TERMINI DI SERVIZIO

Data di entrata in vigore: 1° aprile 2026 | Versione 1.0

AVVISO IMPORTANTE: Si prega di leggere attentamente questi Termini di Servizio prima di accedere o utilizzare la piattaforma ExactFlow. Registrando un account, sottoscrivendo un piano o accedendo in qualsiasi altro modo ai nostri servizi, l'utente accetta (per conto proprio e dell'entità commerciale che rappresenta) di essere legalmente vincolato da questi Termini. Se non si accettano tali condizioni, non è consentito accedere o utilizzare la piattaforma ExactFlow.

1. Definizioni

Nei presenti Termini di Servizio, i seguenti termini avranno i significati indicati di seguito:

2. Parte Contraente ed Eleggibilità

2.1 Parti

I presenti Termini di Servizio costituiscono un accordo legalmente vincolante tra ExactFlow p.s.a. e il Cliente. L'Accordo si intende concluso a seguito dell'accettazione di questi Termini da parte del Cliente, sia facendo clic sul pulsante "Accetto", completando il processo di registrazione o accedendo alla Piattaforma per la prima volta.

2.2 Eleggibilità

L'accesso alla Piattaforma è consentito esclusivamente a:

• Entità legali registrate e attive ai sensi della legge applicabile

• Imprenditori individuali (przedsiębiorcy) registrati in Polonia o in un altro Stato membro dell'UE/SEE

• Altre entità commerciali dotate di piena capacità giuridica per stipulare contratti vincolanti

La Piattaforma non è disponibile per l'uso da parte di consumatori privati che agiscono al di fuori di un'attività commerciale, imprenditoriale o professionale. Accettando questi Termini, l'utente dichiara di agire in qualità di azienda o professionista.

2.3 Poteri di Rappresentanza

Se accetti questi Termini per conto di un'entità legale, dichiari di avere l'autorità di vincolare tale entità. Se sei privo di tale autorità, non devi accettare questi Termini né utilizzare la Piattaforma.

3. Registrazione dell'Account e Sicurezza

3.1 Registrazione

Per accedere alla Piattaforma, il Cliente deve creare un Account fornendo informazioni di registrazione accurate, aggiornate e complete. Il Cliente si impegna a mantenere e aggiornare tempestivamente tali informazioni. ExactFlow si riserva il derecho di rifiutare la registrazione o sospendere un Account qualora le informazioni fornite si rivelassero false, fuorvianti o incomplete.

3.2 Utenti Autorizzati

Il Cliente può concedere l'accesso agli Utenti Autorizzati entro i limiti del proprio piano di Abbonamento. Il Cliente è l'unico responsabile di:

• Garantire che gli Utenti Autorizzati rispettino i presenti Termini

• Gestire e revocare tempestivamente l'accesso degli utenti in caso di modifiche del personale

• Tutte le azioni eseguite dagli Utenti Autorizzati sotto l'Account del Cliente

3.3 Sicurezza dell'Account

Il Cliente è responsabile del mantenimento della riservatezza delle credenziali dell'Account. Il Cliente deve: (a) utilizzare password complessse e uniche; (b) abilitare l'autenticazione a più fattori laddove disponibile; (c) informare immediatamente ExactFlow all'indirizzo security@exactflow.com in caso di scoperta di qualsiasi accesso non autorizzato o sospetto di violazione della sicurezza. ExactFlow non sarà responsabile per perdite derivanti dall'uso non autorizzato delle credenziali dell'Account qualora il Cliente non abbia adottato le ragionevoli precauzioni di sicurezza.

4. Piani di Abbonamento, Tariffe e Pagamento

4.1 Piani di Abbonamento

ExactFlow offre molteplici livelli di Abbonamento, descritti nella nostra pagina dei prezzi all'indirizzo www.exactflow.com/en/pricing. Le funzionalità, l'accesso agli agenti IA, i limiti di integrazione e le quote di utenti variano a seconda del piano. ExactFlow si riserva il diritto di modificare, interrompere o introdurre nuovi piani, dandone comunicazione con un ragionevole preavviso ai Clienti esistenti.

