Polityka Zwrotów
Ostatnia aktualizacja: June 21, 2026
Niniejsza Polityka Zwrotów („Polityka”) określa okoliczności, w których ExactFlow p.s.a. („ExactFlow”) może dokonać zwrotu środków, przyznać środki na koncie (kredyty) lub zastosować inne środki zaradcze w odniesieniu do Opłat Abonamentowych oraz innych naliczeń. Polityka zostaje wydana zgodnie z Regulaminem Świadczenia Usług ExactFlow oraz właściwymi przepisami prawa polskiego i unijnego.
WAŻNE: ExactFlow dostarcza produkty typu Software-as-a-Service (SaaS) wyłącznie dla klientów biznesowych (B2B). Prawa do zwrotu i ochrony konsumentów przewidziane w polskim prawie konsumenckim (Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta) oraz w dyrektywie UE 2011/83/UE mają zastosowanie wyłącznie do konsumentów prywatnych, a nie do podmiotów gospodarczych działających w celach zawodowych lub handlowych. Rejestrując się jako klient biznesowy, potwierdzasz, że nie działasz jako konsument.
1. Zakres stosowania niniejszej Polityki
1.1 Produkty i usługi objęte Polityką
Niniejsza Polityka ma zastosowanie do:
- Miesięcznych i rocznych planów subskrypcyjnych zakupionych bezpośrednio na stronie www.exactflow.com
- Dodatkowych funkcji (add-ons), dostępu premium do agentów AI oraz opłat za dodatkowe konta użytkowników (seats)
- Usług wdrożeniowych i konfiguracyjnych (onboarding), fakturowanych jako jednorazowe usługi
- Wszelkich innych produktów lub usług dostarczanych przez ExactFlow, chyba że są one regulowane odrębną umową pisemną
1.2 Produkty i usługi nieobjęte Polityką
Niniejsza Polityka nie ma zastosowania do:
- Opłat wynikających z niestandardowych umów korporacyjnych (Enterprise) zawierających dedykowane postanowienia dotyczące zwrotów — w takich przypadkach pierwszeństwo mają tamtejsze warunki
- Produktów lub usług firm trzecich, do których dostęp uzyskuje się za pośrednictwem integracji w ExactFlow Marketplace — podlegają one polityce zwrotów odpowiedniego operatora zewnętrznego
- Nadpłat lub błędów w fakturowaniu, które zostały omówione w sekcji 6 niniejszej Polityki
2. Zasada ogólna - Brak zwrotów za opłaty SaaS
Platforma ExactFlow jest cyfrową usługą typu SaaS. Po rozpoczęciu dostępu do danego okresu Subskrypcji i udostępnieniu usługi, Opłaty Abonamentowe zasadniczo nie podlegają zwrotowi. Odzwierciedla to charakter usług cyfrowych, których nie można „zwrócić” po ich dostarczeniu i umożliwieniu korzystania z nich.
Opłaty wnoszone za miesięczny okres Subskrypcji nie podlegają zwrotowi po rozpoczęciu danego okresu rozliczeniowego, niezależnie od tego, czy Klient faktycznie korzystał z Platformy w tym czasie.
Ta ogólna zasada podlega szczególnym wyjątkom określonym w sekcjach 3, 4 i 5 poniżej.
3. Kwalifikowalność do zwrotu - Tabela podsumowująca
| Scenariusz | Czy przysługuje zwrot? | Kwota zwrotu | Warunki |
|---|---|---|---|
| Subskrypcja roczna: anulowana w ciągu 14 dni od pierwszego zakupu, przed znaczącym użyciem | TAK — pełny zwrot | 100% wpłaconej opłaty rocznej | Brak znaczącego użycia Platformy; wniosek złożony w ciągu 14 dni |
| Subskrypcja roczna: anulowana po 14 dniach lub po znaczącym użyciu | NIE — brak zwrotu | Dostęp trwa do końca opłaconego okresu rocznego | Brak zwrotu; anulowanie wchodzi w życie z końcem okresu |
| Subskrypcja miesięczna: anulowana w dowolnym momencie | NIE — brak zwrotu za bieżący okres | Dostęp trwa do końca bieżącego okresu miesięcznego | Anulowanie wchodzi w życie z kolejną datą odnowienia |
| Przerwa w działaniu platformy przekraczająca próg SLA | KREDYT (środki na koncie, nie zwrot gotówki) | Proporcjonalne środki naliczone na poczet kolejnej faktury | Udokumentowana przerwa przekraczająca SLA; wymagane złożenie wniosku o kredyt |
| Podwójna płatność / błąd w fakturowaniu | TAK — pełny zwrot błędnie pobranej kwoty | Kwota nadpłaty | Należy zgłosić w ciągu 30 dni; ExactFlow weryfikuje rejestry rozliczeniowe |
| Wycofanie usługi przez ExactFlow (nie z winy Klienta) | TAK — zwrot proporcjonalny | Proporcjonalna kwota za niewykorzystany okres | ExactFlow wycofuje usługę z zachowaniem okresu powiadomienia krótszego niż 30 dni |
| Rozwiązanie umowy z powodu istotnego, nienaprawionego naruszenia ze strony ExactFlow | TAK — zwrot proporcjonalny | Proporcjonalna kwota za pozostały opłacony okres | Potwierdzone naruszenie; Klient dopełnił procedury rozwiązania umowy opisanej w Regulaminie |
