Informacja o stosowaniu AI przez ExactFlow p.s.a.

ExactFlow buduje i wdraża systemy AI zgodnie z następującymi zasadami, wywodzącymi się z Rozporządzenia UE w sprawie AI oraz Zasad OECD dotyczących AI:

• Nadzór człowieka — wszystkie wyniki agentów AI niosące istotne skutki biznesowe wymagają przeglądu przez człowieka przed wykonaniem
• Przejrzystość — informujemy o udziale AI w decyzjach wpływających na Klientów, użytkowników lub klientów końcowych
• Dokładność i niezawodność — nasze systemy AI są testowane, monitorowane i stale doskonalone
• Prywatność w fazie projektowania — systemy AI przetwarzają jedynie minimalne dane niezbędne do każdej funkcji
• Niedyskryminacja — wyniki AI są monitorowane pod kątem niejednakowego wpływu i korygowane tam, gdzie zostanie on zidentyfikowany
• Odpowiedzialność — ExactFlow prowadzi dokumentację i rejestry nadzoru dla wszystkich systemów AI

ExactFlow obsługuje sześć autorskich agentów AI wbudowanych w Platformę SaaS. Są to narzędzia wspomagania decyzji opracowane z myślą o konkretnych celach, a nie ogólne modele AI. Wszystkie sześć agentów jest wdrożonych w charakterze wspierającym — rozszerzają możliwości decyzyjne człowieka, nie zastępują go.

Żaden z agentów AI ExactFlow nie jest klasyfikowany jako system AI wysokiego ryzyka w rozumieniu Załącznika III do Rozporządzenia UE w sprawie AI w standardowym kontekście wdrożenia na Platformie i w Marketplace. ExactFlow przeprowadza coroczny przegląd klasyfikacji ryzyka AI. W przypadku gdy kontekst wdrożenia zmieni się w sposób powodujący klasyfikację do wysokiego ryzyka, ExactFlow powiadomi zainteresowanych Klientów i wdroży dodatkowe obowiązki wymagane na podstawie Rozporządzenia UE w sprawie AI.

Każdy agent AI przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie opisanym poniżej. Całe przetwarzanie danych osobowych przez agentów AI podlega Polityce prywatności ExactFlow, a tam gdzie ExactFlow działa jako Podmiot Przetwarzający w imieniu Klienta — Umowie Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA).

ExactFlow potwierdza, że żaden z jego agentów AI nie podejmuje wyłącznie zautomatyzowanych decyzji indywidualnych wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osoby fizyczne w rozumieniu art. 22 RODO. W szczególności:

• Decyzje o zawieszeniu konta wymagają przeglądu przez ludzkiego pracownika ds. compliance
• Zatwierdzanie lub odrzucanie zwrotów powyżej skonfigurowanych progów wymaga autoryzacji człowieka
• Oznaczenia oszustw generowane przez systemy AI są przeglądane przez ludzki zespół przed podjęciem jakichkolwiek działań egzekucyjnych
• Rekomendacje dotyczące zatrudnienia od Nia wymagają udokumentowanego zatwierdzenia przez człowieka
• Oceny zdolności kredytowej lub ryzyka płatniczego nie są dokonywane wyłącznie przez systemy AI

W przypadku gdy zautomatyzowane systemy generują oznaczenie, wynik lub rekomendację prowadzącą do decyzji dotyczącej osoby fizycznej, osoba ta może zażądać przeglądu decyzji przez człowieka, kontaktując się pod adresem privacy@exactflow.com. Odpowiemy w ciągu jednego miesiąca kalendarzowego.