4.2 Tariffe e Fatturazione

Tutte le Tariffe sono indicate e fatturate in zloty polacchi (PLN) o euro (EUR) come concordato al momento dell'acquisto, esclusa l'IVA applicabile. Per i Clienti registrati ai fini IVA in Polonia, le fatture includeranno l'IVA all'aliquota applicabile secondo la legge polacca (Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Le Tariffe sono pagabili:

• Abbonamenti mensili: in via anticipata il primo giorno di ciascun periodo di fatturazione mensile

• Abbonamenti annuali: in via anticipata per l'intero periodo annuale all'inizio dello stesso

4.3 Modalità di Pagamento

Il pagamento è accettato tramite carta di credito/debito, bonifico bancario (przelew bankowy) o altri metodi resi disponibili sulla Piattaforma. Tutte le transazioni con carta di pagamento sono elaborate da fornitori di servizi di pagamento terzi certificati. ExactFlow non memorizza i numeri completi delle carte.

4.4 Ritardo nei Pagamenti

In caso di mancato ricevimento del pagamento entro la data di scadenza, ExactFlow potrà: (a) addebitare gli interessi legali di mora sui pagamenti arretrati al tasso prescritto dalla legge polacca (Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych); (b) sospendere l'accesso alla Piattaforma previo avviso scritto di 7 giorni; e (c) risolvere l'Accordo dopo ulteriori 14 giorni di mancato pagamento.

4.5 Rimborsi e Cancellazione

Le Tariffe pagate per gli Abonnements mensili non sono rimborsabili una volta iniziato il periodo di fatturazione. Per gli Abbonamenti annuali annullati entro 14 giorni dall'acquisto iniziale e prima di qualsiasi utilizzo effettivo dei Servizi, è possibile richiedere un rimborso completo. L'annullamento dopo 14 giorni o dopo un utilizzo effettivo comporterà il mantenimento dell'accesso fino alla fine del periodo annuale pagato, senza l'emissione di alcun rimborso. Questa clausola non pregiudica eventuali diritti legali di recesso.

4.6 Modifiche dei Prezzi

ExactFlow fornirà un preavviso scritto di almeno 30 giorni per qualsiasi modifica dei prezzi. Il proseguimento dell'uso della Piattaforma dopo l'entrata in vigore del nuovo prezzo costituisce accettazione delle tariffe riviste.

5. Concessione della Licenza e Uso Consentito

5.1 Licenza

Fatto salvo il rispetto da parte del Cliente dei presenti Termini e il tempestivo pagamento delle Tariffe, ExactFlow concede al Cliente una licenza limitata, non esclusiva, non trasferibile e revocabile di accedere e utilizzare la Piattaforma e i Servizi durante il Periodo di Abbonamento per le proprie attività commerciali interne.

5.2 Restrizioni

Il Cliente non deve, e deve garantire che gli Utenti Autorizzati non facciano quanto segue:

• Rivendere, sublicenziare, noleggiare o mettere la Piattaforma a disposizione di terzi in qualsiasi altro modo (salvo quanto espressamente concordato per iscritto)

• Effettuare ingegneria inversa, decompilare, disassemblare o tentare di ricavare il codice sorgente della Piattaforma

• Copiare, modificare o creare opere derivate della Piattaforma o della sua Documentazione

• Rimuovere, alterare o oscurare qualsiasi avviso di proprietà o etichetta sulla Piattaforma

• Utilizzare la Piattaforma per sviluppare un prodotto o servizio concorrente

• Aggirare o disabilitare qualsiasi funzionalità di sicurezza, controllo degli accessi o monitoraggio dell'utilizzo

• Utilizzare la Piattaforma in modo da violare le leggi o le normative applicabili

• Caricare o trasmettere codice dannoso, virus o altri contenuti dannosi

• Utilizzare strumenti automatizzati per estrarre, raccogliere (scraping) o accumulare dati dalla Piattaforma al di fuori dell'uso autorizzato delle API

5.3 Agenti IA – Condizioni Specifiche

L'uso degli Agenti IA di ExactFlow è soggetto a: (a) la fornitura da parte del Cliente di dati di input accurati e leciti; (b) il fatto che il Cliente mantenga la responsabilità delle decisioni commerciali finali basate sui risultati dell'IA; (c) il non utilizzo degli Agenti IA in modi che possano produrre risultati illegali, fuorvianti o dannosi; e (d) la conformità ai requisiti di governance dell'IA applicabili ai sensi della legislazione dell'UE, incluso, ove applicabile, il Regolamento (UE) 2024/1689 (Legge sull'IA dell'UE).

