OGÓLNE WARUNKI UMÓW

Ogólne warunki korzystania z produktów i usług ExactFlow

Obowiązuje od: 1 kwietnia 2026 r. | Wersja 1.0

Niniejsze Ogólne Warunki Umów („OWU”) regulują wszelkie aspekty relacji kontraktowej pomiędzy ExactFlow p.s.a. a jej Klientami. Mają one zastosowanie jako uzupełnienie Warunków Świadczenia Usług, Warunków Korzystania, Polityki Prywatności, Polityki Cookies oraz każdego mającego zastosowanie Formularza Zamówienia i należy je czytać łącznie z tymi dokumentami. Uzyskując dostęp do usług ExactFlow lub korzystając z nich, wyrażasz zgodę na związanie się niniejszymi OWU.

1. Strony i podmiot zawierający umowę

Niniejsze Ogólne Warunki Umów zostają zawarte pomiędzy:

a <strong>Klientem</strong>: każdym podmiotem prawnym, osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą (przedsiębiorcą) lub inną stroną biznesową, która rejestruje się, subskrybuje lub w jakikolwiek inny sposób uzyskuje dostęp do Platformy i Usług ExactFlow. Niniejsze OWU mają zastosowanie wyłącznie do relacji biznesowych (B2B). ExactFlow nie świadczy usług bezpośrednio na rzecz konsumentów działających poza celami swojej działalności handlowej, biznesowej lub zawodowej.

2. Zakres obowiązywania

2.1 Hierarchia dokumentów

Relacje kontraktowe pomiędzy ExactFlow a Klientem są regulowane przez następujące dokumenty, które w przypadku jakichkolwiek sprzeczności obowiązują w następującej kolejności pierwszeństwa:

2.2 Całość umowy

Dokumenty wymienione w punkcie 2.1 stanowią łącznie całą umowę pomiędzy stronami w odniesieniu do jej przedmiotu i zastępują wszelkie wcześniejsze propozycje, negocjacje, korespondencję, oświadczenia i porozumienia, zarówno ustne, jak i pisemne.

2.3 Zmiany

ExactFlow zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszych OWU w dowolnym momencie. Zmiany będą komunikowane za pośrednictwem wiadomości e-mail i/lub powiadomień na Platformie co najmniej 30 dni przed ich wejściem w życie. Dalsze korzystanie z Platformy po dacie wejścia w życie oznacza akceptację zmienionych OWU. Klienci, którzy nie zgadzają się na zmiany, mogą rozwiązać swoją Subskrypcję przed datą wejścia zmian w życie bez ponoszenia kar, pod warunkiem przekazania pisemnego powiadomienia.

3. Charakter usług

3.1 Platforma SaaS

ExactFlow dostarcza opartą na chmurze platformę Software-as-a-Service (SaaS) do wielokanałowego zarządzania e-commerce. Platforma obejmuje:

• Narzędzia do zarządzania zamówieniami, synchronizacji zapasów i automatyzacji realizacji zamówień (fulfillment)

• Integracje z zewnętrznymi platformami sprzedażowymi (Amazon, eBay, Shopify, Allegro, AliExpress, Flipkart, Lazada, Mercari, Ozon, Shopee, Walmart, Wayfair i inne)

• Agentów AI: Axel (Wsparcie), Zane (Sprzedaż), Tesa (Zakupy), Raya (Finanse), Kai (Operacje), Nia (HR)

• Panele analityczne, raportowanie i business intelligence

• Dostęp do API dla integracji systemowych

• Usługi wsparcia klienta

3.2 Funkcje oparte na sztucznej inteligencji

Agenci AI ExactFlow to zaawansowane narzędzia automatyzacji. Klient przyjmuje do wiadomości, że wyniki generowane przez sztuczną inteligencję stanowią rekomendacje i wnioski analityczne, a nie profesjonalne doradztwo. ExactFlow nie gwarantuje dokładności, kompletności ani przydatności wyników Agentów AI do określonego celu. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie decyzje biznesowe, w tym podjęte na podstawie wyników działania AI.

3.3 Podwykonawstwo

ExactFlow może angażować podwykonawców oraz dalsze podmioty przetwarzające do realizacji określonych aspektów Usług. ExactFlow pozostaje odpowiedzialna wobec Klienta za wykonanie podzleconych zobowiązań. Podmioty przetwarzające dane osobowe są związane obowiązkami określonymi w Umowie Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA) ExactFlow.

