Polityka Rezygnacji i Prawo do Odstąpienia od Umowy w ExactFlow p.s.a.

Niniejsza Polityka Rezygnacji i Prawo do Odstąpienia od Umowy („Polityka”) określa zasady anulowania Subskrypcji i Usług ExactFlow przez Klientów. Została ona wydana zgodnie z Regulaminem Świadczenia Usług ExactFlow, Ogólnymi Warunkami Handlowymi oraz właściwymi przepisami prawa polskiego i unijnego, w tym:

• Ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta — uwaga: dotyczy wyłącznie konsumentów, nie dotyczy Klientów B2B
• Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/83/UE w sprawie praw konsumentów — dotyczy wyłącznie umów konsumenckich
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny — regulująca rozwiązywanie umów handlowych w obrocie B2B
• Ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną

1. Definicje

2. Typy Rezygnacji

2.1 Brak Odnowienia (Anulowanie na Koniec Okresu)

Klient może zdecydować o nieodnawianiu Subskrypcji na koniec bieżącego Okresu Subskrypcji. W takim przypadku:

• Za bieżący okres nie przysługuje zwrot pieniędzy
• Dostęp do Platformy zostaje utrzymany do ostatniego dnia opłaconego Okresu Subskrypcji
• Klient musi przesłać powiadomienie o rezygnacji przed upływem właściwego terminu wypowiedzenia (Sekcja 3)
• Automatyczne odnowienie na kolejny okres nie zostanie uruchomione

2.2 Rezygnacja w Trakcie Okresu Subskrypcji

Klient może zrezygnować z Subskrypcji w dowolnym momencie przed końcem bieżącego Okresu Subskrypcji. W takim przypadku:

• W przypadku Subskrypcji miesięcznych: dostęp jest utrzymany do końca bieżącego miesiąca rozliczeniowego; zwroty nie są przyznawane
• W przypadku Subskrypcji rocznych: dostęp jest utrzymany do końca opłaconego okresu rocznego; zwroty nie są przyznawane (z wyjątkiem sytuacji objętych 14-dniowym dobrowolnym okresem na odstąpienie zgodnie z Sekcją 4)
• Anulowanie wchodzi w życie z końcem aktualnie trwającego Okresu Subskrypcji

2.3 Natychmiastowe Rozwiązanie Umowy z Ważnej Przyczyny

ExactFlow lub Klient mogą rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w określonych okolicznościach opisanych w Regulaminie Świadczenia Usług oraz Ogólnych Warunkach Handlowych. W przypadku, gdy ExactFlow rozwiąże umowę bez podania przyczyny lub z powodu własnego naruszenia przepisów, może przysługiwać proporcjonalny zwrot niewykorzystanych, z góry opłaconych Opłat, zgodnie z Polityką Zwrotów.

3. Wymogi Dotyczące Wypowiedzenia i Automatyczne Odnowienie

3.1 Automatyczne Odnowienie

Wszystkie Subskrypcje ExactFlow odnawiają się automatycznie na koniec każdego Okresu Subskrypcji, chyba że Klient zrezygnuje z nich zgodnie z niniejszą Polityką. Odnowienie jest procesowane przy użyciu zapisanej metody płatności. ExactFlow wyśle przypomnienie e-mailem na adres powiązany z kontem co najmniej 14 dni przed Datą Odnowienia w przypadku Subskrypcji rocznych oraz co najmniej 3 dni przed Datą Odnowienia w przypadku Subskrypcji miesięcznych.

3.2 Terminy Zgłaszania Rezygnacji

Jeśli powiadomienie o rezygnacji nie zostanie przesłane przed upływem określonego terminu, Subskrypcja odnowi się automatycznie, a opłata za odnowienie zostanie naliczona. ExactFlow nie zwraca opłat pobranych z powodu spóźnienia się z wypowiedzeniem, z wyjątkiem sytuacji, w których wykazana zostanie awaria techniczna mechanizmu rezygnacji po stronie ExactFlow.

4. Dobrowolny 14-dniowy Okres na Odstąpienie dla Nowych Subskrybentów

4.1 Opis Ogólny

W ramach dobrowolnego gestu handlowego ExactFlow oferuje podmiotom dokonującym zakupu pierwszej subskrypcji rocznej 14-dniowy okres na rezygnację, licząc od daty początkowego zakupu, z zastrzeżeniem poniższych warunków. Nie jest to ustawowe prawo do odstąpienia od umowy, lecz dobrowolna polityka komercyjna firmy.