6. Dati del Cliente e Trattamento dei Dati

6.1 Proprietà

Tra le parti, il Cliente conserva tutti i diritti di proprietà sui Dati del Cliente. ExactFlow non rivendica alcuna proprietà sui Dati del Cliente. Il Cliente concede a ExactFlow una licenza limitata a livello mondiale per elaborare i Dati del Cliente esclusivamente al fine di fornire e migliorare i Servizi durante il Periodo di Abbonamento.

6.2 Accordo sul Trattamento dei Dati

Nella misura in care ExactFlow tratti dati personali per conto del Cliente (agendo in qualità di responsabile del trattamento), le parti saranno regolate dall'Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA) di ExactFlow, che costituisce parte integrante del presente Accordo ed è disponibile su www.exactflow.com/en/dpa. Il DPA stabilisce l'oggetto, la natura, la finalità e la durata del trattamento in conformità con l'Articolo 28 del GDPR.

6.3 Obblighi Relativi ai Dati del Cliente

Il Cliente garantisce e dichiara che:

• Dispone di tutti i diritti, consensi e autorizzazioni necessari per inviare i Dati del Cliente alla Piattaforma

• I Dati del Cliente non violano la proprietà intellettuale, la privacy o altri diritti di terzi

• I Dati del Cliente non contengono contenuti illegali, diffamatori, osceni o dannosi

• Possiede una base giuridica ai sensi del GDPR per qualsiasi dato personale incluso nei Dati del Cliente

6.4 Backup dei Dati

ExactFlow mantiene procedure di backup come parte dei propri processi di continuità operativa. Tuttavia, il Cliente è responsabile del mantenimento dei propri backup indipendenti per i dati critici. ExactFlow non è responsabile per la perdita di dati derivante dal mancato mantenimento di backup adeguati da parte del Cliente.

7. Proprietà Intellettuale

ExactFlow e i suoi licenzianti conservano ogni diritto, titolo e interesse sulla Piattaforma, inclusi tutti i software, i modelli di IA, gli algoritmi, le interfacce, la documentazione, i marchi e qualsiasi altra proprietà intellettuale in essa incorporata. Nulla nei presenti Termini trasferisce alcun diritto di proprietà intellettuale al Cliente, ad eccezione della licenza limitata espressamente concessa nella Sezione 5.1.

Il nome ExactFlow, il logo e i nomi degli agenti IA (Axel, Zane, Tesa, Raya, Nia, Kai) sono marchi registrati di ExactFlow p.s.a. Il Cliente non deve utilizzare tali marchi senza il previo consenso scritto di ExactFlow.

Qualsiasi feedback, suggerimento o idea fornita dal Cliente in merito alla Piattaforma potrà essere utilizzata da ExactFlow senza alcun obbligo nei confronti del Cliente.

8. Integrazioni con i Marketplace

La Piattaforma supporta integrazioni con marketplace e piattaforme di terze parti (ad es. Amazon, eBay, Shopify, Allegro, AliExpress, Flipkart, Lazada, Mercari, Ozon, Shopee, Walmart, Wayfair). Il Cliente riconosce che:

• Le integrazioni con marketplace di terze parti sono soggette ai termini e alle politiche di tali piattaforme, di cui ExactFlow non si assume alcuna responsabilità

• ExactFlow non garantisce la connettività ininterrotta con piattaforme di terze parti, in quanto queste sono al di fuori del controllo di ExactFlow