3.4 Przyszłe funkcjonalności

ExactFlow stale rozwija Platformę. Nowe funkcje, integracje lub Agenci AI mogą być dodawani w Okresie Subskrypcji. ExactFlow może również modyfikować, ograniczać lub wycofywać funkcje z zachowaniem co najmniej 30-dniowego okresu wypowiedzenia, chyba że pilna zmiana jest wymagana ze względów bezpieczeństwa lub w celu zachowania zgodności z przepisami prawa.

4. Obowiązki Klienta

4.1 Ogólne obowiązki

Klient zobowiązuje się do:

• Korzystania z Platformy wyłącznie w legalnych celach biznesowych oraz zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami

• Dostarczania dokładnych, pełnych i aktualnych informacji podczas rejestracji oraz przez cały okres obowiązywania umowy

• Racjonalnej współpracy z ExactFlow w celu umożliwienia świadczenia usług

• Utrzymania poufności i bezpieczeństwa danych uwierzytelniających do Konta

• Niezwłocznego powiadomienia ExactFlow o każdym podejrzewanym naruszeniu bezpieczeństwa lub nieautoryzowanym dostępie

• Zapewnienia, że wszyscy Autoryzowani Użytkownicy znają i przestrzegają Warunków Korzystania ExactFlow

4.2 Wymagania techniczne

Klient jest odpowiedzialny za zapewnienie odpowiedniego połączenia internetowego, kompatybilnego sprzętu oraz obsługiwanych przeglądarek internetowych niezbędnych do dostępu do Platformy. Minimalne wymagania systemowe ExactFlow są publikowane w Dokumentacji.

4.3 Zgodność z regulaminami zewnętrznych platform handlowych

W przypadku połączenia przez Klienta kont z zewnętrznych platform sprzedażowych (marketplace) z Platformą, Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodność z warunkami i politykami tych platform. ExactFlow nie ponosi żadnej odpowiedzialności za nieprzestrzeganie przez Klienta zasad danej platformy, zawieszenie konta czy kary nałożone przez operatorów platform handlowych.

4.4 Niedozwolone użycie

Klientowi nie wolno używać Platformy:

• Do przetwarzania, przechowywania lub przesyłania danych z naruszeniem jakichkolwiek obowiązujących przepisów prawa lub regulacji

• W sposób naruszający prawa własności intelektualnej jakiejkolwiek strony trzeciej

• Do prowadzenia działań o charakterze oszukańczym, wprowadzającym w błąd lub szkodliwym dla ExactFlow, innych klientów bądź osób trzecich

• W jakikolwiek sposób, który mógłby uszkodzić, wyłączyć, przeciążyć lub osłabić infrastrukturę Platformy

• Do tworzenia produktu lub usługi konkurencyjnej wobec ExactFlow

5. Opłaty, fakturowanie i podatki

5.1 Opłaty subskrypcyjne

Klient będzie uiszczał Opłaty zgodnie z planem Subskrypcji wybranym podczas rejestracji lub określonym w Formularzu Zamówienia. Aktualne ceny są publikowane pod adresem www.exactflow.com/en/pricing i mogą ulec zmianie zgodnie z punktem 4.6 Warunków Świadczenia Usług.

5.2 Fakturowanie

ExactFlow wystawia faktury elektroniczne zgodnie z polską ustawą o podatku od towarów i usług (Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Faktury są wysyłane na zarejestrowany adres e-mail Klienta. Akceptując niniejsze OWU, Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. W razie potrzeby ExactFlow wystawi faktury VAT zawierające numer NIP Klienta podany podczas rejestracji.

5.3 Podatki

Wszystkie Opłaty są cenami netto i nie zawierają podatku VAT ani innych mających zastosowanie podatków, chyba że wyraźnie wskazano inaczej. Klient jest odpowiedzialny za wszelkie podatki obowiązujące w jego jurysdykcji. W przypadku Klientów z UE zarejestrowanych jako podatnicy VAT, do wewnątrzwspólnotowych transakcji B2B może mieć zastosowanie mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse-charge). ExactFlow zastosuje odpowiednie procedury podatkowe na podstawie danych podanych przez Klienta podczas rejestracji.

