crediti di servizio per inattività legata allo SLA
5.1 Impegno dello SLA
ExactFlow punta a una disponibilità mensile della Piattaforma del 99,5%, esclusa la manutenzione programmata. Qualora questo obiettivo non venga raggiunto in un determinato mese solare, il Cliente potrebbe avere diritto a un credito di servizio come segue:
| Disponibilità mensile raggiunta | Credito di servizio (% sul canone mensile) |
|---|---|
| 99,0% - 99,49% | 5% di credito |
| 98,0% - 98,99% | 10% di credito |
| 95,0% - 97,99% | 20% di credito |
| Sotto il 95,0% | 30% di credito |
5.2 Condizioni per il Credito
I crediti di servizio sono soggetti alle seguenti condizioni:
- Il Cliente deve inviare una richiesta scritta di credito a support@exactflow.com entro 14 giorni dalla fine del mese interessato
- Le richieste devono includere i dettagli dell'account interessato, le date e gli orari dei disservizi e una descrizione dell'impatto riscontrato
- I crediti vengono applicati come detrazione sulla fattura successiva del Cliente — non vengono erogati come rimborsi in contanti
- I crediti non sono cumulabili con eventuali diritti di rimborso previsti da altre disposizioni della presente Informativa
- I tempi di inattività causati dal Cliente, dai suoi Utenti Autorizzati, da integrazioni di terze parti o da Eventi di Forza Maggiore non danno diritto a crediti
- Le finestre di manutenzione programmata comunicate con almeno 48 ore di anticipo sono escluse dal calcolo dei tempi di inattività
6. Errori di fatturazione e pagamenti duplicati
Se ritieni che ti sia stato addebitato un importo errato, che ti sia stato addebitato due volte lo stesso periodo o che ti sia stato fatturato un servizio non ordinato:
- Contatta billing@exactflow.com entro 30 giorni solari dalla comparsa dell'addebito errato in fattura
- Includi i dettagli del tuo account, il numero di fattura e una descrizione del presunto errore
- ExactFlow indagherà e risponderà entro 10 giorni lavorativi
- Laddove l'errore venga confermato, ExactFlow emetterà una fattura corretta e, se il pagamento è già stato effettuato, un rimborso dell'importo errato entro 14 giorni lavorativi tramite il metodo di pagamento originale
La mancata segnalazione di un errore di fatturazione entro 30 giorni dalla data della fattura costituisce accettazione dell'addebito. Ciò non pregiudica eventuali diritti di legge inderogabili di cui il Cliente possa godere.
7. Come richiedere un rimborso
7.1 Procedura di richiesta di rimborso
Per inviare una richiesta di rimborso, segui questi passaggi:
- Passo 1 - Invia una richiesta scritta di rimborso via e-mail a billing@exactflow.com con l'oggetto: 'REFUND REQUEST - [Nome del tuo account] - [Numero fattura]'
- Passo 2 - Includi quanto segue nella richiesta: ragione sociale completa e sede legale; indirizzo e-mail registrato sull'Account; il numero e l'importo della fattura in questione; il motivo della richiesta di rimborso; prove a supporto ove applicabile (es. screenshot di errori di fatturazione, dichiarazione di mancato utilizzo)
- Passo 3 - ExactFlow confermerà la ricezione della richiesta entro 2 giorni lavorativi e fornirà un numero di riferimento
- Passo 4 - ExactFlow esaminerà e deciderà in merito alla richiesta entro 10 giorni lavorativi dal ricevimento di tutte le informazioni richieste
- Passo 5 - Se approvati, i rimborsi vengono elaborati entro 14 giorni lavorativi tramite il metodo di pagamento originale
7.2 Metodo di rimborso
I rimborsi approvati saranno restituiti utilizzando lo stesso metodo utilizzato per il pagamento originale:
- Pagamenti con carta di credito/debito — rimborsati sulla carta originale
- Bonifico bancario (przelew bankowy / SEPA) — rimborsato sul conto bancario di provenienza
ExactFlow non emette rimborsi tramite metodi alternativi o su conti correnti di terze parti.
7.3 Valuta
I rimborsi vengono elaborati nella stessa valuta dell'addebito originale (PLN o EUR). ExactFlow non è responsabile per le fluttuazioni dei tassi di cambio o per le commissioni bancarie sostenute al Cliente per la ricezione del rimborso.
8. Controversie e Reclami
Se non sei soddisfatto della decisione di ExactFlow in merito a una richiesta di rimborso, puoi presentare un reclamo formale:
- Inviando una comunicazione scritta a legal@exactflow.com, indirizzata al Responsabile dell'Ufficio Legale e Compliance (Head of Legal & Compliance)
- ExactFlow esaminerà il reclamo entro 15 giorni lavorativi e fornirà una determinazione finale scritta
- Se la controversia non viene risolta tramite questo canale interno, le parti concordano di tentare una risoluzione amichevole per un periodo di 30 giorni prima di avviare procedimenti giudiziari, in conformità con le disposizioni sulla legge applicabile contenute nei Termini e Condizioni.
Le decisioni di ExactFlow in materia di rimborsi non pregiudicano eventuali diritti legali che il Cliente potrebbe vantare ai sensi delle disposizioni di legge inderogabili applicabili.
9. Modifiche alla presente Informativa
ExactFlow si riserva il diritto di modificare la presente Informativa sui Rimborsi e Resi in qualsiasi momento. Le modifiche saranno comunicate ai Clienti via e-mail e tramite la Piattaforma almeno 14 giorni prima della loro entrata in vigore. Le modifiche si applicheranno agli Abbonamenti che iniziano o si rinnovano successivamente alla data di efficacia della modifica stessa.
10. Contatti
- Fatturazione e Rimborsi: billing@exactflow.com
- Ufficio Legale e Reclami: legal@exactflow.com
- Supporto / Crediti SLA: support@exactflow.com
- Sede Legale: ExactFlow p.s.a., Stanisława Bodycha 87, 05-816 Reguły, Polonia