• Le modifiche alle API o alle politiche di terze parti possono influire sulle funzionalità dell'integrazione; ExactFlow compirà ogni sforzo commercialmente ragionevole per mantenere la compatibilità

• Il Cliente è l'unico responsabile del rispetto dei termini di servizio di tutti i marketplace di terze parti che collega alla Piattaforma

• ExactFlow non è parte di alcuna transazione tra il Cliente e gli operatori dei marketplace o i consumatori finali

9. Livelli di Servizio e Disponibilità

9.1 Disponibilità del Servizio

ExactFlow punta a una disponibilità della piattaforma del 99,5% misurata su base mensile, escluse le finestre di manutenzione programmata. La manutenzione programmata sarà comunicata con almeno 48 ore di anticipo tramite la dashboard della Piattaforma o via e-mail.

9.2 Supporto

ExactFlow fornisce supporto tecnico ai Clienti in conformità con il livello di supporto incluso nel loro Abbonamento. Il supporto è disponibile tramite il centro assistenza della Piattaforma, e-mail e (per i piani Enterprise) tramite gestione dedicata dell'account. Gli obiettivi relativi ai tempi di risposta sono dettagliati nella Politica di Supporto di ExactFlow.

9.3 Nessuna Garanzia di Uptime Assoluto

ExactFlow non garantisce un accesso alla Piattaforma ininterrotto o privo di errori. La Piattaforma viene fornita "così com'è" e "secondo disponibilità". ExactFlow compirà ogni sforzo commercialmente ragionevole per ripristinare tempestivamente il servizio in caso di interruzioni non pianificate.

10. Sospensione e Risoluzione

10.1 Risoluzione da parte del Cliente

Il Cliente può recedere dal proprio Abbonamento in qualsiasi momento inviando una comunicazione scritta tramite le impostazioni dell'Account. Il recesso avrà effetto al termine del Periodo di Abbonamento in corso. Non sarà dovuto alcun rimborso per il periodo rimanente di un Abbonamento annuale, salvo quanto previsto nella Sezione 4.5.

10.2 Risoluzione o Sospensione da parte di ExactFlow

ExactFlow può sospendere o interrompere l'accesso del Cliente alla Piattaforma immediatamente previa notifica se:

• Il Cliente viola una qualsiasi disposizione essenziale dei presenti Termini e non rimedie a tale violazione entro 14 giorni dalla notifica scritta

• Il Cliente non paga le Tariffe secondo quanto specificato nella Sezione 4.4

• ExactFlow ritiene ragionevolmente che il Cliente stia utilizzando la Piattaforma per scopi fraudolenti, illegali o dannosi

• ExactFlow è tenuta a farlo per legge applicabile o su ordine di un'autorità competente

• La continuazione del servizio esporrebbe ExactFlow o i suoi altri clienti a rischi legali, finanziari o di reputazione

10.3 Effetti della Risoluzione

A seguito della risoluzione: (a) la licenza concessa ai sensi della Sezione 5.1 cessa immediatamente; (b) il Cliente deve cessare ogni utilizzo della Piattaforma; (c) il Cliente può esportare i propri Dati del Cliente entro 30 giorni dalla risoluzione utilizzando gli strumenti di esportazione della Piattaforma; (d) dopo 30 giorni, ExactFlow potrà eliminare definitivamente i Dati del Cliente in conformità con i propri piani di conservazione; e (e) le Tariffe in sospeso rimangono dovute e pagabili.

11. Garanzie ed Esclusioni di Responsabilità

11.1 Garanzie di ExactFlow

ExactFlow garantisce che: (a) ha il diritto e l'autorità di stipulare questo Accordo; (b) la Piattaforma sarà materialmente conforme alla sua Documentazione durante il Periodo di Abbonamento; e (c) ExactFlow implementerà e manterrà misure di sicurezza commercialmente adeguate come descritto nell'Informativa sulla Privacy.