5.4 Waluta i płatności

Opłaty są płatne w PLN lub EUR, zgodnie z informacją w procesie płatności. ExactFlow akceptuje płatności kartami kredytowymi/debetowymi, przelewami bankowymi (SEPA oraz krajowy przelew bankowy) oraz innymi metodami udostępnionymi na Platformie. Wszystkie transakcje kartowe są przetwarzane przez operatorów posiadających certyfikat PCI-DSS.

5.5 Spory dotyczące faktur

Klient musi zgłosić wszelkie zastrzeżenia do faktury na piśmie w terminie 14 dni od jej otrzymania. Kwoty niekwestionowane pozostają wymagalne i płatne w terminie. ExactFlow zbada kwestionowane pozycje i w razie potrzeby wystawi fakturę korygującą lub notę uznaniową. Niezgłoszenie sporu w terminie 14 dni oznacza akceptację faktury.

6. Własność intelektualna

6.1 Własność intelektualna ExactFlow

Wszelkie prawa własności intelektualnej do Platformy, w tym do oprogramowania, kodu źródłowego, modeli AI, algorytmów, interfejsów użytkownika, dokumentacji, znaków towarowych oraz wszelkich materiałów stworzonych przez ExactFlow, są i pozostają wyłączną własnością ExactFlow p.s.a. lub jej licencjodawców. Na Klienta nie są przenoszone żadne prawa, z wyjątkiem ograniczonej licencji na dostęp opisanej w Warunkach Świadczenia Usług.

6.2 Własność intelektualna i dane Klienta

W relacjach pomiędzy stronami, Klient zachowuje wszelkie prawa własności do Danych Klienta. Klient udziela ExactFlow ograniczonej, globalnej, bezpłatnej licencji na przetwarzanie Danych Klienta wyłącznie w celu świadczenia Usług. ExactFlow nie rości sobie praw własności do Danych Klienta.

6.3 Informacje zwrotne (Feedback)

Wszelkie opinie, sugestie lub pomysły przekazane przez Klienta lub Autoryzowanych Użytkowników dotyczące Platformy („Informacje zwrotne”) mogą być dobrowolnie i bez ograniczeń wykorzystywane przez ExactFlow w celu ulepszania swoich produktów i usług. Klientowi nie przysługuje żadne wynagrodzenie z tytułu Informacji zwrotnych, a ExactFlow staje się właścicielem wszelkiej własności intelektualnej powstałej w wyniku ich wdrożenia.

6.4 Marka i znaki towarowe

Klient nie może używać nazwy, logo, znaków towarowych ani nazw Agentów AI ExactFlow w żadnej komunikacji zewnętrznej, marketingu ani publikacjach bez uprzedniej pisemnej zgody ExactFlow. ExactFlow może powoływać się na Klienta jako na swojego klienta w materiałach marketingowych, chyba że Klient zgłosi sprzeciw na piśmie.

7. Poufność

Każda ze stron („Strona Otrzymująca”) zobowiązuje się do zachowania poufności wszelkich niepublicznych informacji ujawnionych przez drugą stronę („Stronę Ujawniającą”), które zostały oznaczone jako poufne lub które ze swojego charakteru powinny być za takie uznane. Obowiązek ten trwa przez okres obowiązywania Umowy oraz przez trzy (3) lata po jej rozwiązaniu. Wyłączenia mają zastosowanie, gdy informacje:

• Są lub staną się publicznie dostępne bez winy Strony Otrzymującej

• Były już znane Stronie Otrzymującej przed ich ujawnieniem

• Zostały niezależnie opracowane przez Stronę Otrzymującą bez użycia informacji Strony Ujawniającej

• Muszą zostać ujawnione na mocy prawa, orzeczenia sądu lub organu administracji — w takim przypadku Strona Otrzymująca musi niezwłocznie powiadomić Stronę Ujawniającą, o ile jest to prawnie dozwolone

8. Oświadczenia i gwarancje

8.1 Wzajemne oświadczenia

Każda ze stron oświadcza i gwarantuje, że: (a) jest należycie utworzona i działa legalnie; (b) posiada pełne prawo i upoważnienie do zawarcia oraz wykonywania swoich obowiązków wynikających z niniejszych OWU; oraz (c) niniejsze OWU stanowią ważne i wiążące zobowiązania, możliwe do wyegzekwowania zgodnie z ich treścią.