| Rozwiązanie umowy przez ExactFlow z powodu naruszenia przepisów przez Klienta | NIE — brak zwrotu | Brak | Klient doprowadził do rozwiązania umowy |
| Usługi wdrożeniowe / konfiguracyjne (onboarding) | NIE — chyba że prace się nie rozpoczęły | Pełny zwrot tylko wtedy, gdy świadczenie usługi jeszcze się nie rozpoczęło | Wniosek musi zostać złożony przed rozpoczęciem prac |
4. 14-dniowe okno zwrotu dla nowych subskrybentów
4.1 Kwalifikowalność
Klienci subskrybujący roczną umowę ExactFlow po raz pierwszy mogą ubiegać się o pełny zwrot kosztów w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty początkowego zakupu, pod warunkiem że:
- Wniosek zostanie złożony w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zakupu („Okno Zwrotu”)
- Klient nie dokonał znaczącego użycia Platformy (zgodnie z definicją w sekcji 4.2)
- Klient nie posiadał wcześniej Subskrypcji w ExactFlow (dotyczy wyłącznie osób subskrybujących po raz pierwszy)
- Wniosek zostanie złożony zgodnie z procedurą opisaną w sekcji 7
4.2 Definicja „Znaczącego Użycia”
Na potrzeby niniejszej Polityki uznaje się, że „znaczące użycie” miało miejsce, jeśli w Oknie Zwrotu osiągnięto lub przekroczono którykolwiek z poniższych progów:
- Łącznie ponad 5 godzin czasu aktywnej sesji na Platformie
- Połączenie jednej lub więcej aktywnych integracji z Marketplace wraz z aktywną synchronizacją danych
- Aktywacja i istotne wykorzystanie dowolnego Agenta AI (Axel, Zane, Tesa, Raya, Nia lub Kai)
- Eksport lub pobranie danych z Platformy
- Przesłanie ponad 10 zgłoszeń do pomocy technicznej lub wywołań API
ExactFlow zastrzega sobie prawo do oceny znaczącego użycia indywidualnie dla każdego przypadku na podstawie logów aktywności na Platformie.
4.3 Wyłączenia z 14-dniowego Okna Zwrotu
14-dniowe okno zwrotu nie dotyczy:
- Subskrypcji miesięcznych (które są bezzwrotne zgodnie z sekcją 2)
- Odnowień istniejących subskrypcji rocznych
- Zwiększenia pakietu (upgrade) lub zmiany planu w trakcie trwania subskrypcji
- Dodatków (add-ons), usług profesjonalnych lub opłat wdrożeniowych
5. Środki na koncie (Kredyty) z tytułu niedostępności usług (SLA)
5.1 Zobowiązanie SLA
ExactFlow dąży do zapewnienia miesięcznej dostępności Platformy na poziomie 99,5%, z wyłączeniem zaplanowanych prac konserwacyjnych. Jeśli cel ten nie zostanie osiągnięty w danym miesiącu kalendarzowym, Klient może być uprawniony do otrzymania środków na koncie (kredytów) w następujący sposób:
| Osiągnięta miesięczna dostępność | Środki na koncie (% opłaty miesięcznej) |
|---|---|
| 99,0% - 99,49% | 5% wartości opłaty |
| 98,0% - 98,99% | 10% wartości opłaty |
| 95,0% - 97,99% | 20% wartości opłaty |
| Poniżej 95,0% | 30% wartości opłaty |
5.2 Warunki przyznawania kredytów
Przyznawanie środków na koncie podlega następującym warunkom:
- Klient musi przesłać pisemny wniosek o przyznanie środków na adres support@exactflow.com w ciągu 14 dni od zakończenia miesiąca, którego dotyczy problem
- Wnioski muszą zawierać szczegóły dotyczące konta, daty i godziny przerw w świadczeniu usług oraz opis wpływu na działalność
- Środki są naliczane jako potrącenie (rabat) od kolejnej faktury Klienta — nie są wypłacane w gotówce ani przelewem
- Środki te nie łączą się z żadnymi roszczeniami o zwrot pieniędzy wynikającymi z innych postanowień niniejszej Polityki
- Przerwy spowodowane przez Klienta, jego Autoryzowanych Użytkowników, integracje firm trzecich lub Siłę Wyższą nie uprawniają do otrzymania środków
- Zaplanowane okna serwisowe, skomunikowane z co najmniej 48-godzinnym wyprzedzeniem, są wyłączone z obliczeń czasu przestoju
6. Błędy w fakturowaniu i podwójne płatności
Jeśli uważasz, że naliczono Ci nieprawidłową kwotę, pobrano opłatę dwukrotnie za ten sam okres lub zafakturowano usługę, która nie była zamawiana:
- Skontaktuj się z billing@exactflow.com w ciągu 30 dni kalendarzowych od momentu pojawienia się nieprawidłowego naliczenia na fakturze
- Podaj szczegóły swojego konta, numer faktury oraz opis domniemanego błędu
- ExactFlow zbada sprawę i ustosunkuje się do niej w ciągu 10 dni roboczych
- W przypadku potwierdzenia błędu, ExactFlow wystawi skorygowaną fakturę i — jeśli płatność została już pobrana — dokona zwrotu błędnie naliczonej kwoty w ciągu 14 dni roboczych przy użyciu pierwotnej metody płatności
Niezgłoszenie błędu w fakturowaniu w ciągu 30 dni od daty wystawienia faktury oznacza akceptację naliczonej kwoty. Nie wpływa to na żadne bezwzględnie obowiązujące prawa ustawowe, które mogą przysługiwać Klientowi.