11.2 Esclusioni di Responsabilità

SALVO QUANTO ESPRESSAMENTE PREVISTO NEL PRESENTE DOCUMENTO, LA PIATTAFORMA E I SERVIZI SONO FORNITI "COSÌ COME SONO" SENZA GARANZIE DI ALCUN TIPO. EXACTFLOW DECLINA ESPRESSAMENTE QUALSIASI GARANZIA IMPLICITA, INCLUSE LE GARANZIE DI COMMERCIABILITÀ, IDONEITÀ PER UNO SCOPO PARTICOLARE E NON VIOLAZIONE. EXACTFLOW NON GARANTISCE CHE LA PIATTAFORMA SARÀ PRIVA DI ERRORI, ININTERROTTA, O CHE I RISULTATI DEGLI AGENTI IA SARANNO ACCURATI, COMPLETI O ADEGUATI PER QUALSIASI PARTICOLARE DECISIONE COMMERCIALE.

Le raccomandazioni, le analisi e le azioni automatizzate generate dall'IA sono fornite come strumenti per supportare le operazioni commerciali del Cliente e non costituiscono una consulenza professionale finanziaria, legale, contabile o aziendale. Il Cliente rimane l'unico responsabile di tutte le decisioni commerciali prese sulla base dei risultati degli Agenti IA.

12. Limitazione di Responsabilità

NELLA MISURA MASSIMA CONSENTITA DALLA LEGGE APPLICABLE (INCLUSO IL CODICE CIVILE POLACCO (KODEKS CYWILNY) E LA LEGISLAZIONE A TUTELA DEL CONSUMATORE, OVE APPLICABILE):

LA RESPONSABILITÀ COMPLESSIVA TOTALE DI EXACTFLOW DERIVANTE DA O RELATIVA A QUESTO ACCORDO NON POTRÀ SUPERARE L'IMPORTO TOTALE DELLE TARIFFFE PAGATE DAL CLIENTE A EXACTFLOW NEI DODICI (12) MESI IMMEDIATAMENTE PRECEDENTI L'EVENTO CHE HA DATO ORIGINE ALLA RICHIESTA DI RISARCIMENTO.

EXACTFLOW NON SARÀ RESPONSABILE PER EVENTUALI DANNI INDIRETTI, ACCIDENTALI, SPECIALI, CONSEGUENZIALI, ESEMPLARI O PUNITIVI, INCLUSI PERDITA DI PROFITTI, PERDITA DI FATTURATO, PERDITA DI DATI O INTERRUZIONE DELL'ATTIVITÀ, ANCHE QUALORA SIA STATA AVVISATA DELLA POSSIBILITÀ DI TALI DANNI.

Le limitazioni di cui sopra non si applicheranno a: (a) responsabilità per morte o lesioni personali causate da negligenza di ExactFlow; (b) responsabilità per dolo o dichiarazioni fraudolente; o (c) qualsiasi altra responsabilità che non può essere esclusa o limitata ai sensi delle norme imperative applicabili.

13. Manleva

Il Cliente si impegna a difendere, manlevare e tenere indenne ExactFlow e le sue affiliate, i suoi amministratori, dipendenti e agenti da e contro qualsiasi pretesa, danno, perdita, responsabilità, costo e spesa (incluse le ragionevoli spese legali) derivanti da o correlati a:

• La violazione dei presenti Termini da parte del Cliente

• I Dati del Cliente che violano i diritti di proprietà intellettuale o altri diritti di terzi

• L'uso non autorizzato della Piattaforma da parte del Cliente o la violazione di qualsiasi legge applicabile

• L'uso da parte del Cliente di integrazioni con marketplace di terze parti in violazione dei rispettivi termini

14. Riservatezza

Ciascuna parte si impegna a mantenere la riservatezza delle Informazioni Riservate dell'altra parte (definite come informazioni non pubbliche divulgate che siano contrassegnate come riservate o che debbano essere ragionevolmente intese come tali) e a utilizzare tali informazioni esclusivamente per gli scopi del presente Accordo. Ciascuna parte proteggerà le Informazioni Riservate con un grado di diligenza almeno pari a quello utilizzato per le proprie informazioni riservate, e comunque non inferiore a una ragionevole diligenza. Tale obbligo non si applica alle informazioni che: (a) sono o diventano di pubblico dominio senza violazione del presente Accordo; (b) erano legittimamente note prima della divulgazione; (c) sono sviluppate autonomamente; o (d) devono essere divulgate per legge o per ordine giudiziario, a condizione di darne tempestivo avviso ove consentito.