4.2 Warunki Kwalifikacji

Aby kwalifikować się do rezygnacji i otrzymania pełnego zwrotu kosztów na mocy tego postanowienia, muszą zostać spełnione łącznie wszystkie poniższe warunki:

• Subskrypcja jest planem rocznym zakupionym po raz pierwszy (nie dotyczy odnowień, przejścia na wyższy plan ani kont dodatkowych)
• Wniosek o rezygnację wpłynął do ExactFlow w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty pierwotnego zakupu
• Klient nie dokonał „istotnego wykorzystania” Platformy, zgodnie z definicją w Polityce Zwrotów, Sekcja 4.2
• Klient nie posiadał wcześniej żadnego konta subskrypcyjnego w ExactFlow
• Wniosek o rezygnację został złożony zgodnie z procedurą opisaną w Sekcji 6

W przypadku pozytywnej weryfikacji, pełny zwrot rocznej opłaty subskrypcyjnej zostanie zrealizowany w ciągu 14 dni roboczych od momentu zatwierdzenia, na pierwotną metodę płatności.

4.3 Co Nie Podlega Zwrotowi

14-dniowy okres na rezygnację nie ma zastosowania do:

• Miesięcznych planów subskrypcyjnych
• Odnowień planów rocznych (kwalifikuje się wyłącznie pierwszy zakup)
• Dodatków (add-ons), usług profesjonalnych lub opłat wdrożeniowych
• Przypadków, w których nastąpiło istotne wykorzystanie platformy (zgodnie z definicją w Polityce Zwrotów)
• Zobowiązań umownych typu Enterprise lub kontraktów niestandardowych

5. Rezygnacja z Powodu Istotnych Zmian Wprowadzonych przez ExactFlow

5.1 Istotne Zmiany

W przypadku, gdy ExactFlow zaproponuje istotną zmianę niniejszych Ogólnych Warunków Handlowych, Regulaminu Świadczenia Usług lub funkcjonalności Platformy, która wpłynie negatywnie na Klienta, a Klient nie wyrazi zgody na kontynuowanie umowy na zmienionych warunkach, Klient może anulować Subskrypcję przed datą wejścia zmian w życie bez ponoszenia jakichkolwiek opłat z tego tytułu.

W takich przypadkach:

• Klient musi przesłać pisemne powiadomienie o rezygnacji przed datą wejścia w życie proponowanej zmiany
• Wydany zostanie proporcjonalny zwrot za niewykorzystany okres wszelkich opłaconych z góry subskrypcji rocznych
• Klient nie może zaakceptować nowych warunków (za akceptację uznaje się dalsze korzystanie z usługi po dacie wejścia zmian w życie)

5.2 Zaprzestanie Świadczenia Usług

Jeśli ExactFlow na stałe wygasi Platformę lub jej istotny komponent, ExactFlow przekaże pisemne powiadomienie z co najmniej 90-dniowym wyprzedzeniem. Klienci dotknięci wygaszeniem usługi mogą anulować swoje Subskrypcje ze skutkiem natychmiastowym od momentu powiadomienia, otrzymując proporcjonalny zwrot niewykorzystanych, opłaconych z góry Opłat.

6. Jak Anulować Subskrypcję

6.1 Panel Samoobsługowy (Zalecane)

Najprostszym sposobem na rezygnację jest dokonanie jej bezpośrednio na Koncie:

• Zaloguj się na swoje Konto ExactFlow pod adresem app.exactflow.com
• Przejdź do: Ustawienia konta → Subskrypcja i płatności (Subscription & Billing)
• Kliknij „Anuluj subskrypcję” (Cancel Subscription) i postępuj zgodnie z instrukcjami na ekranie
• Potwierdzenie rezygnacji otrzymasz e-mailem w ciągu 1 dnia roboczego
• E-mail z potwierdzeniem stanowi dowód dokonania rezygnacji oraz określa datę jej wejścia w życie