8.2 Oświadczenia Klienta

Klient dodatkowo oświadcza i gwarantuje, że:

• Wszystkie informacje przekazane ExactFlow są dokładne i kompletne

• Uzyskał wszelkie niezbędne zgody i upoważnienia do przetwarzania Danych Klienta, które wprowadza do Platformy

• Korzystanie przez niego z Platformy nie narusza żadnych obowiązujących przepisów prawa, regulacji ani praw osób trzecich

• Dla celów niniejszych OWU działa w ramach swojej działalności gospodarczej, a nie jako konsument

9. Odpowiedzialność i zwolnienie z odpowiedzialności

9.1 Ograniczenie odpowiedzialności

Całkowita łączna odpowiedzialność ExactFlow wobec Klienta wynikająca z niniejszych OWU lub z nimi związana ograniczona jest do kwoty Opłat zapłaconych przez Klienta w okresie dwunastu (12) miesięcy bezpośrednio poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę. ExactFlow nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody pośrednie, następcze, przypadkowe, szczególne ani moralne, utratę zysków, utratę danych lub przerwę w działalności, niezależnie od tego, czy ExactFlow została powiadomiona o możliwości wystąpienia takich szkód. Ograniczenia te odzwierciedlają uzasadniony podział ryzyka i stanowią zasadniczą podstawę umowy pomiędzy stronami.

9.2 Wyłączenia

Nic w niniejszych OWU nie ogranicza ani nie wyłącza odpowiedzialności którejkolwiek ze stron za: (a) śmierć lub uszkodzenie ciała spowodowane własnym zaniedbaniem; (b) oszustwo lub świadome wprowadzenie w błąd; (c) jakąkolwiek odpowiedzialność, której nie można ograniczyć ani wyłączyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa polskiego lub unijnego.

9.3 Zwolnienie z odpowiedzialności przez Klienta

Klient zabezpieczy i zwolni ExactFlow oraz jej członków władz, dyrektorów, pracowników i agentów z odpowiedzialności z tytułu wszelkich roszczeń, szkód, strat, zobowiązań, kosztów i wydatków (w tym uzasadnionych kosztów obsługi prawnej) wynikających z: (a) naruszenia niniejszych OWU przez Klienta; (b) naruszenia praw osób trzecich przez Dane Klienta; (c) naruszenia obowiązujących przepisów prawa przez Klienta; lub (d) korzystania przez Klienta z integracji z zewnętrznymi platformami sprzedażowymi.

10. Siła Wyższa (Force Majeure)

Żadna ze stron nie zostanie uznana za niewykonującą umowy ani nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek opóźnienia w wykonaniu lub niewykonanie zobowiązań wynikających z niniejszych OWU w zakresie, w jakim takie opóźnienie lub niewykonanie zostało spowodowane przez Zdarzenie Siły Wyższej. Rozumie się przez to każde zdarzenie pozostające poza uzasadnioną kontrolą dotkniętej nim strony, w tym katastrofy naturalne, wojny, akty terroryzmu, zamieszki, pandemie, działania organów rządowych lub regulacyjnych, przerwy w dostawie prądu, awarie telekomunikacyjne lub awarie infrastruktury stron trzecich.

Strona dotknięta Siłą Wyższą musi: (a) niezwłocznie powiadomić drugą stronę o Zdarzeniu Siły Wyższej i przewidywanym czasie jego trwania; (b) podjąć uzasadnione wysiłki w celu złagodzenia jego skutków; oraz (c) wznowić wykonywanie zobowiązań tak szybko, jak to możliwe. Jeżeli Zdarzenie Siły Wyższej trwa dłużej niż 60 dni, każda ze stron może rozwiązać Umowę bez odpowiedzialności, zachowując 14-dniowy pisemny okres wypowiedzenia.

11. Rozwiązanie umowy i jego skutki

11.1 Rozwiązanie umowy z ważnych przyczyn

Każda ze stron może rozwiązać niniejsze OWU ze skutkiem natychmiastowym za pisemnym powiadomieniem, jeżeli druga strona: (a) dopuści się istotnego naruszenia, którego nie można naprawić; (b) dopuści się istotnego naruszenia, które można naprawić, ale nie naprawi go w terminie 14 dni od otrzymania pisemnego wezwania; lub (c) stanie się niewypłacalna, zostanie postawiona w stan upadłości, likwidacji, zarządu komisarycznego lub równorzędnego postępowania zgodnie z obowiązującym prawem.