15. Legge Applicabile e Risoluzione delle Controversie

15.1 Legge Applicabile

I presenti Termini e qualsiasi controversia derivante da o in relazione ad essi saranno regolati e interpretati in conformità con le leggi della Repubblica di Polonia, senza dare effetto ai principi di conflitto di leggi. Laddove si applichi la legislazione dell'UE, inclusi il GDPR e la Legge sull'IA dell'UE, tale legislazione avrà la precedenza.

15.2 Foro Competente

Le parti si sottopongono alla giurisdizione esclusiva dei tribunali competenti di Varsavia, Polonia (Sąd właściwy dla m.st. Warszawy) per la risoluzione di qualsiasi controversia derivante da o in relazione ai presenti Termini, fatto salvo il diritto di ExactFlow di richiedere provvedimenti d'urgenza o altri rimedi equitativi dinanzi a qualsiasi tribunale competente.

15.3 Risoluzione Bonaria

Prima di avviare procedimenti legali, le parti concordano di tentare di risolvere qualsiasi controversia in modo bonario mediante trattative in buona fede per un periodo di almeno 30 giorni dalla data in cui una parte notifica all'altra l'esistenza della controversia.

16. Disposizioni Generali

16.1 Intero Accordo

I presenti Termini, insieme all'Informativa sulla Privacy, al DPA, all'Ordine di Abbonamento e a qualsiasi Allegato applicabile, costituiscono l'intero accordo tra le parti in merito all'oggetto del presente e sostituiscono tutte le trattative, dichiarazioni e accordi precedenti.

16.2 Modifiche

ExactFlow si riserva il diritto di modificare i presenti Termini in qualsiasi momento. Le modifiche sostanziali saranno comunicate via e-mail e/o tramite notifica sulla Piattaforma almeno 30 giorni prima della loro entrata in vigore. Il proseguimento dell'uso della Piattaforma dopo la data di entrata in vigore delle modifiche ne costituisce l'accettazione.

16.3 Forza Maggiore

Nessuna delle parti sarà responsabile per ritardi o inadempimenti derivanti da circostanze al di fuori del proprio ragionevole controllo, inclusi, a titolo esemplificativo, calamità naturali, atti del governo, disordini civili, attacchi informatici, pandemie o guasti di fornitori di infrastrutture terze, a condizione che la parte interessata notifichi tempestivamente l'altra e compia ragionevoli sforzi per ridurre al minimo l'impatto.

16.4 Cessione

Il Cliente non può cedere o trasferire alcun diritto o obbligo ai sensi dei presenti Termini senza il previo consenso scritto di ExactFlow. ExactFlow può cedere i propri diritti e obblighi a una società affiliata o in connessione con una fusione, acquisizione o vendita di sostanzialmente tutti i suoi beni, previa notifica scritta al Cliente.

16.5 Rinuncia e Scindibilità

Il mancato esercizio da parte di ExactFlow di qualsiasi diritto o disposizione dei presenti Termini non costituirà una rinuncia a tale diritto. Qualora una disposizione sia ritenuta inapplicabile, essa sarà modificata nella misura minima necessaria per renderla applicabile, e tutte le altre disposizioni rimarranno in pieno vigore ed effetto.

16.6 Comunicazioni

Le comunicazioni ai sensi dei presenti Termini dovranno essere formulate per iscritto e inviate tramite e-mail (con conferma di ricezione o assenza di errore di mancata consegna) o posta raccomandata. Le comunicazioni a ExactFlow devono essere indirizzate a legal@exactflow.com o all'indirizzo della sede legale. Le comunicazioni al Cliente saranno inviate all'indirizzo e-mail registrato nell'Account.

17. Contatti

— FINE DEI TERMINI DI SERVIZIO —