6.2 Rezygnacja Droga E-mailową

Jeśli nie możesz anulować subskrypcji poprzez panel samoobsługowy, możesz wysłać pisemne zgłoszenie na adres billing@exactflow.com. Twój e-mail musi zawierać:

• Temat wiadomości: 'SUBSCRIPTION CANCELLATION — [Nazwa Twojej firmy] — [E-mail konta]'
• Pełną nazwę prawną firmy oraz adres rejestrowy
• Adres e-mail przypisany do konta
• Typ subskrypcji (miesięczna / roczna) oraz bieżącą Datę Odnowienia
• Powód rezygnacji (opcjonalnie, ale będziemy wdzięczni za informację)
• Potwierdzenie przeczytania i zrozumienia niniejszej Polityki

ExactFlow potwierdzi otrzymanie zgłoszenia w ciągu 1 dnia roboczego i określi datę wejścia rezygnacji w życie. Za datę rezygnacji uznaje się dzień, w którym ExactFlow otrzyma pisemne zgłoszenie, a nie dzień wysłania e-maila przez Klienta.

6.3 Potwierdzenie Rezygnacji

Proces rezygnacji uznaje się za zakończony dopiero w momencie otrzymania pisemnego potwierdzenia e-mail od ExactFlow. Jeśli nie otrzymasz potwierdzenia w ciągu 2 dni roboczych od wysłania zgłoszenia, skontaktuj się z support@exactflow.com. ExactFlow nie ponosi odpowiedzialności za zgłoszenia, które nie dotarły z przyczyn technicznych niezależnych od nas.

7. Postępowanie z Danymi Po Rezygnacji

7.1 Dostęp Po Zgłoszeniu Rezygnacji

Po przesłaniu wniosku o rezygnację, dostęp do Platformy zostaje utrzymany do końca bieżącego Okresu Subskrypcji (lub ustaje natychmiast, jeśli rozwiązanie nastąpiło z ważnej przyczyny). Zaleca się wyeksportowanie wszystkich Danych Klienta przed wygaśnięciem dostępu.

7.2 Eksport Danych

ExactFlow zapewnia narzędzia do eksportu danych w ramach Platformy. Możesz wyeksportować swoje dane w standardowych formatach (CSV, JSON) w dowolnym momencie trwania aktywnej Subskrypcji oraz przez dodatkowe 30 dni po wygaśnięciu dostępu. Po upływie tego 30-dniowego okresu ExactFlow może trwale usunąć Dane Klienta zgodnie z naszą Polityką Retencji Danych oraz Polityką Prywatności.

7.3 Usuwanie Danych

Na wyraźne żądanie ExactFlow usunie wszystkie Dane Klienta (w tym dane osobowe) ze swoich systemów w ciągu 30 dni od zamknięcia okna eksportu po zakończeniu umowy, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez obowiązujące przepisy prawa (takie jak bezwzględnie obowiązujące polskie przepisy księgowe i podatkowe, nakazujące przechowywanie dokumentacji do 5 lat).

8. Anulowanie Umowy Przez ExactFlow

ExactFlow może anulować Subskrypcję Klienta w przypadkach opisanych w Regulaminie Świadczenia Usług, w tym z powodu braku płatności, istotnego naruszenia warunków umowy oraz obowiązków wynikających z przepisów prawa. W sytuacji, gdy ExactFlow rezygnuje ze świadczenia usług bez podania przyczyny (tj. z przyczyn biznesowych niezwiązanych z winą Klienta), zachowane zostanie minimum 30-dniowe pisemne wypowiedzenie, a Klient otrzyma proporcjonalny zwrot za niewykorzystane, opłacone z góry Opłaty, chyba że natychmiastowe rozwiązanie jest wymagane przez prawo lub względy bezpieczeństwa.

9. Pytania i Reklamacje

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki lub chęci złożenia reklamacji związanej z procesem rezygnacji:

Niniejsza Polityka podlega prawu polskiemu. Klienci uznawani za konsumentów (którzy uzyskali dostęp do Platformy jako konsumenci w wyniku pomyłki) mogą posiadać dodatkowe prawa ustawowe i mogą skontaktować się z Powiatowym (Miejskim) Rzecznikiem Konsumentów lub złożyć skargę do Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK).

— KONIEC POLITYKI REZYGNACJI I PRAWA DO ODSTĄPIENIA OD UMOWY —