11.2 Skutki rozwiązania umowy

Po rozwiązaniu niniejszych OWU z jakiegokolwiek powodu:

• Wszelkie licencje udzielone Klientowi wygasają ze skutkiem natychmiastowym

• Klient musi zaprzestać korzystania z Platformy i usunąć wszelkie pobrane materiały

• Klient ma 30 dni na wyeksportowanie swoich Danych za pomocą narzędzi eksportowych Platformy

• Wszystkie zaległe Opłaty stają się natychmiast wymagalne i płatne

• Postanowienia, które ze swojej natury powinny obowiązywać po rozwiązaniu umowy, pozostają w mocy, w tym punkty 6, 7, 9, 11.2 i 12

11.3 Brak odpowiedzialności odszkodowawczej za zgodne z prawem rozwiązanie umowy

Rozwiązanie niniejszych OWU zgodnie z ich warunkami nie uprawnia żadnej ze stron do żądania odszkodowania lub rekompensaty wyłącznie z tytułu samego rozwiązania umowy, co pozostaje bez uszczerbku dla praw i obowiązków nabytych przed jego rozwiązaniem.

12. Governing Law, Jurisdiction, and Dispute Resolution

12.1 Governing Law

These T&C and all disputes arising from or in connection with them are governed by and construed in accordance with the laws of the Republic of Poland (in particular the Polish Civil Code — Kodeks cywilny), without regard to its conflict of law provisions. Applicable EU law, including the GDPR, EU AI Act, and eCommerce Directive, takes precedence where applicable.

12.2 Dispute Resolution — Amicable

The parties shall first attempt to resolve any dispute amicably through good-faith negotiation. Either party may initiate this process by delivering written notice specifying the nature of the dispute. The parties shall have 30 days from the date of notice to attempt resolution.

12.3 Jurisdiction

If amicable resolution fails, the parties submit to the exclusive jurisdiction of the competent courts of the city of Warsaw, Poland (Sąd właściwy dla m.st. Warszawy). ExactFlow retains the right to seek emergency injunctive relief in any court of competent jurisdiction.

12.4 Language

These T&C are drafted in English. In the event of any translation, the English version shall prevail.

13. Postanowienia końcowe

13.1 Powiadomienia

Wszelkie formalne powiadomienia w ramach niniejszych OWU muszą być sporządzone na piśmie i wysłane pocztą elektroniczną (na adres legal@exactflow.com w przypadku ExactFlow oraz na zarejestrowany adres e-mail konta w przypadku Klienta) lub listem poleconym na odpowiednie adresy rejestrowe. Powiadomienia stają się skuteczne z chwilą potwierdzenia odbioru, a w przypadku wysyłki pocztowej — po upływie trzech (3) dni roboczych od nadania.

13.2 Cesja i przeniesienie praw

Klient nie może dokonać cesji, przenieść ani nowować swoich praw lub obowiązków wynikających z niniejszych OWU bez uprzedniej pisemnej zgody ExactFlow. ExactFlow może przenieść niniejszą Umowę na podmiot powiązany lub w związku z fuzją, przejęciem lub sprzedażą zasadniczo całości swoich aktywów, po uprzednim pisemnym powiadomieniu.

13.3 Rozdzielność postanowień (Klauzula salwatoryjska)

Jeśli którekolwiek z postanowień niniejszych OWU zostanie uznane za nieważne, niezgodne z prawem lub niewykonalne, postanowienie to zostanie zmodyfikowane w minimalnym stopniu niezbędnym do nadania mu mocy prawnej, a pozostałe postanowienia pozostaną w pełnej mocy.

13.4 Brak zrzeczenia się praw

Opóźnienie lub niewykonanie przez którąkolwiek ze stron jakiegokolwiek prawa lub środka prawnego wynikającego z niniejszych OWU nie stanowi zrzeczenia się tego ani żadnego innego prawa lub środka prawnego.

13.5 Relacja między stronami

Nic w niniejszych OWU nie ustanawia relacji partnerstwa, joint venture, stosunku pracy ani agencji pomiędzy ExactFlow a Klientem. Każda ze stron działa jako niezależny podmiot gospodarczy.

13.6 Prawa stron trzecich

Niniejsze OWU są zawierane wyłącznie korzyści stron umowy. Żadne osoby trzecie nie nabywają na ich podstawie jakichkolwiek praw ani środków prawnych.

14. Kontakt

— KONIEC OGÓLNYCH WARUNKÓW UMÓW —