7. Jak złożyć wniosek o zwrot środków
7.1 Procedura składania wniosku o zwrot
Aby złożyć wniosek o zwrot środków, należy wykonać następujące kroki:
- Krok 1 - Wyślij pisemny wniosek o zwrot e-mailem na adres billing@exactflow.com, wpisując w temacie: 'REFUND REQUEST - [Nazwa Twojego konta] - [Numer faktury]'
- Krok 2 - W treści wniosku zawrzyj: pełną nazwę firmy i adres rejestrowy; adres e-mail powiązany z Kontem; numer faktury i kwotę, której dotyczy wniosek; uzasadnienie prośby o zwrot; odpowiednie dowody, jeśli dotyczy (np. zrzuty ekranu błędów w fakturowaniu, oświadczenie o braku użytkowania)
- Krok 3 - ExactFlow potwierdzi otrzymanie wniosku w ciągu 2 dni roboczych i prześle numer referencyjny zgłoszenia
- Krok 4 - ExactFlow rozpatrzy wniosek i wyda decyzję w ciągu 10 dni roboczych od otrzymania wszystkich wymaganych informacji
- Krok 5 - Po zatwierdzeniu wniosku, zwrot jest realizowany w ciągu 14 dni roboczych przy użyciu pierwotnej metody płatności
7.2 Metoda zwrotu
Zatwierdzone zwroty będą dokonywane przy użyciu tej samej metody, która posłużyła do pierwotnej płatności:
- Płatności kartą kredytową/debetową — zwrot na pierwotną kartę
- Przelew bankowy (przelew krajowy / SEPA) — zwrot na rachunek bankowy nadawcy
ExactFlow nie realizuje zwrotów alternatywnymi metodami ani na konta osób trzecich.
7.3 Waluta
Zwroty są realizowane w tej samej walucie, w której dokonano pierwotnego naliczenia (PLN lub EUR). ExactFlow nie ponosi odpowiedzialności za wahania kursów walut ani prowizje bankowe ponoszone przez Klienta podczas przyjmowania zwrotu.
8. Spory i eskalacja
Jeśli nie jesteś usatysfakcjonowany decyzją ExactFlow w sprawie zwrotu środków, możesz skierować sprawę do wyższej instancji poprzez:
- Przesłanie pisemnego zgłoszenia eskalacyjnego na adres legal@exactflow.com, skierowanego do Dyrektora ds. Prawnych i Zgodności (Head of Legal & Compliance)
- ExactFlow przeanalizuje zgłoszenie w ciągu 15 dni roboczych i przedstawi ostateczną decyzję na piśmie
- Jeśli spór nie zostanie rozwiązany w drodze wewnętrznej eskalacji, strony zobowiązują się do podjęcia próby polubownego rozwiązania przez okres 30 dni przed wszczęciem jakichkolwiek działań prawnych, zgodnie z postanowieniami dotyczącymi prawa właściwego zawartymi w Regulaminie.
Decyzje ExactFlow dotyczące zwrotów nie naruszają żadnych praw ustawowych, które mogą przysługiwać Klientowi na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
9. Zmiany w niniejszej Polityce
ExactFlow zastrzega sobie prawo do modyfikacji niniejszej Polityki Zwrotów w dowolnym momencie. O zmianach Klienci zostaną powiadomieni drogą e-mailową oraz za pośrednictwem Platformy z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed ich wejściem w życie. Zmiany będą miały zastosowanie do Subskrypcji, które rozpoczynają się lub odnawiają po dacie wejścia w życie danej zmiany.
10. Kontakt
- Rozliczenia i zwroty: billing@exactflow.com
- Eskalacja prawna: legal@exactflow.com
- Wsparcie / Kredyty SLA: support@exactflow.com
- Adres rejestrowy: ExactFlow p.s.a., Stanisława Bodycha 87, 05-816 Reguły, Polska