W przypadku gdy Klienci wdrażają Axel jako chatbota AI lub agenta komunikacyjnego skierowanego do konsumentów, następujące obowiązki w zakresie przejrzystości mają zastosowanie zgodnie z art. 50 Rozporządzenia UE w sprawie AI:

• Axel musi być skonfigurowany tak, aby identyfikował się jako system AI, gdy osoba fizyczna bezpośrednio i szczerze pyta, czy rozmawia z człowiekiem czy z AI
• Klienci nie mogą konfigurować Axel w sposób umożliwiający zaprzeczenie bycia systemem AI lub podawanie się za człowieka
• W przypadku gdy Axel jest wdrożony w kontekście, który mógłby wprowadzić rozsądną osobę w błąd co do tego, że komunikuje się z człowiekiem, musi być wyświetlana widoczna etykieta informująca o stosowaniu AI
• ExactFlow udostępnia Klientom zgodne szablony ujawnienia informacji oraz przewodniki konfiguracyjne w sekcji Nadzoru AI Platformy

Klienci są odpowiedzialni za zapewnienie, że ich wdrożenie Axel spełnia wymogi przejrzystości wynikające z Rozporządzenia UE w sprawie AI oraz wszelkich mających zastosowanie krajowych środków wykonawczych. ExactFlow zapewnia możliwości techniczne umożliwiające zgodność — odpowiedzialność za prawidłową konfigurację spoczywa na Kliencie.

Agenci AI ExactFlow są projektowani z obowiązkowymi mechanizmami nadzoru człowieka. Klienci nie mogą wyłączać ani omijać tych mechanizmów. Kluczowe wymogi dotyczące nadzoru człowieka to:

ExactFlow stale doskonali swoich agentów AI. W przypadku gdy aktualizacja istotnie zmienia zachowanie agenta, jego możliwości lub przetwarzanie danych w sposób wpływający na Klientów lub ich klientów, ExactFlow:

• Zapewni co najmniej 14 dni wcześniejszego powiadomienia o istotnych zmianach agentów AI za pośrednictwem pulpitu nawigacyjnego Platformy i poczty elektronicznej
• Opublikuje informacje o wydaniu opisujące charakter zmiany oraz wszelkie nowe wymogi dotyczące nadzoru człowieka
• Zaktualizuje niniejszą Informację o stosowaniu AI oraz harmonogram podprocesora w DPA tam, gdzie to stosowne
• Zapewni okres testów w środowisku testowym przed wdrożeniem istotnych zmian do środowiska produkcyjnego

ExactFlow utrzymuje następujące struktury nadzoru nad AI:

• Wewnętrzny Komitet ds. Nadzoru AI odpowiedzialny za ocenę ryzyka AI, politykę i reagowanie na incydenty
• Rejestr systemów AI dokumentujący cel, podejście techniczne, źródła danych szkoleniowych, znane ograniczenia oraz mechanizmy nadzoru człowieka dla każdego agenta AI
• Coroczne przeglądy klasyfikacji ryzyka AI w ramach Rozporządzenia UE w sprawie AI
• Procedurę reagowania na incydenty związane z odpowiedzialnym AI w przypadkach, gdy wyniki AI powodują szkody lub zachowują się nieoczekiwanie
• Publiczny punkt kontaktowy dla zapytań dotyczących AI: ai-governance@exactflow.com

Jeżeli są Państwo osobą fizyczną, której dane osobowe są przetwarzane przez agentów AI ExactFlow, przysługują Państwu następujące prawa:

• Prawo do wyjaśnienia: prawo do żądania wyjaśnienia, w jaki sposób podjęto decyzję wspomaganą przez AI
• Prawo do przeglądu przez człowieka: prawo do żądania, aby człowiek dokonał przeglądu każdej decyzji wspomaganej przez AI, która istotnie Państwa dotyczy
• Prawo do sprzeciwu: prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych przez systemy AI opartego na prawnie uzasadnionych interesach na podstawie art. 21 RODO
• Prawo do usunięcia danych: prawo do żądania usunięcia Państwa danych osobowych z logów systemów AI, z zastrzeżeniem prawnych obowiązków retencji
• Prawo do skargi: prawo do kontaktu z UODO (www.uodo.gov.pl) w przypadku przekonania, że przetwarzanie Państwa danych przez AI narusza RODO

Prawa te można realizować, kontaktując się pod adresem privacy@exactflow.com lub ai-governance@exactflow.com. Odpowiemy w ciągu jednego miesiąca kalendarzowego.

— KONIEC INFORMACJI O STOSOWANIU AI — EXACTFLOW P.S.A. —